Was ist Qualitätsmanagement ISO 9001 – QM im Überblick

Qualitätsmanagement (QM) bezeichnet die strategische und systematische Steuerung sämtlicher Prozesse, Maßnahmen und Strukturen eines Unternehmens mit dem Ziel, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen dauerhaft zu sichern und kontinuierlich zu verbessern. In einer Zeit, in der sich Angebote in vielen Branchen immer weniger voneinander unterscheiden, wird ein konsequent umgesetztes Qualitätsmanagement – insbesondere nach den Vorgaben der internationalen QM Norm ISO 9001 – zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Dabei geht es nicht nur um die bloße Fehlervermeidung, sondern um einen ganzheitlichen Ansatz, der sämtliche Unternehmensbereiche von der ersten Idee bis zur Nachbetreuung nach dem Verkauf einbezieht. Dies reicht von der Definition interner Abläufe über die Einführung praxisnaher Prüfverfahren bis hin zur gezielten Prozessoptimierung. Ein gelungenes Qualitätsmanagement sorgt dafür, dass Kundenanforderungen nicht dem Zufall überlassen, sondern systematisch in unternehmerisches Handeln übersetzt werden. Der Fokus liegt dabei auf der nachhaltigen Reduktion von Fehlerquellen, der Erhöhung der Prozesseffizienz und der konsequenten Verbesserung der Kundenerfahrung.

Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) bildet dabei das organisatorische Fundament. Es stellt sicher, dass Kundenanforderungen strukturiert erfasst, erfüllt und möglichst übertroffen werden. Qualität wird dabei nicht als statischer Wert verstanden, sondern als dynamisches Ziel, das sich an spezifischen Kontexten und subjektiven Wahrnehmungen orientiert. Gemäß ISO 9001 bedeutet Qualität die Erfüllung zuvor definierter Anforderungen – seien sie gesetzlicher, unternehmensinterner oder kundenseitiger Natur. Dieses moderne Qualitätsverständnis erkennt an, dass kontinuierliche Verbesserung, gezielte Prozesssteuerung und systematisches Lernen die Basis nachhaltigen Unternehmenserfolgs bilden.

Dieser Beitrag bietet Ihnen einen ersten Überblick über zentrale Prinzipien des Qualitätsmanagements, auch in Verbindung der QM Norm ISO 9001. Neben den Vorteilen des Qualitätsmanagements wird zudem auch erläutert, welche Aufgaben im Alltag eines Unternehmens eine Schlüsselstellung einnehmen.

Video: Was sind die Schritte zur Einführung eines QM-Systems?

 

Video: Die ISO 9001 einfach erklärt – so tickt die QM Norm

 

Für welche Branchen eignet sich die Einführung eines Qualitätsmanagements?

Die Einführung eines Qualitätsmanagements bzw. eines QM-Systems ist in vielen Bereichen sinnvoll. In der Produktionsbranche sowie in Sektoren mit mehreren Produktionsstufen ist eine Zertifizierung bereits weit verbreitet. Doch auch in der Dienstleistungsbranche gewinnt die Anwendung von Qualitätsmanagementsystemen zunehmend an Bedeutung. Verantwortliche erkennen, dass die Qualität von Prozessen und Produkten auch hier ein effektives Mittel darstellt, um sich von der Konkurrenz abzuheben.

Darüber hinaus ermöglicht die Verbesserung von Prozessen die wirksame Vermeidung von Fehlerkosten, weshalb immer mehr Dienstleistungsunternehmen auf die Qualitätsmanagement Norm DIN EN ISO 9001 setzen. Je spezieller eine Branche ist, desto spezifischer wird auch die angewandte Norm. So besitzen beispielsweise Labore ein Qualitätsmanagementsystem gemäß ISO 17025, im Bereich der Medizinprodukte ist die ISO 13485 relevant, und die Automobilindustrie folgt der IATF 16949. Diese Normen basieren alle auf der ISO 9001, sind jedoch aufgrund der besonderen Anforderungen der jeweiligen Branchen detaillierter und spezialisierter. Die ISO 9001 findet auch im Qualitätsmanagement im Gesundheits-und Sozialwesen Anwendung ist dort als gängiger Standard etabliert.

