Was ist eine Fehlersammelkarte / Fehlersammelliste?

Mit einer Fehlersammelkarte oder Fehlersammelliste werden fehlerbezogene Daten zusammengetragen und quantitativ bewertet. Die Fehlersammelkarte gehört zu den 7 Qualitätswerkzeugen (Q7) beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP), die regelmäßig bei der Prozessverbesserung zur Anwendung kommen. Wenn es in einem Prozess zu Fehlern kommt, muss umgehend eine Ursachenanalyse betrieben werden. Dabei ist es wichtig, Fehler zu verschriftlichen. Fehlersammelkarten unterstützt dabei: Mit Hilfe von Informationen über die Fehlerarten, Fehlerorte sowie Fehlerhäufigkeiten werden die benötigten Daten erfassen und der Fehler übersichtlich abgebildet. Diese Darstellung erfolgt nach Art und Anzahl der Fehler und erkennt dabei Trends zum Auftreten der Fehler.

Vorteile der Fehlersammelkarte

Die Fehlersammelkarte ist einfach anzuwenden und liefert leicht verständliche Daten. In einer Tabelle werden mittels Strichlisten die öfter auftretenden Fehler erkannt und so in ihren Arten und Häufigkeiten übersichtlich dargestellt. In einem Fehlerkatalog werden anschließend alle möglichen Fehler, die in Zusammenhang mit einem Produkt oder Prozess auftreten können, beschreiben. Weitere Vorteile der Fehlersammelliste sind:

• Vereinfachte Aufstellung und Übersicht von fehlerbezogenen Sachverhalten
• Visualisierung von Daten
• Fehlertrends werden frühzeitig erkannt
• Unterstützt bei der Ermittlung von Fehlerschwerpunkten und -ursachen
• Einfache Handhabung

Welche Werte sollen erfasst werden?

Die Fehlersammelkarte ist ein Verfahren zur Auswertung von sogenannten attributiven Prüfungen.

Definition von attributiven Werten:
Attributive/qualitative Werte lassen sich in vorgegebene Kategorien einteilen. Dabei können Sie die Eigenschaften eines Prozesses, Produkts oder Merkmals erfassen. Bei jeder Kategorie lässt sich erfassen, wie oft bestimmte Merkmale vorkommen.

Abgrenzung zu variablen Daten:
Variable Daten können Messwerte sein, die einen beliebigen numerischen Wert (Dezimalwert) annehmen, oder sie sind Ergebnisse von Zählungen, damit also ganzzahlige Daten. Da bei der Fehlersammelkarte nur die Anzahl, aber keine Messwerte für fehlerhafte Teile oder Arbeitsvorgänge vorliegen, kann eine Auswertung nur über die Anzahl der Fehler und nicht über die statistische Auswertung von variablen Daten erfolgen.

Die Fehlersammelliste liefert dennoch wertvolle Informationen für die Optimierung unterschiedlichster Unternehmensprozesse.

Video: Welche KVP Methoden gibt es?

 

Video: Was sind die Q7 sieben Qualitätswerkzeuge?

 

Die Basis der Fehlersammelkarte: Das Fehlermanagement

Da uns von klein auf beigebracht wird, dass Fehler etwas Negatives sind (z.B. Rotstift des Lehrers) und in den meisten Fällen Sanktionen nach sich ziehen, ist ein positiver Umgang mit Fehlern sehr schwierig. Sie können jedoch nur mit Daten und Fakten geeignete Abstellmaßnahmen für Fehler definieren. Deshalb liegt die Kunst eines wirksamen Fehlermanagements vor allem darin, den Mitarbeitern ihre Ängste vor Fehlern zu nehmen. Bei dem Einstieg in das Fehlermanagement ist es oft sinnvoll, mit weniger aufwändigen und einfacheren Verfahren zu starten, um vor allem die Mitarbeiter an der Basis ins Boot zu holen. Daher ist häufig die Fehlersammelliste als einfaches und praktikables Werkzeug die beste Wahl. Mit ihr lässt sich bereits eine fundierte Datengrundlage für die weitere Analyse und Argumentation schaffen.

Laut DIN EN ISO 9001 muss eine Organisation geeignete Methoden zur Überwachung und, falls zutreffend, Messung von Prozessen des Qualitätsmanagementsystems anwenden. Diese müssen darlegen, dass die Prozesse in der Lage sind, die geplanten Ergebnisse zu erreichen. Im Rahmen der Fertigung von Produkten ist diese Anforderung sehr plausibel, können doch aus suboptimalen Herstellungsprozessen – für jeden Mitarbeiter nachvollziehbar – enorme Probleme für die Organisation resultieren. Im Zusammenhang mit Back-Office-Tätigkeiten, wie z.B. im Rahmen der Beschaffung, sieht die Einschätzung häufig jedoch signifikant anders aus: „Sie wollen uns unterstellen, dass wir hier absichtlich Fehler machen“. Solche und ähnliche Aussagen sind leider häufig zu hören. Der erste und wichtigste Schritt zu einem wirksamen Fehlermanagement ist, dass Sie Fehler nicht als ein Versagen empfinden, sondern vielmehr als eine notwendige Investition auf dem Weg zu besseren Lösungen sehen. Dies gilt natürlich besonders auch für die Führungskräfte.

