Welche Qualitätsmanagement Methoden & Werkzeuge gibt es?

Qualitätsmanagement Methoden und Werkzeuge unterstützen vor allem den Qualitätsbeauftragten bei der Umsetzung des QM-Systems. So können die Prozesse im Unternehmen besser analysiert und effizienter gestaltet werden. Auch die Anforderungen und Erwartungen der Kunden können besser verstanden und umgesetzt werden. Einige Qualitätsmanagement Methoden helfen außerdem bei der Identifizierung und anschließenden Reduzierung von Risiken. Schließlich wird so die Qualität der betrieblichen Prozesse und Produkte erheblich gesteigert.


Werkzeuge zur Problemanalyse

Zur Ermittlung von Problemen konnten sich beispielsweise das Brainstorming, die Fehlersammelkarte und die Pareto-Analyse als gebräuchliche Werkzeuge für den Managementbeauftragen durchsetzen. Brainstorming ist die gruppenorientierte Qualitätsmanagement Methode zur Unterstützung der gemeinsamen Ideenfindung. Das Ziel der Methode ist es, die kreativen Potenziale der Gruppenmitglieder zur Entfaltung zu bringen und auf eine bestimmte Problemstellung zu konzentrieren. So können Sie in kurzer Zeit eine große Anzahl von Lösungsvorschlägen finden.

Die Fehlersammelkarte wird zur rationellen Erfassung und übersichtlichen Darstellung attributiver Daten (z.B.: Prozessfehler, Fehlerarten oder fehlerhafte Produkte) nach Art und Anzahl eingesetzt. Die erfassten Daten überführt der QMB dann in ein Histogramm und bearbeitet sie weiter, z.B. mit Hilfe der Pareto- Analyse. Diese Analysemethode dient im Rahmen des Qualitätsmanagements zur Identifizierung von Ursachen, die am stärksten zu einem Problem beitragen, und zu deren Trennung von den „vielen kleinen Ursachen“. Die Grundlage dieser Qualitätsmanagement Methode ist die ursprünglich von dem Italiener Vilfredo Pareto empirisch festgestellte Tatsache, dass ca. 70 – 80 % von Auswirkungen (z. B. Fehleranzahl, Kosten) auf 20 – 30 % der Probleme (z. B: Fehlerarten) zurückzuführen sind.


Qualitätsmanagement Methoden und Werkzeuge zur Lösungsfindung

Als Qualitätsmanagement Methode zur Lösungsfindung verwendet man als Qualitätsbeauftragter gerne die Methode 635 sowie die MorphologieBei der Methode 635 kommt eine Gruppe von sechs Teilnehmern zusammen, die ein vor-gegebenes Problem zunächst analysieren und konkretisieren. Dann trägt jeder Teilnehmer auf ein Formular innerhalb von fünf Minuten drei Lösungsvorschläge ein. Anschließend gibt jeder Teilnehmer sein Formular an seinen Nachbarn weiter. Dieser nimmt die von seinem Vorgänger produzierten Lösungsansätze zur Kenntnis. Dann trägt er in die darunter befindlichen Felder drei weitere Lösungsansätze ein. Diese sind in einer (assoziativen) Weiterentwicklung der schon aufgezeigten Lösungen oder völlig neue Vorschläge.

Das Verfahren ist beendet, wenn jeder Teilnehmer jedes Formular bearbeitet hat. Nach seinem Erfinder Fritz Zwicky soll mit der Morphologie – Methode eine „umfassende Lösung“ zu einem gegebenen Problem ermöglicht werden. Die Ideenvielfalt wird über die systematische Zerlegung komplexer Sachverhalte in abgrenzbare Einzelelemente (Problemparameter), Gestaltvariation der Einzelelemente sowie Kombination von Gestaltvariationen zu neuen Ganzheiten = neuen Gesamtlösungen erzeugt.