Warum Qualitätsmanagement einen echten Mehrwert bietet

Moderne QM Systeme setzen verstärkt auf eine durchgängige Kundenfokussierung und die unternehmensweite Betrachtung aller relevanten Prozesse. Im Zentrum steht dabei der kontinuierliche Abgleich zwischen dem, was Kunden erwarten, und dem, was das Unternehmen tatsächlich liefert. Diese fortlaufende Rückkopplung eröffnet enormes Potenzial zur Optimierung – sowohl auf strategischer als auch auf operativer Ebene. Qualitätsmanagement ist unter diesem Blickwinkel weit mehr als eine technische oder operative Aufgabe. Es wird zu einem entscheidenden Teil der Unternehmensstrategie – und damit zur Führungsaufgabe. Die Verantwortung dafür liegt klar bei der Geschäftsleitung: Sie muss Qualität als Unternehmensziel aktiv vorleben und nachhaltig fördern.

Worin liegt der konkrete Nutzen?

Die Vorteile eines konsequent umgesetzten Qualitätsmanagements lassen sich auf mehreren Ebenen erkennen:

• Stärkere Kundenbindung: Zufriedene Kunden bleiben länger. Da die Kosten für die Neukundengewinnung meist deutlich höher sind als für die Kundenpflege, sorgt höhere Kundentreue direkt für bessere wirtschaftliche Ergebnisse.
• Mehr Umsatz durch bestehende Kunden: Wer Vertrauen aufbaut, schafft die Grundlage für Cross- und Upselling. Stammkunden sind eher bereit, zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen.
• Positive Weiterempfehlung: Begeisterte Kunden sind oft die besten Markenbotschafter. Ihre Empfehlungen führen nicht nur zu neuen Kundenkontakten, sondern auch zu zusätzlichem Umsatz – ganz ohne hohe Marketingkosten.
• Kosteneinsparungen durch Prozessverbesserung: Effizientere Abläufe, weniger Fehler und geringere Nacharbeitsquoten senken die internen Qualitätskosten. Die daraus entstehenden finanziellen Spielräume können gezielt in die Weiterentwicklung von Produkten und Services investiert werden.

Die Voraussetzung hierfür ist: Engagement auf allen Ebenen. Damit diese Potenziale tatsächlich realisiert werden können, braucht es mehr als Methoden und Werkzeuge. Entscheidend ist das langfristige, sichtbare Engagement der obersten Führungsebene – und die Bereitschaft aller Mitarbeitenden, Verantwortung für Qualität in ihrem jeweiligen Bereich zu übernehmen. Qualitätsmanagement ist kein zeitlich begrenztes Projekt, sondern ein kontinuierlicher Veränderungsprozess. Erfolg stellt sich nicht über Nacht ein. Er entsteht, wenn Qualitätsdenken Teil der der Unternehmenskultur wird – als tägliches Selbstverständnis und gelebte Haltung im gesamten Unternehmen.

Die Norm ISO 9001 im Qualitätsmanagement

Die ISO 9001:2015 ist eine global anerkannte Norm, die speziell für Qualitätsmanagementsysteme entwickelt wurde. Sie wurde von der International Organization for Standardization (ISO) erstellt und definiert die Anforderungen, die eine Organisation erfüllen muss, um ein effizientes Qualitätsmanagementsystem zu schaffen, umzusetzen und dauerhaft aufrechtzuerhalten. Als die weltweit am häufigsten angewendete Norm für Qualitätsmanagement wird die ISO 9001 von Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größenordnungen genutzt.

