Was ist eine ISO 9001 Zertifizierung und wie ist ihr Ablauf?

Unter einer ISO 9001 Zertifizierung versteht man eine Konformitätsbewertung. Viele Unternehmen, die sich neu mit der Thematik Qualitätsmanagement beschäftigen, haben sicherlich ein QM Zertifikat zum Ziel. Aber wofür steht dieser Begriff? Was kann man sich schließlich unter der Definition vorstellen und wozu dient eine Qualitätsmanagement ISO 9001-Zertifizierung? Wie eingangs bereits erwähnt, stellt eine Zertifizierung eine Form der Konformitätsprüfung dar. Das bedeutet, das die Erfüllung der Anforderungen, die entweder an ein Produkt, einen Prozess, ein System oder auch an eine Person gestellt werden, geprüft wird. Ein Beispiel einer Konformitätsbewertung, die durch eine Herstellererklärung oder eine Zertifizierungsstelle erfolgen kann, ist das GS Zeichen für Geprüfte Sicherheit.

Eine Definition kann in der DIN EN ISO/IEC 17000:2004 Konformitätsbewertung – Allgemeine Begriffe und Grundlagen gefunden werden. Demnach ist eine Zertifizierung eine „Maßnahme durch einen unparteiischen Dritten, die aufzeigt, dass ein angemessenes Vertrauen besteht, dass ein ordnungsgemäß bezeichnetes Erzeugnis, Verfahren oder eine ordnungsgemäß bezeichnete Dienstleistung in Übereinstimmung mit einer bestimmten Norm oder einem bestimmten anderen normativen Dokument ist.“

Welche Vorteile hat die Zertifizierung eines Qualitätsmanagement Systems nach ISO 9001?

Auch die Zertifizierung nach der DIN EN ISO 9001 stellt, genau wie eine Hersteller- oder Selbsterklärung, einer Form der Konformitätsbewertung dar. Dennoch gibt es zwischen diesen Konformitätsbewertungen Unterschiede. Eine Herstellererklärung hat den Nachteil, dass es ihr an Glaubwürdigkeit und Objektivität mangelt. Wie der Name bereits andeutet, wird bei einer Selbst- bzw. Herstellererklärung die Konformitätsbewertung vom Hersteller selbst durchgeführt. Für externe Personen bzw. Kunden ist es schwer nachzuvollziehen, ob die Erfüllung der Anforderungen auch tatsächlich besteht. Eine Qualitätsmanagement ISO 9001 Zertifizierung bzw. eine Zertifizierung im Allgemeinen, soll diesem Problem entgegenwirken, da hier die Konformität von einer dritten, unabhängigen Partei durchgeführt wird.

Leider ist der Begriff Zertifizierung nicht geschützt, sodass jede Person oder auch Organisation eine ISO 9001 Zertifizierung durchführen kann. Sie können sich und Ihr Unternehmen jedoch von „falschen“ Zertifizierern schützen, indem Sie bei der Auswahl einer Zertifizierungsstelle auf eine akkreditierte Organisation zurückgreifen. Der Begriff Akkreditierung bedeutet dabei, dass die Kompetenz einer Zertifizierungsorganisation, spezifische Aufgaben auszuführen, formell anerkannt wurde. In Deutschland erfolgt die Regelung der Akkreditierung in Übereinstimmung mit der VO (EG) Nr. 765/2008 im Akkreditierungsstellengesetz (AkkStelleG). Die einzige nationale Akkreditierungsstelle, die sich in Deutschland befindet ist die DAkkS – die Deutsche Akkreditierungsstelle. Eine akkreditierte Zertifizierungsstelle bietet Ihnen neben der Glaubhaftigkeit Ihres ISO 9001 Qualitätsmanagement Zertifikats noch weitere Vorteile. Ist bei Ihnen im Unternehmen auch ein Energiemanagementsystem nach ISO 50001 implementiert, so können Sie nur von steuerlichen Vorteilen, wie der EEG-Umlage oder dem Spitzenausgleich profitieren, wenn Ihr Energiemanagementsystem ein Zertifikat von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle hat.

Wie ist der Ablauf der ISO 9001 Zertifizierung?