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Qualitätsmanagement Methoden und Werkzeuge zur Entscheidungsfindung

Auch zum Treffen von Entscheidungen haben sich aus den Qualitätsmanagement Methoden drei Werkzeuge heraus kristallisiert, die Sie als Qualitätsmanagementbeauftragter nutzen sollten. Bei der Punktebewertung kann ein QM-Beauftragter als „Bewerter“ eine bestimmte Anzahl von Punkten auf die Vorschläge verteilen, um eine Entscheidung bzw. Rangliste anhand der Punkteanzahl je Thema herbeizuführen. Die Bewerter bekommen eine, sich an der Anzahl der Kriterien orientierende Anzahl an Punkten. Der Moderator sollte die Vorschläge nummerieren. Um eine gegenseitige Beeinflussung „beim Kleben“ zu vermeiden, kann er die Teilnehmer auffordern, die Nummer des Vorschlags auf dem Klebepunkt zu notieren, auf den er ihn zu kleben gedenkt.

Eines der wichtigsten Ziele beim Treffen von Entscheidungen besteht auch für den Managementbeauftragen darin, die anstehenden Aufgaben zu priorisieren. Dabei soll das Wesentliche vom Unwesentlichen getrennt, die Effizienz gesteigert und unnötige Arbeit vermieden werden. Ein Beispiel für die Anwendung ist die Kombination mit einer Punktebewertung. Dabei treffen Sie die Auswahl von zu bevorzugenden Prioritäten durch Kleben von Punkten.

Zur Entscheidung, welche der gefundenen Lösungen umgesetzt wird, empfiehlt es sich für den Managementbeauftragten, die zur Zielerreichung relevanten Kriterien miteinander zu vergleichen (Paarvergleich) sowie die Maßnahmen an den wichtigsten Hauptkriterien zu messen. Diese Methode schaltet die persönlichen Vorlieben aus. Sie können also eine objektive und vor allem nachvollziehbare Entscheidung treffen. Mit der Methodik des paarweisen Vergleichs kann man dezidierte Qualitätsbewertungen durchführen. Die zur Auswahl stehenden Alternativen werden systematisch gegenüber gestellt und deren verschiedene Eigenschaften nach folgendem Schema miteinander verglichen:
Besser/wichtiger/… als = 2 Punkte, gleich gut/gleich wichtig/… als = 1 Punkt, weniger gut/weniger wichtig/ … als = 0 Punkte


Arbeitstechniken der Prävention des Qualitätsmanagementbeauftragten

Abschließend soll ein Qualitätsmanagementbeauftragter auch Arbeitstechniken der Prävention kennen und anwenden können. „Vorbeugen ist besser als Heilen“, ein bekannter Slogan im Gesundheitswesen. Prävention bedeutet auch im Qualitätsmanagement Vorbeugung. Viele Fehler und Probleme sind jedoch nicht sofort deutlich zu erkennen, sondern treten erst nach einiger Zeit zutage. Solche Fehler gilt es, durch aktive Vorbeugung zu vermeiden. Nachfolgend erfahren Sie mehr über die vier gebräuchlichsten Vorsorgetechniken, die Sie als Qualitätsbeauftragter – QMB nutzen können.

FMEA – Fehler- Möglichkeits- und Einfluss-Analyse

Mit Hilfe der FMEA (Fehler- Möglichkeits- und Einfluss-Analyse) untersucht der Qualitätsbeauftragte (QB) das Zusammenwirken von Einzelkomponenten, indem die potenziellen Ursachen und Auswirkungen von möglichen Fehlern ermittelt werden. Die Analyse ermöglicht dem Managementbeauftragten deshalb die Aufnahme von eindeutigen Ursache-Wirkungs-Ketten, das Auffinden wichtiger Fehler wird erleichtert, Vermeidung von Doppelarbeit und die Ergebnisse können übersichtlich dargestellt und auch Zusammenhänge anschaulich präsentiert werden.