Der Aufbau der QM Norm ISO 9001

Die aktuelle Fassung der Norm orientiert sich an der HS – Harmonised Structure (ehemals HLS – High Level Structure) und besteht aus den folgenden zehn Hauptkapiteln:

1. Anwendungsbereich
2. Normative Verweise
3. Begriffe
4. Kontext der Organisation
5. Führung
6. Planung
7. Unterstützung
8. Betrieb
9. Bewertung der Leistung
10. Verbesserung

In der rechten Grafik finden Sie die einzelnen Normkapitel, wie sie dem PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act) zugeordnet werden. So durchläuft das QM-System einen laufenden Verbesserungsprozess.

Die Bedeutung der Kernnormen aus der ISO 9000-Reihe

Die vier Qualitätsmanagement Kernnormen der ISO 9000 Familie sind die ISO 9000, die ISO 9001, die ISO 9004 sowie die ISO 19011. Was genau hinter diesen QM Normen steht, erfahren Sie nachfolgend.

ISO 9000 – Grundlagen und Begriffe
Diese Norm erläutert grundlegende Qualitätskonzepte und definiert dabei wichtige Begriffe der Qualitätssicherung. Die DIN EN ISO 9000 ist keine Nachweisstufe für QM-Systeme, sondern wird in Verbindung mit anderen Normen genutzt. Sie gibt neben Definitionen auch Anleitungen zur Anpassung der Forderungen bezüglich des Umfangs und Grads der Darlegung.

ISO 9001 – Forderungen
Die Norm legt die Mindestanforderungen an ein QM-System fest. Diese muss ein Unternehmen erfüllen, um Produkte und Dienstleistungen den Forderungen der Kunden und den behördlichen Forderungen entsprechend anbieten zu können. Des Weiteren unterliegt das Qualitätsmanagement System dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Die Einführung eines QM-Systems ist eine strategische Entscheidung des Unternehmens in Richtung Kundenorientierung. Somit schafft ein QMS einen entsprechenden Vorteil im Wettbewerb.

ISO 9004 – Leitfaden zur Leistungsverbesserung
Diese QM Norm ist ein Leitfaden zum Aufbau eines betrieblichen Systems. Sie hilft bei der Interpretation verschiedener Begriffe und gibt Ratschläge für die Umsetzung der abstrakten und allgemein gehaltenen Begriffe. Der Leitfaden betrachtet dabei sowohl die Wirksamkeit als auch die Effizienz des Qualitätsmanagementsystems. Die DIN EN ISO 9004 beinhaltet Anleitungen zur Ausrichtung eines Betriebs in Richtung Total-Quality-Management (TQM), ist jedoch keine Grundlage für die Zertifizierung. Die ISO 9001 und die ISO 9004 werden als „zusammengehöriges Normenpaar“ im Qualitätsmanagement bezeichnet.

ISO 19011 – Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen
Die ISO 19011 befasst sich mit der Auditierung von Managementsystemen. Sie enthält Leitlinien und Empfehlungen für den gesamten Auditprozess, von der Planung und Vorbereitung über die Durchführung bis zur Berichterstattung und Nachverfolgung von Audits. Ziel der ISO 19011 ist es sicherzustellen, dass Audits effektiv und effizient durchgeführt werden, um die Wirksamkeit des Managementsystems zu bewerten und Verbesserungspotenziale aufzudecken.

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Aufgaben im Qualitätsmanagement – mehr als nur Kontrolle

Die Aufgaben im Qualitätsmanagement sind vielfältig und reichen weit über das bloße Überprüfen von Produkten oder Dienstleistungen hinaus. Im Mittelpunkt steht das Streben nach dauerhafter Verbesserung und nachhaltiger Qualitätssicherung innerhalb aller Unternehmensbereiche. Ziel ist es, Strukturen zu schaffen, die gleichbleibend hohe Standards ermöglichen – und dabei flexibel genug bleiben, um sich an neue Anforderungen anzupassen. Man kann die Qualitätsmanagement Aufgaben grob in die folgenden Teilbereiche einteilen.