Wir zeigen Ihnen hier, wie der Ablauf einer ISO 9001 Zertifizierung erfolgt und wie Sie dieses Schema für Ihre eigene Zertifizierung nutzen können. Ein Zertifikat bestätigt die erfolgreiche Umsetzung der Anforderungen der DIN EN ISO 9001 im Qualitätsmanagement System des Unternehmens und hat eine dementsprechende Wirkung nach außen. Lieferanten und Kunden erhalten in einem Zertifikat die Gewissheit, dass innerhalb des Unternehmens ein systematisches und anerkanntes Qualitätsmanagement Anwendung findet. Bei der Qualitätsmanagement Zertifizierung handelt es sich keinesfalls um einen innerhalb weniger Wochen oder gar Tagen zu lösenden Prozess. Zunächst gilt es, ein QM-System aufzubauen und zu etablieren und sich mit den konkreten Anforderungen der ISO 9001 auseinanderzusetzen, um diese im Qualitätsmanagementsystem umzusetzen.

Die Erfahrung zeigt, dass von Experten begleitete Zertifizierungen eine deutlich höhere Chance auf Erfolg haben. Aus diesem Grund ist es ratsam bereits an dieser Stelle externe Hilfe mit ins Boot zu holen. Dieser externe Berater, ein QM-Experte, unterstützt Sie bei der Planung, dem Aufbau und der Etablierung Ihres Qualitätsmanagementsystems und schafft in Kooperation mit Ihnen die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zertifizierung. Auf dieser Seite stellen wir Ihnen die einzelnen Schritte vor. Unabhängig davon, ob Sie Ihr Qualitätsmanagement , ein Umwelt- oder ein anderes Managementsystem zertifizieren lassen möchten, der Ablauf einer Qualitätsmanagement Zertifizierung folgt dabei den im folgenden vorgestellten Schritten – angefangen beim Voraudit, über das Zertifizierungsaudit bis hin zum Überwachungs- und Re-Zertifizierungsaudit . Wichtig zu wissen ist, dass nicht alle Zertifizierungsschritte immer zwingend durchgeführt werden müssen.

Was muss vorbereitend zum Ablauf einer ISO 9001 Zertifizierung getan werden?

Nachdem Sie Ihr Qualitätsmanagementsystem im Unternehmen eingeführt und dessen Wirksamkeit geprüft haben, können Sie mit den Vorbereitungen zur ISO 9001 Zertfizierung beginnen. Diese Vorbereitungen beziehen sich hauptsächlich auf folgende Punkte:

• Eine Zertifizierungsstelle auswählen
• Antrag und Vertragsabschluss mit dem gewählten Zertifizierer

Das Voraudit im Zusammenhang mit dem Zertifizierungsablauf

Bestehen noch Unklarheiten zum Ablauf einer ISO 9001 Zertifizierung ?

Vor Beginn des eigentlichen Zertifizierungsaudits wird Ihr Qualitätsmanagementsystem einem Voraudit unterzogen. Dieses Voraudit ist dabei kein zwingender Bestandteil des Zertifizierungsablauf, sondern stellt eine freiwillige Vorabprüfung dar. In diesem Voraudit überprüfen Sie gemeinsam mit Ihrem externen Berater und Experten, ob Ihr Qualitätsmanagementsystem und die QM Dokumentation bereits alle Anforderungen der ISO 9001 erfüllt und eine Zertifizierung möglich ist. Unternehmen können im Laufe des Voraudits eventuelle Unklarheiten aufdecken und diese noch vor der Qualitätsmanagement Zertifizierung überwinden.

Ein Voraudit ist durch folgende Merkmale gekennzeichnet:

• Kein Muss-Bestandteil der eigentlichen Zertifizierung
• Muss nicht durch eine Zertifizierungsstelle durchgeführt werden
• Keine Bedingung für den Erhalt der Zertifizierung

Video: Ablauf einer ISO 9001 Zertifizierung

 

Video: Kosten einer ISO 9001 Zertifizierung

 

Das Zertifizierungsaudit einer Qualitätsmanagement Zertifizierung

Im Anschluss an das ggf. durchgeführte Voraudit erfolgt die eigentliche Zertifizierung ISO 9001 , bei der ein externer Zertifizierer die Umsetzung der Anforderungen in Ihrem QM-System prüft. Das Zertifizierungsaudit besteht aus den beiden Schritten Zertifizierungsaudit Stufe I und dem Zertifizierungsaudit Stufe II. Zwischen der Durchführung vom Zertifizierungsaudit Stufe I und II sollten nicht mehr als 3 Monate liegen.

Was bezweckt das Zertifizierungsaudit Stufe I?