Ursache-Wirkungsdiagramm

Das Ursache-Wirkungsdiagramm (auch Fischgrät- oder Ishikawa-Diagramm genannt) ist eine einfache Technik aus dem Bereich der Qualitätsmanagement Methoden zur Problemanalyse, bei der Ursache und Wirkung voneinander getrennt werden. Die möglichen und bekannten Ursachen (Einflüsse), die zu einer bestimmten Wirkung (Problem) führen, werden in Haupt- und Nebenursachen zerlegt und in einer übersichtlichen Gesamtbetrachtung graphisch strukturiert.

Auf diese Weise kann man als Qualitätsbeauftrager sowohl negative als auch positive Einflussgrößen identifizieren und mit Hilfe des Diagramms ihre Abhängigkeiten zur Zielgröße dargestellen. Dazu wird das Problem am „Kopf des Fisches““ beschrieben und die Enden der Fischgräten werden mit den Faktoren (5 M’s) Mensch, Maschine, Methode, Material und Milieu (Umfeld) beschriftet.

Kraftfeldanalyse

Die Kraftfeldanalyse dient dem QMB als einfaches und schnelles Verfahren zur präventiven Bewertung von Situationen. Damit dient es vorrangig dem Ziel, die Situation mehreren Personen zugänglich zu machen und auf Potenziale aufmerksam zu machen, weshalb sich die Kraftfeldanalyse besonders gut bei Einführung von Neuerungen oder Veränderungen eignet.

Sieben Fragen des Lieferanten

Die „sieben Fragen des Lieferanten“ basieren auf der Lieferkettenbeziehung, die auch im Unternehmen vorhanden ist, denn jeder im Unternehmen ist nun mal Kunde und Lieferant gleichzeitig! Zu Beginn jeder präventiven Prozessverbesserung sollten Sie daher immer die folgenden Fragen beantworten:

  1. Wer ist mein Kunde – intern oder extern?
  2. Was benötigt mein Kunde von mir? (Waren oder Dienstleistungen)
  3. Welche Erwartungen hat mein Kunde? Soll-Erwartungen (Ziele / Messgrößen)
  4. Was biete ich dem Kunde jetzt? Ist-Erwartungen (Waren / Dienstleistungen / Qualitätsmerkmale)
  5. Wo erfülle ich seine Erwartungen nicht?
  6. Was kann ich tun um seine Erwartungen zu erfüllen?
  7. Welche Aktionen setze ich um? (Was? Wann? Wo? Mit wem?…)

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Zeitmanagement und Qualitätsmanagement Methoden der Zeitplanung

Als QMB ist das Zeitmanagement eine richtige Herausforderung. Fragten Sie sich deshalb: Haben Sie ausreichend Zeit? Jetzt könnten Sie als Qualitätsbeauftragter mit, „Ja, sonst würde ich diese Zeilen ja nicht lesen!“, entgegnen. Die Frage ist trotzdem berechtigt, denn Zeit ist für uns Menschen das wertvollste Gut überhaupt. Die Tatsache, dass das Wort Zeit der meistgebräuchlichste Begriff unserer Sprache ist, unterstreicht dies eindrucksvoll. Ihre Zeit können Sie nicht gewinnbringend anlegen, vermehren, oder gar ansparen. Zeit verrinnt permanent und unaufhaltsam und kann auch für keinen Betrag der Welt zugekauft werden. Zeit ist also immer knapp.

Die Frage müsste nun lauten, wie organisiere oder nutze ich meine Zeit bestmöglich, um mit anderen effektiv zusammenzuarbeiten. Leider gibt es im Tagesgeschäft eines QMB verschiedene Störenfriede die dies verhindern wollen. Dies sind die Zeitfresser, Zeitdiebe oder Zeitfallen die eine Gemeinsamkeit haben. Sie lauern überall. Daher ist es wichtig, diese rechtzeitig zu erkennen und konsequent gegenzusteuern. Lesen Sie auf dieser Seite wie.