1. Entwicklung und Pflege eines Qualitätsmanagementsystems (QMS)

Die Einrichtung eines wirksamen QMS bildet das Fundament jeder qualitätsorientierten Organisation. Es schafft eine strukturierte Basis, um Qualität systematisch zu planen, umzusetzen, zu kontrollieren und weiterzuentwickeln. Besonders gängige Rahmenwerke – wie die QM Norm ISO 9001 – bieten dabei bewährte Strukturen, die Unternehmen bei der Ausrichtung auf Kundenanforderungen, rechtliche Vorgaben und interne Zielsetzungen unterstützen. Die Einführung eines QMS ist nicht nur ein technischer, sondern vor allem ein kultureller Veränderungsprozess, der das gesamte Unternehmen betrifft. Die Aufgaben zur Einführung kann man grob gliedern in:

• Festlegung von Qualitätszielen und -richtlinien
• Definition von Verantwortlichkeiten und Abläufen
• Strukturierung von Prozessen nach dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)
• Dokumenten- und Wissensmanagement
• Erstellung von Qualitätsberichten und Management-Reviews

2. Prozessmanagement und Prozessoptimierung

Effiziente und effektive Prozesse sind das Rückgrat erfolgreicher Organisationen. Das Qualitätsmanagement nimmt hier eine Schlüsselrolle ein, indem es Prozesse nicht nur dokumentiert, sondern systematisch analysiert, verbessert und überwacht. Ziel ist es, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Fehlerquellen zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Prozessmanagement ist daher kein statisches Konzept, sondern ein fortlaufender, dynamischer Optimierungszyklus, der eng mit dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) verknüpft ist. Ein zentrales Anliegen des Qualitätsmanagements ist also die systematische Gestaltung, Überwachung und Verbesserung von Prozessen. Hierzu gehören:

• Prozessanalyse und Prozessmodellierung
• Identifikation von Schwachstellen, Risiken und Ineffizienzen
• Implementierung von KVP-Maßnahmen
• Prozesskennzahlen– und Leistungsüberwachung (z. B. mittels KPIs)

3. Qualitätssicherung in Produkten und Dienstleistungen

Die Sicherstellung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen ist ein zentrales Aufgabenfeld im Qualitätsmanagement. Ziel ist es, Fehler möglichst frühzeitig im Entstehungsprozess zu erkennen und auszuschließen. Qualitätssicherung umfasst dabei alle präventiven und prüfenden Maßnahmen entlang des Produkt- oder Dienstleistungslebenszyklus. Durch strukturierte Prüfverfahren, wirksame Fehleranalysen und ein funktionierendes Reklamationsmanagement wird nicht nur das Vertrauen der Kunden gestärkt, sondern auch die Effizienz in der Leistungserbringung erhöht. Die Aufgaben des Qualitätsmanagements können hierbei sein:

• Qualitätsplanung im Produktentwicklungsprozess
• Durchführung von Prüfungen, Audits und Tests
• Durchführung von Fehleranalysen (z. B. FMEA, Ishikawa)
• Reklamations- und Abweichungsmanagement

4. Kundenzufriedenheit und Stakeholder-Orientierung

Der Erfolg eines Unternehmens bemisst sich in hohem Maße an der Zufriedenheit seiner Kunden. Ein wirksames QM richtet daher den Fokus auf die kontinuierliche Erfassung und Erfüllung von Kundenanforderungen. Darüber hinaus berücksichtigt es auch die Erwartungen weiterer relevanter Stakeholder wie Partner, Lieferanten oder Aufsichtsbehörden. Durch gezielte Analysen und daraus abgeleitete Maßnahmen entsteht ein systematischer Dialog mit der Umwelt des Unternehmens, der zur nachhaltigen Verbesserung der Kundenbeziehungen beiträgt. Folgende Aufgaben fallen hierbei bspw. an:

• Durchführung von Kundenbefragungen und Zufriedenheitsanalysen
• Auswertung von Kundenfeedback und Beschwerdeanalysen / Beschwerdemanagement
• Ableitung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen
• Einbindung externer Anforderungen und gesetzlicher Vorgaben

Video: Was ist Qualitätsmanagement und was sind die Aufgaben?

