Was ist ein Audit nach ISO 9001?

Hier beschäftigen wir uns näher und ausführlicher mit dem Thema Audit, internes Audit bzw. der Auditierung nach ISO 9001. Das Audit ist schließlich eine zentrale Forderung der meisten Norm- und Managementsysteme. Deshalb lassen sich die Inhalte dieser Seite, welche sich an der ISO 9001 orientiert auch auf andere Managementsysteme und Normen, wie die DIN EN ISO 14001 oder die IATF 16949 übertragen. Wir hoffen Ihnen die zentrale Aufgabe des Audits mit diesen Seiten verständlich machen zu können.

Der Begriff Audit leitet sich dabei vom lateinischen Wort für Anhörung ab und hat im Zusammenhang mit Managementsystemen nach ISO-Norm eine wichtige Aufgabe. Bei einem Audit  ISO 9001 wird verglichen, ob ein bestimmter Ist- Zustand auch wirklich dem geplanten Ziel entspricht. So z.B. ob alle Ist-Zustände eines ISO 9001 Qualitätsmanagement Systems auch tatsächlich den Zielwerten (Normvorgaben) entsprechen, was wesentlich ist wenn man als Unternehmen nicht Gefahr laufen möchte eine Zertifizierung zu verlieren bzw. diese überhaupt erst zu erreichen.

Wer muss sich mit dem Thema Audit ISO 9001 beschäftigen, wer ist Auditor?

Mit dem Thema Audit müssen sich all jene Unternehmen beschäftigen, welche ein ISO 9001 Qualitätsmanagement System betreiben oder im Unternehmen einführen möchten. Um dieses QM Audit ISO 9001 kommt niemand herum. Diese werden im Unternehmen von speziell geschultem Personal – den Auditoren – durchgeführt. Hierbei ist es ratsam einzelne Mitarbeiter gezielt in diesem Bereich zu schulen bzw. zum internen Auditor ISO 9001 weiterzubilden. Dieser interne Auditor kennt sich nicht nur mit dem Ablauf eines Audits nach ISO 9001 aus, mit welche wir uns auch auf den folgenden Seiten beschäftigen. Ein interner Auditor im ISO 9001 Qualitätsmanagement hat also andere Themenschwerpunkte und anderes Themenwissen wie ein interner Auditor nach IATF 16949 oder ISO 14001.

Was sind Zielaspekte im Audit ISO 9001?

Auditieren Sie im Sinne der Unternehmensstrategie indem Sie Ihre Unternehmensziele berücksichtigen! Interne Audits werden in vielen Unternehmen als „Pflicht“ zum Nachweis der Anforderungserfüllung der entsprechenden Regelwerke angesehen. Aus diesem Grund entwickeln sich viele interne Audits zu einer zwingenden Veranstaltung, mit der eventuelle Zweifel überwunden werden können. Allerdings bieten sie viel mehr. So können sie unter anderem Anreize für die Anwendung des Managementsystem bieten. Damit dies erreicht werden kann, ist es erforderlich, dass interne Audits sich auf die Ziele der Organisation ausgerichtet werden. Das Auditprogramm stellt dafür das ideale Werkzeug zur Umsetzung dar. Im folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre internen Audits neu aufsetzen und so eventuell den wirtschaftlichen Nutzen erhöhen können.

Video: Was ist ein internes Audit?

 

Video: Auditarten und Auditformen

 

Was bedeutet strategisch im QM zu auditieren?

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Basierend auf vergangene Auditergebnisse und Managementbewertungen setzt ein fiktives Unternehmen Organisation Schwerpunkte in der Auditplanung.  Der QMB verkürzt den Umfang der Prozessauditierung „Wartung“ anschließend zum Vorteil des Prozesses „Personalentwicklung“. Vermehrte Reklamationen, die auf  mangelhafte Qualifikation beruhen, sind der Grund für die Reduzierung des Auditumfangs. Klingt eigentlich logisch, doch leider ist es immer noch so, dass interne Audits gegen den Sägezahneffekt nur als „Generalprobe“ der externen Audits empfunden und genutzt werden. Da das Unternehmen das Verbesserungspotenzial als Beitrag zum Erfolg der Organisation nicht vollends ausschöpft, ist dies ein klassisches Beispiel für Verschwendung. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass interne Audits sich direkt an den Unternehmenszielen orientieren. Dafür müssen Sie aus den Zielvorgaben für das Unternehmen sowie für die einzelnen Prozesse die Ziele ableiten. Die abgeleiteten Auditziele dienen anschließend dazu, die „Auditroute“ individuell durch die Prozesskette/den Prozess festzulegen.