Improvisation – die größte Gefahr für den QMB in die Zeitfalle zu tappen

Wer seine Zeit nicht selbst plant, wird von anderen verplant! Die Folge heißt häufig Improvisation, um auf die damit verbundenen unvorhergesehenen oder plötzlich eintretenden Ereignisse mit schnellen oder vorläufigen Maßnahmen zu reagieren. Richtig professionell klingt dies nicht! Wollen Sie dies vermeiden, lautet die Strategie: Durch Disposition sowie Planung die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu gestalten. Beim Zeitbudget herrscht Demokratie: Jeder von uns hat einen gleichen täglichen Zeitumfang von 1440 Minuten zur Verfügung. Je nach Beruf sowie Berufssituation können oder müssen wir nun dieses Zeitbudget nach unseren Prioritäten nutzen.

Wertanalyse der Zeitverschwendung im Tagesablauf des QMB

Als Qualitätsbeauftragter ist Ihr Tagesablauf gekennzeichnet und charakterisiert durch Ihre betrieblichen Aufgaben, durch übergeordnete und untergeordnete Bereiche bzw. Einheiten und Instanzen sowie durch die Kommunikations- und Informationswege. Die Erfüllung dieser betrieblichen Aufgaben eines QMB ist ein Prozess, bei dem eine Ablaufstruktur entsteht, welche es zu optimieren gilt. Um sorgsam sowie erfolgreich mit seiner Zeit umzugehen gilt es folgende Geheimnisse zu lüften:

  • Wie viel Zeit benötige ich?
  • Wie setze ich meine Zeit optimal ein?
  • Wo und wie kann ich Zeit gewinnen?

Diese drei Fragen sind die Grundlage für eine wirkungsvolle Leistungsentfaltung. Im Zuge eines erfolgreichen Zeitmanagement gilt das Gesetz der Physik:

Leistung = Arbeit/Zeit

Im Folgenden werden Zeitmanagement Methoden und Arbeitstechniken vorgestellt, die Ihnen dabei helfen, als Qualitätsbeauftragter mehr Leistung durch Reduzierung des dafür notwendigen Zeitaufwandes, bzw. durch Erledigung der werthaltigeren Aufgaben zu erreichen.

Stellen Sie als Qualitätsbeauftragter das Dringende über das Wichtige

Wer sich etwas Zeit für die Planung nimmt, gewinnt Zeit bei der Durchführung. Als Faustregel kann gelten, dass zu jeder planenden Periode (Tag, Woche, Monat, Jahr) etwa 1 – 2% für Planungszeit angesetzt werden sollte. Für jeden Tagesstart wären dies also etwa 5 – 10 Minuten! Wenn Sie sich zur Gewohnheit machen, jeden Tag zu Beginn Ihrer Tätigkeit diese Zeitspanne zur Zeitplanung für den Tag zu nutzen, dann können Sie das Mehrfache an Zeit täglich gewinnen. Die Vorteile der Methoden der Zeitplanung liegen förmlich auf der Hand:

  • Höhere Sicherheit der Zielerreichung durch eine realistische Betrachtung der Ziele unter dem Aspekt verfügbarer Zeit
  • Zeitreserven bzw. Zeitgewinn für strategisch wichtige Aufgaben und Ziele bzw. für einen leistungsfördernden Ausgleich zwischen Arbeits- und Freizeit
  • Handlungsfähigkeit durch Überblick über alle anstehenden Aufgaben sowie Projekte
  • Klare Prioritäten durch eine Rangordnung der wichtigen sowie weniger wichtigen Aufgaben und Tätigkeiten
  • Termintreue durch selbstgesteuerte Termingestaltung, Erfassung des Zeitbedarfs etc.
  • Zeitreserven für Unvorhersehbares durch Planung von Pufferzeiten
  • Stressabbau sowie mehr Arbeitsfreude durch Reduzierung des Termindrucks.

Bei den Qualitätsmanagement Methoden der Zeitplanung hat sich die 60:40-Faustregel bewährt. Das bedeutet, dass nicht die gesamte Planungsperiode verplant und festgelegt werden sollte, da immer unvorhergesehene  Ereignisse eintreten können. Deshalb gilt im Zeitmanagement und bei der Anwendung von Methoden der Zeitplanung :

  • 60% für terminierte bzw. geplante Aktivitäten
  • 20% für unerwartete Aktivitäten
  • 20% für kreative, spontane Aktivitäten

Für die planbaren 60% der Zeit gilt als wichtiges Werkzeug die so genannte ABC-Analyse.