 

Video: Was sind die Vorteile eines QMS nach ISO 9001

 

5. Schulung, Kommunikation und Qualitätskultur

Ein Qualitätsmanagementsystem entfaltet seine volle Wirkung nur dann, wenn es von allen Mitarbeitenden verstanden, akzeptiert und aktiv gelebt wird. Dazu bedarf es gezielter Schulungsmaßnahmen, einer offenen Kommunikationskultur und der Förderung eines gemeinsamen Qualitätsverständnisses. Qualitätskultur bedeutet, dass Qualität nicht als Aufgabe Einzelner, sondern als gemeinsame Verantwortung aller verstanden wird. Dies erfordert Führung, Engagement und die Bereitschaft zur Veränderung – insbesondere bei der Umsetzung neuer Qualitätsinitiativen. Qualitätsmanagement wirkt also nur dann nachhaltig, wenn es im Unternehmen gelebt wird. Hierzu ist folgendes notwendig:

• Qualifizierung und Schulung von Mitarbeitern zum Qualitätsmanagement
• Förderung eines unternehmensweiten Qualitätsbewusstseins
• Moderation interner Kommunikation zu qualitätsrelevanten Themen
• Unterstützung beim Change Management im Zuge von QM-Initiativen

6. Audits und Zertifizierungsvorbereitung

Regelmäßige Audits sind ein zentrales Instrument zur Überprüfung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems. Sie schaffen Transparenz über die Wirksamkeit bestehender Prozesse und decken Verbesserungspotenziale auf. Neben internen Audits spielen externe Prüfungen im Rahmen von Zertifizierungen eine entscheidende Rolle. Eine gute Vorbereitung und strukturierte Nachverfolgung der Auditfeststellungen tragen dazu bei, das Vertrauen in das QMS zu stärken und die Organisation kontinuierlich weiterzuentwickeln. Folgende Aufgaben fallen dabei an:

• Planung und Durchführung interner Audits
• Koordination von externen Audits (z. B. ISO 9001 oder andere branchenspezifische Normen)
• Management von Auditfeststellungen und deren Nachverfolgung
• Vorbereitung und Begleitung von Zertifizierungsprozessen

Wie lauten die 7 Grundsätze des Qualitätsmanagements nach der ISO 9001?

Im Zentrum des Qualitätsmanagements stehen sieben grundlegende Prinzipien, auf denen die QM Norm ISO 9001 aufbaut. Diese Leitgedanken fungieren als Orientierung für das Handeln der Unternehmensführung und prägen maßgeblich die Art und Weise, wie Qualität in der Organisation gedacht, gelebt und entwickelt wird. Die Grundprinzipien lauten wie folgt: Kundenorientierung, Führung, Engagement von Personen, prozessorientierter Ansatz, Verbesserung, faktengestützte Entscheidungsfindung sowie Beziehungsmanagement. Nachfolgend gehen wir auf die einzelnen Grundsätze ein.

Grundsatz 1: Kundenorientierung als zentrale Säule im Qualitätsmanagement

Im zeitgemäßen Qualitätsmanagement steht nicht mehr nur das Produkt im Vordergrund, sondern vor allem der Mensch, für den es geschaffen wurde. Die konsequente Ausrichtung auf die Erwartungen, Bedürfnisse und Rückmeldungen der Kunden bildet das Fundament eines wirkungsvollen Qualitätsverständnisses. Dabei geht es nicht allein um das Erkennen dieser Erwartungen, sondern auch darum, ihre Realisierbarkeit zu prüfen und Wege zu finden, sie bestmöglich – idealerweise sogar über das Erwartbare hinaus – zu erfüllen. Nach Abschluss der Leistungserbringung ist es unerlässlich, die Wahrnehmung der Kundschaft zu erfassen und deren Zufriedenheit sorgfältig zu analysieren. Nur so lässt sich erkennen, wie das Angebot tatsächlich ankommt und wo noch ungenutzte Potenziale liegen. Diese Rückmeldungen sind ein wertvoller Kompass für die kontinuierliche Weiterentwicklung der angebotenen Leistungen und Prozesse.