Das Zertifizierungsaudit Stufe I dient dazu, dass der Auditor zu Beginn eine ausführliche Überprüfung der QM Dokumentation vornimmt. Der Auditor legt dabei Augenmerk darauf, dass das QMS die Anforderungen der Norm erfüllt. Anschließend erfolgt eine Standortbeurteilung. Dabei wird der Standort sowie standortspezifische Bedingungen des Qualitätsmanagementsystems bewertet. Basierend auf den dabei erhaltenen Ergebnissen ermittelt der Auditor anschließend die Bereitschaft für das Zertifizierungsaudit Stufe II. Nach der Dokumentation der Ergebnisse schließlich, stimmt der Zertifizierungsauditor mit Ihrem Unternehmen eventuell festgestellten Handlungsbedarf ab. Bei kleineren Mängeln erhalten Sie dabei den Hinweis, diese bis zum Audit Stufe II abzustellen. So können Organisationen noch vor dem Zertifizierungsaudit Stufe II Korrekturen am QM-System vornehmen. Bei schwerwiegenden Mängeln kann der Auditor das Zertifizierungsaudit ebenso vorzeitig abbrechen, sollte nach derzeitigem Stand keine ISO 9001 Zertifizierung erfolgen können.

Inhalt

• Begutachtung der Dokumentation vom Qualitätsmanagementsystem
• Bewertung des Standortes sowie standortspezifischer Bedingungen

Zweck

• Bereitschaft für das Zertifizierungsaudit Stufe II ermitteln
• Kollektion notwendiger Infos für die Planung vom Zertifizierungsaudit Stufe II

Was erfolgt anschließend beim Zertifizierungsaudit Stufe II?

Bewertung der Auditergebnisse im Zertifizierungsablauf

Was passiert nach Abschluss des Zertifizierungsaudits?

Nachdem der Auditor das Zertifizierungsaudit durchgeführt hat, erstellt er anschließend einen Auditbericht und bewertet die beim Audit erhaltenen Ergebnisse. Ergebnisse, die typischerweise beim Zertifizierungsaudit festgestellt werden, sind die:

• Konformität mit den Anforderungen der Norm
• Nicht-Konformität mit den Normanforderungen

Nach der Erstellung vom Auditbericht findet ein Abschlussgespräch zwischen dem Auditor und Ihrem Unternehmen statt. Der Zertifizierungsauditor gibt Ihnen dabei einen Überblick über den Ablauf einer Zertifizierung und stellt Ihnen die Ergebnisse vor. Außerdem werden Sie ggf. über Nicht-Konformität Ihres QM Systems mit der ISO 9001 informiert und Sie erhalten in diesem Fall gleichzeitig Vorschläge, wie Sie diese Nicht-Konformitäten abstellen bzw. verbessern können. Sollte der Zertifizierungsauditor Abweichungen mit der Norm festgestellt haben, so muss Ihr Unternehmen anschließend folgende Schritte unternehmen:

• Ursachen für die Nicht-Konformitäten analysieren
• Entsprechende Korrekturmaßnahmen definieren
• Innerhalb von 90 Tagen die Korrekturen bei einem Nachaudit durch die Zertifizierungsstelle bewerten lassen

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Ihr Einstieg ins Qualitätsmanagement

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Das Nachaudit der ISO 9001 Zertifizierung

Was, wenn Abweichungen festgestellt wurden?

Im Falle von Abweichungen muss ein Nachaudit durchgeführt werden, wobei die Wirksamkeit der definierten Korrekturmaßnahmen durch die Zertifizierungsstelle bewertet wird. Obwohl sich das Nachaudit ausschließlich auf die Überprüfung der Verbesserungsmaßnahmen bezieht, erhöht es die anfallenden Zertifizierungskosten. Ein Nachaudit ist nicht erforderlich, wenn der Auditor während des ISO 9001 Zertifizierungsaudits keine Abweichungen mit den Normanforderungen gefunden hat.

Wie erhalte ich nach erfolgreichem Zertifizierungsaudit mein ISO 9001 Zertifikat?

Sind alle Anforderungen erfüllt, erhalten Sie Ihr Qualitätsmanagement Zertifikat. Die Erteilung des Zertifikats erfolgt allerdings nicht durch den Auditor selbst. Vielmehr empfiehlt Sie dieser bei der Zertifizierungsstelle, welche dann in Form einer „benannten Person“ das Zertifikat ausstellt. Diese benannte Person führt zunächst eine Prüfung der Auditdokumentation, hier vor allem des Auditberichts, durch und gibt schließlich der Zertifizierungsverfahren frei.

