Was ist ein Management Audit nach ISO 9001?

Mit einem Management Audit können Sie Führungskräfte beurteilen und damit das Engagement der obersten Leitung stärken. Der Fisch fängt am Kopf an zu riechen. So lautet die leicht abgemilderte Version einer Redensart, die bereits in der Antike bekannt war. Im Qualitätsmanagement bedeutet dies, dass ein System zum Scheitern verurteilt ist, steht die Leitung nicht dahinter. Nachvollziehbar also, dass die ISO dieses Problem in der ISO 9001 thematisiert ist und die Anforderungen an die Leitung dargestellt werden. Es werden hohe Anforderungen an die Rolle und Verantwortung der Leitung als Förderer des Qualitätsmanagements gestellt.

In einem Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 muss die Führung nun die „Rechenschaftspflicht“ für das Qualitätsmanagement übernehmen. Inwieweit dies durch interne Auditoren, die typischerweise der Führung unterstellt sind, objektiv überprüft werden kann, bleibt dahingestellt. Trotzdem ist das Management Audit „alternativlos“, um die Tätigkeiten der Führungsebene zu reflektieren und die Kompetenzen Ihrer Führungskräfte systematisch zu bewerten.

Welche Vorteile bietet ein Management Audit?

Der größte Vorteil des Management Audits ist sicherlich, dass die oberste Leitung in Bezug auf das Qualitätsmanagementsystem Führung und Verpflichtung zeigen muss, indem sie (neben einigen weiteren Aufgaben) die Rechenschaftspflicht für die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems übernimmt. Dies ist fast wortwörtlich der Text der Einleitung im Unterabschnitt 5.1.1 der ISO 9001:2015, verknüpft mit dem ersten sowie wichtigsten Aufzählungspunkt. Die Überprüfung, ob das Management diesen wichtigen Anforderungen nachkommt, hat es jedoch in sich. Das interne Audit der Führung ist aus unterschiedlichen Gründen eine sensible Geschichte.

Dies haben auch das ISO/TC 176 (die Entwickler der ISO 9001) sowie das IAF (International Accreditation Forum) erkannt und haben durch ihre „ISO 9001 Auditing Practices Group“ einen Leitfaden zur Umsetzung der Audits des „Top Managements“ herausgegeben. Einen wichtigen Punkt nennt die ISO 9001 Auditing Practices Group bereits an prominenter Stelle zu Beginn des Dokuments: Vor allem ist es wichtig, den Fokus der Aufmerksamkeit von (nur) dem Qualitätsbeauftragten zum Management zu verlagern. Im Folgenden wird auf Besonderheiten Bezug genommen, die speziell im Zusammenhang mit der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Management Audits wichtig sind.

Wie plant man ein Audit zur Beurteilung der Führungskräfte?

Damit das Audit auf Augenhöhe möglich wird, sollten Auditoren für dieses Management Audit ausgewählt werden, die über die entsprechenden persönlichen Eigenschaften sowie Auditkompetenzen verfügen. Als wichtigste Punkte für die Auswahl von Auditoren sind hier z.B. zu nennen:

• Verständnis des organisatorischen Kontextes (Unternehmensstruktur sowie Geschäfts- und Managementpraktiken),
• Wissen um geschäftsspezifische und fachliche Verfahren, Techniken, Prozesse und Praktiken,
• Kenntnis zutreffender gesetzlicher Anforderungen,
• Gesprächskompetenz,
• Entscheidungsfähigkeit,
• schnelle Auffassungsgabe,
• Selbstsicherheit,
• diplomatisches Vorgehen,
• flexibles Einstellen auf neue Situationen und ähnliches.

Von wesentlicher Bedeutung für das Management Audit ist, dass sich die Auditoren im Vorfeld die relevanten Informationen, wie z.B. Organisationsdiagramme, Jahresberichte, Geschäftspläne, wichtige Seiten im Intranet usw. ansehen, um auf dem gleichen Niveau wie das Management agieren zu können. Folgende weitere Vorbereitungsaspekte sind hilfreich:

• Rechtzeitige Abstimmung des Audittermins mit dem Management.
• Terminplanung so gestalten, dass die Pünktlichkeit sichergestellt ist.
• Das persönliche Auftreten durch passende Kleidung unterstützen (Dress-Code).
• Das Audit möglichst störungsfrei gestalten (keine Anrufe durchstellen usw.).

Video: Wie Sie mit Fragetechniken im Audit professionell agieren

 

Video: Was ist ein Auditbericht?

 

So wird ein Management Audit nach ISO 9001 durchgeführt

Die folgende Tabelle soll den Auditoren helfen, indem diese Anregungen liefert, mit welchen Nachweisen die Erfüllung der Anforderung des Unterabschnitts 5.1.1 Allgemeines bestätigt werden könnte. Trotz dieser Anregungen, müssen die Auditoren die gesammelten Nachweise inhaltlich überprüfen. So gewährleisten sie die Vollständigkeit und Richtigkeit der Informationen und stellen das Vertrauen in die gezogenen Schlussfolgerungen sicher.

Wie auch in anderen zu auditierenden Bereichen sind die beiden grundlegenden Auditmethoden für ein Management Audit nach ISO 9001 die Befragung und die Sammlung und Bewertung von Auditnachweisen. Im Zuge der Befragung sollten die Auditoren die jeweilige geschäftliche Terminologie, das heißt die in diesem Bereich üblichen Begrifflichkeiten nutzen, um von der Führung ernst genommen und akzeptiert zu werden. Nur so kann es gelingen, Nachweise für das Engagement des Top-Managements für das Qualitätsmanagement und deren Übereinstimmung mit der DIN EN ISO 9001 zu erhalten.

Da das Management Audit typischerweise „am grünen Tisch“ durchgeführt wird, ist es umso wichtiger, dass die Auditoren objektive Nachweise finden, um die Aussagen der Gesprächspartner zu bestätigen.

Gegebenenfalls sind ergänzende Befragungen von Fachbereichen und die dortige Erhebung von Nachweisen erforderlich, um die notwendige Bestätigung für die Umsetzung der Pflichten des Managements zu erhalten. Je nach Situation, zum Beispiel:

• Unterstellte Führungskräfte,
• Qualitätsbeauftragter,
• Controller,
• Personalverantwortliche usw.

Besonderheiten der Berichterstattung 

Wie die vorhergehenden Aktivitäten, sollte ebenfalls die Berichterstattung im Rahmen eines Management Audits dem „Klientel“ angemessen sein. Im Sinne von „Zeit ist Geld“ sollte der Auditbericht dabei möglichst wenig „Prosa“ enthalten und mit Fakten aufwarten. Nach den detaillierten Auditergebnissen sollte ein Fazit mit den nachfolgenden Überschriften dem Management eine schnelle Orientierung ermöglichen:

• Positive Feststellungen,
• Nichtkonformitäten,
• Identifizierte Chancen für Verbesserungen.

Da Chefs die eigene Bewertung häufig nicht mehr gewohnt sind, könnte eine Vorabinformation vor einer Verteilung des Auditberichts das Management etwas beruhigen.