Ein solcher kundenorientierter Ansatz zahlt direkt auf die Stärke eines Unternehmens ein. Er trägt dazu bei, stabile Kundenbeziehungen aufzubauen und zu festigen. Darüber hinaus fördert er das Vertrauen in die Marke, steigert die öffentliche Wahrnehmung und wirkt sich positiv auf die wirtschaftliche Entwicklung aus, etwa durch eine Zunahme an Aufträgen, höheren Umsatz oder eine stärkere Marktposition. Gleichzeitig ermöglicht diese Haltung eine flexiblere Reaktion auf neue Anforderungen, etwa bei veränderten Marktbedingungen oder technischen Entwicklungen.

Ein Unternehmen, das seine Zielgruppen gut kennt und aktiv mit ihnen in Dialog tritt, kann deutlich schneller und gezielter agieren. Auch der Begriff des „Kunden“ hat sich gewandelt. Neben den klassischen Endnutzern werden heute auch interne und externe Partner als Kunden betrachtet – dazu zählen Mitarbeitende, Zulieferer, Anteilseigner oder Fördermittelgeber. Sie alle haben Erwartungen an Leistungen, Abläufe oder Kommunikation, die es zu berücksichtigen gilt. Wer diese verschiedenen Perspektiven ernst nimmt, schafft nicht nur bessere Produkte oder Dienstleistungen, sondern entwickelt ein stabiles System gegenseitiger Wertschätzung – und damit eine Qualitätspraxis, die langfristig trägt.

Grundsatz 2: Führung im Qualitätsmanagement

Wenn ein QM System in einem Unternehmen implementiert wird, bietet es der Führungsebene ein wirkungsvolles Instrument zur Steuerung und Kontrolle. Es liegt daher in der Verantwortung der Leitung, das System nicht nur zu etablieren, sondern es kontinuierlich zu pflegen und strategisch weiterzuentwickeln. Die oberste Führungsebene muss dabei eine aktive Rolle übernehmen und sicherstellen, dass das System sowohl mit den grundlegenden Zielen des Unternehmens, wie gemeinsamen Werten, Leitbildern und ethischen Grundsätzen, als auch mit den spezifischen Zielen in Einklang steht. In diesem Zusammenhang sollte die oberste Leitung die Verantwortung übernehmen und für die kontinuierliche Ausrichtung des Systems sorgen.

Durch die konsequente Anwendung dieses Grundsatzes im Qualitätsmanagement wird eine Kultur des Vertrauens sowie eine kollektive Verpflichtung innerhalb des Unternehmens geschaffen. Alle Mitarbeitenden können ihr Handeln auf die klar definierten Ziele ausrichten, was dazu führt, dass diese effektiver und effizienter erreicht werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die Mitarbeiter mit den notwendigen Ressourcen, der entsprechenden Kompetenz und den erforderlichen Entscheidungskompetenzen ausgestattet sind. Diese Handlungsfreiheit steigert nicht nur die Effizienz, sondern fördert auch die Motivation der Beschäftigten. Zudem spielt die Vorbildfunktion der Führungskräfte auf allen Ebenen eine wesentliche Rolle beim Erfolg des Qualitätsmanagements. Die entscheidenden Vorteile dieses Ansatzes zeigen sich in einer besseren Koordination der Arbeitsprozesse, einer optimierten Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und einer insgesamt höheren Effizienz bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Zielverwirklichung.