Welche wichtigen Prozesse müssen im Audit ausgeprägter auditiert werden?

Die Norm liefert Ihnen wichtige Hinweise zur Umsetzung Interner Audits. Jedoch sind diese Hinweise sehr allgemein und unvollständig gehalten, weshalb Sie sich darüber hinaus auch an die Vorgaben der ISO 19011 orientieren sollten. Die ISO 19011 kann als Leitfaden für die Umsetzung von Audits, der Ihnen ausführliches Detailwissen zur Auditplanung und -durchführung,  vermittelt.

Grundsätzlich gilt:
Alle Audits sind mit Aufwand verbunden. Von daher sollten Sie sich genau überlegen, welches Qualitätsmanagement Audit für Ihr Unternehmen auch wirklich sinnvoll ist. Nach den Normvorgaben sollten Sie Prozesse, welche eine größere Bedeutung aufweisen, auch regelmäßiger und umfangreicher bei Audits prüfen. Die organisierte Verwirklichung kann mithilfe eines Auditprogramms sichergestellt werden.

Diese Schritte sollten Sie bei der Umsetzung Ihrer Auditierung nach ISO 9001 berücksichtigen

Die Freigabe des Auditprogramms durch den Auftraggeber – bei internen ist dies die Oberste Leitung – stellt den Startpunkt dar.

Ableitung der Auditziele

Mithilfe der Qualitätsziele werden für jedes individuelle Audit eigene Auditziele festgelegt. Denn erst nach Definition des Auditziels, erhält das Qualitätsmanagement QM Audit an sich einen tieferen Sinn. So können Sie z.B. das Qualitätsziel „Verringerung der Durchlaufzeiten“ auf die einzelnen Audits aufteilen. Für die Auditierung des Prozesses bzw. für das Prozessaudit „Fertigung, Montage und Versand“ würde das abgeleitete Auditziel nun heißen: „Identifikation und Verringerung der Liege- & Wartezeiten, Vereinfachung und Verkürzung der Wege“.

Planung und Vorbereitung vom QM Audit

Wurden die relevanten Prozesse sowie die dazugehörigen Auditzeile identifiziert, so erfolgt im nächsten Schritt die Zusammenstellung eines qualifizierten Auditoren-Teams. Erfolgt eine Einteilung in Lead- sowie Co-Auditor, so sollte der Lead-Auditor Profi in der Durchführung von Audits sein. Der Co-Auditor hingegen, sollte tiefgründiges Expertenwissen in den zu auditierenden Prozessen mitbringen. Im Auditplan sollten zumindest Informationen über die Prozesse, die Prozessverantwortlichen , die Auditoren, der Dauer, dem Ort und den Bezügen zu relevanten Normanforderungen vermerkt sein. Anschließend müssen die Auditoren zusammen mit den Prozessverantwortlichen die relevanten Dokumente (Auditkriterien) als Grundlage für das QM Audit ISO 9001 identifizieren:

• Q-Politik, Q-Ziele, QMH
• Prozessbeschreibungen
• Arbeits- und Prüfanweisungen
• Checklisten
• Kennzahlen …

Zur Erstellung einer strategieorientierten Checkliste ist diese Dokumentation aus Sicht der Auditziele zu lesen und zu kommentieren. Die Checkliste für Prozessaudits besteht aus drei Teilen:

1. Teil: Fragen zum Prozess-Umfeld (Basisfragen, relativ gleich)
2. Teil: Strategiespezifische Fragen (individuell erarbeitet, je Audit sowie Auditziel)
3. Teil: Fragen zur Ermittlung der Normkonformität, z.B. ISO 9001 (statisch, immer gleich)

Dabei können Sie diese Checkliste, je nach Unternehmenskultur, mit den Prozessverantwortlichen abstimmen.

Wie können Sie ein QM Audit wirkungsvoll und normkonform durchführen?