Überwachungsaudit & Rezertifizierung im Zertifizierungsablauf

Nach der Zertifizierung ist vor der Zertifizierung

Ein Zertifikat ist nicht als ewiger „Freifahrtschein“ zu verstehen.  Verfügt Ihr QM-System über eine ISO 9001 Zertifizuierung, so hat das Zertifikat eine Gültigkeitsdauer von 3 Jahren. Die ISO 9001 verlangt ausdrücklich eine kontinuierliche Verbesserung des QMS, sodass bis zur nächsten Rezertifizierung ein jährliches Überwachungsaudit stattfindet. Bis zur Rezertifizierung sind daher zwei Überwachungsaudit notwendig. Ziel dieser Überwachungsaudits ist es festzustellen, ob Ihr QMS weiterhin die Anforderungen an eine Qualitätsmanagement Zertifizierung erfüllt. Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer Ihrer ISO 9001 Zertifizierung erfolgt schließlich die Rezertifizierung Ihres Qualitätsmanagementsystems.

Welche Anwendungsbereiche für eine QM Zertifizierung gibt es?

Wenn Sie Ihr Qualitätsmanagementsystem zertifizieren lassen, so handelt es sich um eine System Zertifizierung. Es gibt darüber hinaus allerdings auch andere Anwendungsbereiche. Im Folgenden stellen wir Ihnen diese Anwendungsbereiche kurz vor.

Produktzertifizierung
Eine Produktzertifizierung liegt vor, wenn eine unabhängige Stelle die Erfüllung von Qualitätsanforderungen, die an ein Produkt gestellt werden, prüft.

Systemzertifizierung
Eine Zertifizierung eines (Management-)Systems bedeutet, dass geprüft wird, ob ein System die Anforderungen einer systemrelevanten Norm oder eines anderen Regelwerks erfüllt, z.B. die Zertifizierung von einem ISO 9001 Qualitätsmanagement System, ISO 50001 Energiemanagementsystem, ISO 14001 Umweltmanagementsystem oder ISO 45001 Arbeitsschutzmanagementsystem

Personalzertifizierung
Bei einer Personalzertifizierung erfolgt die Prüfung der Kompetenz einer Einzelperson auf Grundlage definierter Qualitätsanforderungen; z.B. die Zertifizierung vom Qualitätsmanagement Beauftragten (QMB) oder Umweltmanagementbeauftragten (UMB)

Was sind die Kosten einer ISO 9001 Zertifizierung?

Die Kosten einer ISO 9001 Zertifizierung sind nicht pauschal zu bestimmen. Grund hierfür ist, dass die Zertifizierungskosten von verschiedenen Faktoren abhängen. Der Kostenfaktor stellt vor allem im heutigen Wettbewerbsumfeld einen wichtigen Punkt für viele Unternehmen dar. Da Unternehmen oftmals nicht nur ein Qualitätsmanagementsystem, sondern auch andere Managementsysteme implementieren und diese auch zertifizieren lassen, nehmen Zertifizierungskosten eine nicht unerhebliche Kostenposition ein. Um sich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu sichern, sind Unternehmen schließlich bestrebt, die einzelnen Kostenpositionen grundsätzlich zu verringern. Dementsprechend wird versucht, auch die Kosten einer Zertifizierung von Managementsystemen möglichst stark zu beeinflussen und zu verringern. Im Folgenden erhalten Sie Informationen über die Zusammensetzung der Kosten einer ISO 9001 Zertifizierung Qualitätsmanagement und erfahren, welche Möglichkeiten sich bieten, die Zertifizierungskosten zu Ihrem Vorteil zu beeinflussen.

Zusammensetzung der Kosten einer Zertifizierung nach ISO 9001

Zertifizierungskosten erfahren eine Beeinflussung durch interne sowie externe Kostenpositionen:

Interne ISO 9001 Zertifizierung Kosten

Unter internen Zertifizierungskosten ist der für den Aufbau des QM – Systems erforderliche Aufwand zu verstehen. Die internen ISO 9001 Zertifizierungskosten sind dabei davon abhängig, welche Bestandteile des QM-Systems bereits vor dessen Einführung im Unternehmen zu finden waren.

Externe Zertifizierungskosten im Qualitätsmanagement

Unter externen Zertifizierungskosten fallen finanzielle Ausgaben, die extra für die Zertifizierung aufgewendet werden müssen. Dementsprechend sind externe Zertifizierungskosten solche, die für die Zertifizierungsstelle anfallen. Hauptsächlich werden die externen Zertifizierungskosten durch die An- sowie Abreisekosten des Zertifizierungsauditors und den generellen Zertifizierungsaufwand beeinflusst.

Wie findet man eine ISO 9001 Zertifizierungsstelle?