Grundsatz 3: Engagement von Personen

Menschen und ihre individuellen Fähigkeiten bilden das Fundament eines Unternehmens. Eine Organisation kann nur dann ihr volles Potenzial entfalten, wenn jeder einzelne Mitarbeiter in den Arbeitsprozess einbezogen wird und seine Talente gezielt zum Nutzen des Unternehmens eingesetzt werden. Dabei kommt es darauf an, dass die einzigartigen Stärken und Fertigkeiten jedes Mitarbeiters wertgeschätzt und gefördert werden.

Um die Ziele des Unternehmens sowohl kurzfristig als auch langfristig zu erreichen, muss eine Unternehmenskultur entstehen, die alle Mitarbeitenden motiviert, sich aktiv zu engagieren und ihre Fähigkeiten einzubringen. Eine solche Kultur stärkt nicht nur das Vertrauen, sondern fördert auch eine größere Identifikation mit den Unternehmenszielen. Zufriedene und eingebundene Mitarbeiter übernehmen eher Verantwortung und bringen sich proaktiv in Verbesserungsprozesse ein. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende über die nötigen Kompetenzen und Befugnisse verfügen, um ihre Aufgaben effizient und effektiv zu erfüllen. Das Engagement der Mitarbeiter führt zu einer stärkeren Zusammenarbeit und einer positiven Entwicklung des gesamten Unternehmens, da die Beteiligten die Qualitätsziele besser verstehen und motiviert sind, diese aktiv zu erreichen.

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Grundsatz 4: Prozessorientierter Ansatz im Qualitätsmanagement

Das System sollte die tatsächlichen betrieblichen Abläufe sowie die derzeit effektivste Möglichkeit zur Durchführung dieser Prozesse widerspiegeln. Ein gewünschtes Ergebnis lässt sich leichter erzielen, wenn zusammenhängende Aufgaben und die dafür benötigten Ressourcen als zusammenhängender Prozess gesteuert werden. Um ein gleichbleibendes und wiederholbares Qualitätsniveau sicherzustellen, ist es notwendig, die betrieblichen Prozesse klar zu definieren. Die Orientierung an Prozessen schafft zudem mehr Transparenz, was es ermöglicht, Ressourcen gezielt einzusetzen, Fehlerquellen zu identifizieren und letztlich die qualitätsbezogenen Kosten zu senken. Das Erkennen und Verstehen des gesamten Systems sowie das gezielte Steuern und Ausrichten der Prozesse sind daher entscheidend für die Effizienz und das Erreichen der Unternehmensziele. Durch den Fokus auf Prozesse können Unternehmen zahlreiche Vorteile erzielen, etwa die Sicherstellung gleichbleibender und vorhersagbarer Ergebnisse durch das Qualitätsmanagementsystem, die Verringerung von Hindernissen zwischen den Abteilungen, eine verbesserte Prozesssteuerung, eine gesteigerte Leistung und eine effizientere Ressourcennutzung. Zudem werden Schlüsselprozesse gezielt ausgerichtet, was die gesamte Unternehmensleistung optimiert.

Grundsatz 5: Die Verbesserung

Die kontinuierliche Verbesserung ist ein entscheidender Faktor für das langfristige Wachstum eines Unternehmens. Erfolgreiche Firmen betrachten Veränderungen der internen und externen Rahmenbedingungen als Chancen, um ihre Prozesse zu optimieren. Dieser kontinuierliche Anpassungsprozess führt zu einer Steigerung der Produkt- oder Dienstleistungsqualität. Darüber hinaus ist es wichtig, dass bereits etablierte Prozesse regelmäßig überprüft und an die sich wandelnden Bedürfnisse der Kunden angepasst werden. Verbesserungspotenziale können auch aus den Erfahrungen und dem Wissen der Mitarbeiter hervorgehen, die beispielsweise auf mögliche Risiken oder Fehlerquellen hinweisen. Wenn der Grundsatz der kontinuierlichen Verbesserung konsequent verfolgt wird, lässt sich das Leistungspotenzial eines Unternehmens erheblich steigern.