Ziele eines Fehlermanagements

Zu den typische Ziele eines Fehlermanagements gehören:

• Fehler systematisch erfassen, analysieren und nach Lösungen suchen.
• Durch die Erfassung von „Beinahe-Fehlern“ dem Auftreten dieser Fehler vorzubeugen.
• Förderung der Sicherheit der Kunden und Mitarbeiter.
• Lieferung einer aussagefähigen Datenbasis für die strategische Qualitätssicherung und die Managementbewertung.
• Erfassung von Schnittstellenproblemen.

Erstellen der Fehlersammelkarte

Es ist also unbedingt notwendig, Fehler ausfindig zu machen, zu analysieren und somit Verbesserungen einzuführen. Wie genau kommt die Fehlersammelkarte dabei zum Einsatz? Es wird der zu untersuchende Prozess bzw. Bereich festgelegt und alle bisher erkannten bzw. relevanten zu erwartenden Fehlerarten gesammelt und eindeutig abgegrenzt.

Beispielhafte Fehlerarten in einem Beschaffungsprozess können sein:

• Bereitstellungstermin entspricht nicht dem Bedarfstermin.
• Die bereitgestellten Mengen entsprechen nicht dem Mengenbedarf.
• Die Spezifikation der Beschaffungsumfänge entspricht nicht der Bestellanforderung.
• Skontoabzüge wurden unterlassen oder falsch verbucht.
• Lieferungen wurden doppelt erfasst.
• Es wurde bei nicht freigegebenen Lieferanten beschafft.
• Der Lieferant erhielt die falschen Einkaufsbedingungen uvm.

Beschreiben Sie die Fehler möglichst anschaulich oder nutzen Sie bei Produktfehlern Skizzen oder Fotos. Bei der Fehlerart „Zahlung zu spät“ ist z.B. zu konkretisieren, was „zu spät“ bedeutet. Je genauer die Mitarbeiter die Fehler differenzieren können, desto aussagekräftiger ist die Erfassung für die anschließende Ursachenanalyse. Um die Anzahl von Fehlerarten zu begrenzen, aber dennoch eine vollständige Erfassung zu ermöglichen, sollte eine Sammelkategorie „sonstige Fehler“ aufgenommen werden. Nachdem die Liste der Fehler aufgestellt ist, sollten Sie festlegen, wer, wann, welche Fehler erfassen soll. Der Erfassungszeitraum kann von Stunden bis zu Monaten reichen.

So kann eine Fehlersammelkarte z.B. aussehen:

Nutzung der Fehlersammelkarte

Bei der Nutzung der Fehlersammelkarte sollten Sie auf die folgenden Hinweise achten:

• Die Erfasser müssen im Umgang mit der Fehlersammelliste geschult werden.
• Die Fehlererfassung muss in den Prozess integriert werden.
• Werden die Daten über längere Zeit angesammelt, muss gewährleistet sein, dass die Fehlererfassung immer bei den gleichen Arbeitsbedingungen erfolgt.
• Die Menge der untersuchten Objekte sollte begrenzt sein, damit die Übersicht nicht verloren geht. Mit dem neu erstellten Fehlersammellisten-Formular sollten zuerst testweise Fehler gesammelt und eingetragen werden. Sie können das Formular nun hinsichtlich seiner Eignung prüfen, um dieses ggf. zu verbessern.

Nachdem diese Vorbereitungen abgeschlossen sind, erstellen Sie den eigentlichen Erfassungsbogen. Er soll leicht verständlich, vollständig und einfach zu benutzen sein und Angaben darüber enthalten, von wem, wann, wo und wie die Fehler aufgenommen wurden.

Fehler beurteilen

Aus den Ergebnissen dieser Erhebung, d.h. aus den Fehlerhäufigkeiten, können Sie nun im Rahmen einer Teamsitzung erste Schlüsse auf mögliche Ursachen ziehen. Die Fehlersammelkarte sollte jedoch unbedingt die Basis einer darauf aufbauenden Pareto Analyse sein. Das Pareto-Diagramm ermittelt die Bedeutung der einzelnen Fehlerarten und lenkt die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Fehler, indem Sie diese in einem Säulendiagramm nach der Größe der Säulen sortiert.