Innerhalb des Zertifizierungsprozesses nimmt die Zertifizierer Auswahl bzw. die Suche nach einer passenden ISO 9001 Zertifizierungsstelle eine wichtige Rolle ein. Zunächst ist es wichtig zu differenzieren, ob eine System-, Personen- oder Produktzertifizierung durchgeführt werden soll, da abhängig von der Art der Zertifizierung unterschiedliche Zertfizierungsgesellschaften beauftragt werden können. Möchten Sie zum Beispiel ein Qualitätsmanagement System nach ISO 9001 zertifizieren lassen, so sollten Sie demnach eine auf Qualitätsmanagement Systeme spezialisierte Zertifizierungsstelle beauftragen. Auch nach dieser ersten Eingrenzung können Sie immer noch zwischen einer große Zahl an Zertifizierungsstellen auswählen, was die Suche gar nicht so einfach macht. Damit Ihnen die Zertifizierung Ihres QMS nach ISO 9001 auch gelingt, erhalten Sie auf dieser Seite nützliche Tipps, die Ihnen die Zertifizierer Auswahl erleichtern.

Worauf ist bei der Auswahl einer ISO 9001 Zertifizierungsstelle zu achten?

Bei der Wahl eines Zertifizierer ISO 9001 sollten Sie auf dessen Akkreditierung achten. So stellen Sie Glaubwürdigkeit sowie Objektivität Ihres Qualitätsmanagement Systems vor staatlichen Behörden und Kunden sicher. Um eine Akkreditierung zu erhalten, müssen Organisationen dabei verschiedene Voraussetzungen, welche eine qualitativ hochwertige Arbeit gewährleisten, erfüllen. Die Objektivität einer akkreditierte Zertifizierungsstelle wird durch die Akkreditierung somit sichergestellt.

Im Internet oder auf der Website der DAkkS finden Sie Auflistungen verschiedener akkreditierter Zertifizierer. Bei der DAkkS finden Sie die Übersicht unter „Service“ >> „Verzeichnis akkreditierter Stellen„ . Als Alternative können Sie auf der DAkkS Internetseite auch auf die Volltext Suche zurückgreifen und dort direkt nach einem ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem suchen. So erhalten Sie gleich eine Auflistung jener Prüfstellen, die sich auf die Zertifizierung von QM-Systemen fokussiert haben. Neben der Internetrecherche können Sie sich schließlich bei der Auswahl Ihrer Zertifizierungsstelle auch auf die Empfehlungen von bekannten Unternehmen verlassen.

Erstgespräche nach einer ersten Auswahl möglicher QM Zertifizierer führen

Nachdem eine erste Vorauswahl diverser Zertifizierungsstellen vorgenommen wurde, sollten Sie die in Frage kommenden Zertifizierungsstellen für ein näheres Kennenlernen zu einem Erstgespräch einladen. Dadurch bekommen Sie die Möglichkeit, die verschiedenen Zertifizierer ISO 9001 unmittelbar zu vergleichen. Ebenso wie in fast allen Bereichen, sollte auch bei der ISO 9001 Zertifizierung die Chemie zwischen allen Beteiligten stimmen. Achten Sie außerdem darauf, dass nicht nur die akkreditierte Zertifizierungsorganisation sondern auch der Zertifizierungsauditor zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Verlassen Sie sich dabei ruhig auf Ihr Bauchgefühl, denn eine gute zwischenmenschliche Beziehung bildet gleichzeitig die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Neben der Möglichkeit verschiedene Zertifizierer zu vergleichen, bietet das Kennenlerngespräch eine gute Möglichkeit, offene Fragen zu klären und die Vorgehensweise bei der Zertifizierung sowie die zu erwartenden zu besprechen.

Angebote einholen und Vertrag mit dem gewählten ISO 9001  Zertifizierer aufsetzen

Nach dem Kennenlernen der einzelnen Zertifizierungsorganisationen im Erstgespräch, holen Sie sich die Angebote derjenigen Organisationen ein, welche weiterhin für Ihre Qualitätsmanagement Zertifizierung in Frage kommen. Um den Aufwand der Zertifizierung einschätzen zu können, erhebt die ISO 9001 Zertifizierungsstelle mithilfe eines Fragebogens weitere unternehmensspezifische Informationen und erstellt schließlich auf deren Grundlage ein Angebot. Normalerweise erfassen Anbieter alle Bestandteile des dreijährigen Zertifizierungszyklus in diesem Angebot. Nachdem Sie sich die Angebote der verschiedenen Zertifizierungsgesellschaften eingeholt haben, ist es für Sie an der Zeit, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Sobald Sie ein Angebot akzeptiert und somit eine akkreditierte Zertifizierungsstelle beauftragt haben, beginnt das Zertifizierungsverfahren.