Die positive Auswirkung dieser Vorgehensweise zeigt sich in einer Steigerung der Unternehmensfähigkeiten, etwa durch die Optimierung der tatsächlichen Leistung, die Verringerung von unnötigen oder ineffizienten Tätigkeiten und die Beseitigung von Fehlerquellen. Der Verbesserungsprozess folgt dabei einem schrittweisen Ansatz, der im Rahmen des PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) organisiert ist. Vorschläge zur Verbesserung werden von Mitarbeitenden oder Teams im Rahmen des Kaizen-Ansatzes eingebracht, sorgfältig auf ihre Umsetzbarkeit geprüft und, wenn sie als vorteilhaft erachtet werden, in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert.

Dieser kontinuierliche Zyklus aus Planung, Umsetzung, Kontrolle und Verbesserung fördert die fortlaufende Analyse und Optimierung aller Prozesse im Unternehmen. Unternehmen, die diesen Grundsatz anwenden, profitieren von einer besseren Fähigkeit, sowohl interne als auch externe Risiken zu bewältigen. Sie konzentrieren sich darauf, Ursachen für Probleme zu identifizieren und gezielte Korrekturmaßnahmen umzusetzen. Zudem steigt die Prozessleistung und die Kommunikation über „Lessons Learned“ verbessert die Informationsweitergabe. Nicht zuletzt sorgt der sichtbare Erfolg von Verbesserungen für eine höhere Mitarbeitermotivation und fördert ein starkes Engagement im Unternehmen.

Grundsatz 6: Entscheidungsfindung auf Basis von Fakten

Erfolgreiche Entscheidungen basieren auf der gründlichen Analyse und Auswertung von relevanten Daten und Informationen. Nur durch diese fundierte Herangehensweise können alle entscheidungsrelevanten Aspekte berücksichtigt werden. Die zielgerichtete Steuerung eines Managementsystems, das auf Fakten beruht, ermöglicht es, die Zusammenhänge zwischen Ursachen, Wirkungen und den daraus resultierenden Konsequenzen besser zu verstehen. Im Vergleich zu intuitiven Entscheidungen, die auf Vermutungen beruhen, liefert die Betrachtung von Zahlen und Daten ein stabileres Fundament für die Entscheidungsfindung. Es ist ebenfalls wichtig, die Grundlagen für Entscheidungen festzuhalten, um später die Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen bewerten zu können. Diese Herangehensweise bietet zahlreiche Vorteile, wie eine Verbesserung des Entscheidungsprozesses, eine präzisere Einschätzung der Auswirkungen bereits getroffener Entscheidungen und eine genauere Leistungsbewertung. Zudem wird die Effizienz und Effektivität der unternehmerischen Maßnahmen gesteigert.

Grundsatz 7: Das ganzheitliche Beziehungsmanagement 

Eine Organisation ist ständig mit ihren relevanten Interessengruppen in Wechselwirkung. Das Verständnis dieser Beziehungen hat einen direkten Einfluss auf die Effizienz und den Erfolg des Unternehmens. Daher ist es für den Erfolg von großer Bedeutung, diese Beziehungen zu erkennen und gezielt zu steuern. Indem dieser Grundsatz des Qualitätsmanagements umgesetzt wird, wächst das Vertrauen zwischen dem Unternehmen und seinen Stakeholdern. Das Resultat ist eine dauerhafte, harmonische und kooperative Zusammenarbeit, wie etwa durch langfristige Partnerschaften mit Lieferanten. Durch eine transparente und offene Kommunikation, den verstärkten Austausch von Wissen und die Reduzierung von Kontrollmaßnahmen wird eine Entwicklung im gemeinsamen Interesse vorangetrieben. Dies führt zu einer besseren Ressourcennutzung und geringeren Kosten. Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, profitieren von einer verbesserten Leistung, indem sie schneller auf Chancen reagieren können. Es entsteht ein gemeinsames Verständnis von Werten und Zielen, die Ressourcen und Risikomanagement werden geteilt, und die Lieferkette bleibt stabil und effizient.