Das Audit ISO 9001 an sich beginnt mit einem Eröffnungsgespräch. Anschließend wird das Bild, welches sich aus der Sichtung der Dokumente erschließen lies, mit den Beteiligten vor Ort anhand konkreter Beispiele geprüft. Dabei gilt die Regel, dass dem „strategischen“ Auditeinstieg (z.B. durch ergründen der Ziele) der Hauptteil mit der dreigeteilten Fragensystematik folgt. Zum Abschluss wird ein strategischer Ausstieg vorgenommen. Dies kann z.B. durch die Frage“ Was soll/wird in einem Jahr anders sein?“ geschehen. Um den Erfolg des Audits sicherzustellen, müssen Sie auf die Kommunikation während des Audits achten. So können Sie dabei mithilfe offener Fragen besonders umfangreiche Informationen sammeln. Im Gegensatz dazu sind geschlossenen Fragen nur dann zweckmäßig, wenn eine Entscheidung (z.B. bezüglich erforderlicher Verbesserungsmaßnahmen) getroffen werden soll.

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Ihr Einstieg ins Qualitätsmanagement

Präsenzschulung: Besuchen Sie unsere Ausbildung Basiswissen Qualitätsmanagement ISO 9001 und steigen Sie in die Qualitätsmanagement Grundlagen ein. Sie lernen dabei die ISO 9001 kennen und erfahren, wie Sie deren Anforderungen erfolgreich in Ihrem QM System umsetzen.

E-Learning Kurs: Alternativ können Sie diese Schulung auch online als E-Learning Kurs durchführen. Werfen Sie auch einen Blick in den kostenlosen Demokurs!

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Auditbewertung, Bericht erstellen und Nutzenermittlung
Zum Abschluss gilt es Feststellungen zu treffen, wobei die Bewertung der Fragen stets offen und den Auditierten bekannt sein sollte:

• Positive Beobachtungen (= Stärke),
• Schwerwiegende bzw. kritische Abweichung (= Schwachpunkt),
• Geringfügige Abweichung (= Trainingspunkt),
• Verbesserungsmöglichkeiten (= Chance).

Auditoren sollten dabei konsequent Stärken würdigen und Verbesserungsmöglichkeiten festlegen, denn nur wenn sie Verbesserungspotenziale auch wirklich identifizieren, bringen diese dem Unternehmen langfristigen Nutzen!

Wirksamkeitsprüfung der Auditfolgemaßnahmen
Im Anschluss müssen Sie die Umsetzung von Auditfolgemaßnahmen überwachen und mittels ZDF (Zahlen, Daten, Fakten) auf deren Veränderungseffekt in Hinsicht der Unterstützung der Zielerreichung bewerten.

Video: Der Auditkreislauf und dessen Akteure

 

Video: Was sind Erfolgsfaktoren für interne Audits

 

Was macht ein 1st Party Auditor, 2nd Party Auditor und 3rd Party Auditor?

Im Zusammenhang mit einem Qualitätsmanagement Audit unterscheidet man auch grundsätzlich zwischen first, second sowie third Party Audit. Nachstehend erfahren Sie mehr über die Bedeutung dieser Begriffe:

First Party Audit
Der 1st Party Auditor ist teil des eigenen Unternehmens und beschäftig sich mit dem Audit des eigenen Qualitätsmanagementsystems z.B. nach ISO 9001.

Second Party Audit
Ein second Party Auditor wird von der Leitung eines Unternehmens bestellt und auditiert bei einem Zulieferer. Ziel dieses Audits ist die Überprüfung ob der jeweilige Lieferant auch wirklich die Qualitätsvorgaben einhält. Besonders wichtig ist ein solches Lieferantenaudit in Branchen mit hoher Abhängigkeit von der Qualität der zugelieferten Produkte (z.B. in der Automobilindustrie).

Third Party Audit
Der third Party Auditor wiederum wird von den jeweiligen Zertifizierungstellen in das Unternehmen geschickt und überprüft ob ein Qualitätsmanagement System nach ISO 9001 auch wirklich den Vorgaben entspricht und normkonform ist. Ein third-Party Auditor kann natürlich auch beauftragt werden, uzm  unabhängig das QMS zu auditieren. Oft haben externe Auditoren einen kritischeren Blick auf das ISO 9001 Qualitätsmanagement System als interne Mitarbeiter.

Umsetzung eines Qualitätsmanagement Audits

Die ISO- Norm DIN ISO 19011 sowie die ISO 8402 definieren ein Qualitätsaudit nach folgendem Leitsatz:

… „eine systematische und unabhängige Untersuchung, um festzustellen, ob die qualitätsbezogenen Tätigkeiten und die damit zusammenhängenden Ergebnisse den geplanten Vorgaben entsprechen und diese Vorgaben effizient verwirklicht werden und geeignet sind, die Ziele zu erreichen“.

Qualitätsaudits können dabei auf das gesamte QM System oder Teile davon, auf Verfahren (Prozesse) oder Produkte angewendet werden.