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Zeitmanagement per ABC-Analyse

Die ABC-Analyse repräsentierte eine von verschiedenen Qualitätsmanagement Methoden der Zeitplanung und ermöglicht Ihnen, alle Aktivitäten, die Sie als Qualitätsbeauftragter durchführen, zu klassifizieren sowie in eine Zeit-Wert-Rangfolge zu bringen. Eine solche Analyse sowie deren Einteilung folgt dem Pareto-Prinzip der Wichtigkeit. Dabei sind:

  • A-Aufgaben (++): Ihre wichtigsten Aufgaben
  • B-Aufgaben (+): Nur durchschnittlich wichtige Aufgaben
  • C-Aufgaben (-): Unwichtige, zeitraubende Routinearbeiten

Durch eine wertanalytische Betrachtung der Zeitverwendung zeigt sich regelmäßig, dass der aufgewendete Zeitanteil von A-, B- und C-Aufgaben nicht unbedingt mit dem Wert der durchgeführten Aufgaben korrespondiert. Im Gegenteil: Oft wird die meiste Zeit mit vielen, nebensächlichen Aktivitäten (C) vertan, die dann für die wenigen, erfolgsrelevanten Aufgaben (A) fehlt. Der Schlüssel für ein erfolgreiches Zeitmanagement als Qualitätsbeauftragter liegt schließlich darin, den geplanten Aktivitäten eine eindeutige Handlungspriorität zuzuordnen:

Zeitmanagement als QMB bedetutet, sich auf die A-Aufgaben zu konzentrieren

Wie die Grafik zeigt, machen Ihre wichtigsten Tätigkeiten gerade mal 15% der gesamten Aufgabe aus, tragen zu Ihrem Gesamterfolg jedoch zu 65% bei! Unter A-Aufgaben fallen beispielsweise alle Aufgaben, die …

  • … zur Erreichung der gesetzten Unternehmensziele beitragen,
  • … kein anderer Mitarbeiter der Organisation erfüllen kann,
  • … auf Grund der Komplexität einen Gesamtüberblick erfordern.
  • … bei nicht Erfüllung außergewöhnlich viel Ärger mit sich bringen
  • … mit Mitarbeiterführung zu tun haben
  • … die Unternehmensphilosophie betreffen.

Konsequenz: A-Aufgaben müssen Sie sofort erledigen. Meist sind diese nicht delegierbar und besitzen für die Erfüllung der von Ihnen ausgeübten Position größten Wert.

Die B-Aufgabe ggf. delegieren

20% Ihrer anfallenden Arbeiten können Sie als maximal „durchschnittlich wichtig“ einstufen, da diese nur zu 20% zu Ihrem Gesamterfolg beitragen.
Konsequenz: B-Aufgaben sollten Sie, sofern möglich, zu Gunsten der A-Aufgaben weg delegieren.

C-Aufgaben möglichst vermeiden

65% Ihrer Aufgaben sind lt. der Grafik „weniger wichtig“, da diese nur zu 15% zu Ihrem Gesamterfolg beitragen.
Konsequenz: Nehmen Sie diese zeitraubenden Tätigkeiten besonders kritisch unter die Lupe. Fragen Sie sich:

  • Ist mein persönliches Engagement hier wirklich notwendig?
  • Sind diese Aufgaben automatisierbar, delegierbar oder durch Prozessänderungen vermeidbar?

Typische C-Aufgaben sind viele Verwaltungsarbeiten, Ablage, einfache Korrespondenz, Papierkram sowie einfache Telefonate, Dokumentation etc. …
Um einen exakten Überblick über Ihren tatsächlichen Zeiteinsatz und eine Optimierungsbasis zu bekommen, sollten Sie z.B. für eine Woche ein Zeitprotokoll erstellen, indem Sie genau aufschreiben, wie viel Zeit Sie für welche Aktivität benötigen.

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