Was ist ein Auditnachweis und wie sammelt man objektive Auditnachweise?

Gemäß der ISO 19011 versteht man unter einem Auditnachweis „Aufzeichnungen, Tatsachenfeststellung oder andere Informationen, die für die Auditkriterien zutreffen und verifizierbar sind“. Dabei verlangt der Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen, dass die Auditnachweise objektiv sind.

Aber was bedeutet „Objektivität“ im Audit? Im übertragenen Sinn werden mit dem Begriff Objektivität Erkenntnisse bezeichnet, die unabhängig von individuellen Meinungen sind. Die beste Waffe im Qualitätsmanagementaudit, um den Kampf gegen das Gegenteil der Objektivität, also die Subjektivität zu gewinnen, sind die verifizierbaren Nachweise. Damit wird eine wesentliche Aufgabe von Auditoren deutlich: Nicht nur Fragen stellen und Antworten notieren, sondern auch Stichproben ziehen und deren Ergebnisse mit einer repräsentativen und verifizierbaren Sammlung von Auditnachweisen belegen. Um diese Nachweise zu erhalten, ist es schließlich erforderlich, dem richtigen „Auditpfad“ (Audit Trail) zu folgen und damit alle für die Konformitätsbewertung notwendigen Nachweise zu erhalten.

An welchen Stellen fordert die ISO 9001 einen objektiven Auditnachweis?

Die DIN EN ISO 9000:2015 definiert den Begriff „objektiver Nachweis“ wie folgt: „Daten, welche die Existenz oder Wahrheit von etwas bestätigen. Objektive Nachweise zum Zweck eines Audits bestehen üblicherweise aus Aufzeichnungen, Tatsachenfeststellungen oder anderen Informationen, die für die Auditkriterien zutreffend und verifizierbar sind. Die DIN EN ISO 9001 fordert an unterschiedlichen Stellen dokumentierte Informationen, die zum Auditnachweis der Umsetzung der Prozesse aufzubewahren sind (= Aufzeichnung ist zu erstellen).

Der Anspruch, objektive Nachweise zu sammeln, lässt sich nur realisieren, wenn mindestens an diesen Stellen Stichproben gezogen werden.

Geforderte Aufzeichnungen als Auditnachweis

Die nachfolgende Aufzählung beinhaltet die geforderten Aufzeichnungen:

• 4.4.8.1 e) 1) – Nachweise, damit darauf vertrauen werden kann, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt wurden;
• 7.1.5.1/2 – Nachweis zur Eignung der Ressourcen zur Überwachung und Messung und über ggf. zur Kalibrierung eingesetzte Alternativen zu rückführbaren Normalen;
• 7.2 d) – Nachweis der Kompetenz der Personen;
• 8.1 e) 2) – Nachweise der Konformität der Produkte und Dienstleistungen;
• 8.2.3.2 – Nachweis der Bewertungsergebnisse im Rahmen der Vertragsprüfung;
• 8.3.2 j), 8.3.3, 8.3.4 f), 8.3.5 – Nachweis zu Entwicklungseingaben, Tätigkeiten der Entwicklungssteuerung und zu Entwicklungsergebnissen;
• 8.3.6 – Nachweis, dass Entwicklungsänderungen wie gefordert gehandhabt wurden;
• 8.4.1 – Nachweis der Ergebnisse der Beurteilung, Leistungsüberwachung und Neubeurteilung von externen Anbietern;
• 8.5.2 – Sämtliche Nachweise zur Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit;
• 8.5.3 – Nachweise über Ereignisse bei Verlust oder Beschädigung von Eigentum des Kunden oder externen Anbietern;
• 8.5.6 – Ergebnisse der Überprüfung von Änderungen, des Personals zur Autorisierung der Änderung und alle notwendigen Maßnahmen;
• 8.7.2 – Nachweis über die Maßnahmen, Sonderfreigaben sowie über die Stelle, welche die Entscheidung getroffen hat;
• 8.6 – Nachweis der Konformität der Produkte bzw. Dienstleistungen mit den Annahmekriterien sowie der für deren Freigabe zuständigen Personen;
• 9.1.1 – Ergebnisse der Überwachungs- und Messtätigkeiten;
• 9.2.2 f) – Nachweise zur Verwirklichung des Auditprogramms und über die Auditergebnisse;
• 9.3.3 – Ergebnisse der Managementbewertung;
• 10.2.2 – Nachweis über die Art der Nichtkonformitäten, getroffene Korrekturmaßnahmen und deren Ergebnisse.

Welche Schnittstellen sind für einen objektiven Auditnachweis gesondert zu betrachten?

An den Stellen, wo Grenzen überschritten werden, entstehen in Unternehmen immer besondere Risiken. Diese sollten Sie daher besonders berücksichtigen. Denken wir nur an die „never ending story“ von „Bring- oder Holschuld“. Mit dem Audit soll erreicht werden, dass Schnittstellen verbindend und nicht trennend wirken. Nachfolgend sind einige Schnittstellen aufgelistet, die im Audit gesondert als Auditnachweis zu betrachten sind:

Abteilung/Abteilung:

An der Wertschöpfung beteiligte Abteilungen sind typischerweise für die Umsetzung eines Teilprozesses des gesamten wertschöpfenden Prozesses verantwortlich. Zum Beispiel: Abteilung Vertrieb, Abteilung Arbeitsvorbereitung, Abteilung Fertigung usw. Diese Schnittstellen sollten deshalb in der Reihenfolge des übergreifenden Wertschöpfungsprozesses für die jeweilige Kategorie an Produkten oder Dienstleistungen betrachtet werden.

Kernprozess/Unterstützungsprozess:

Im weiteren Sinne sind Unterstützungsprozesse als interne Lieferanten für die Kernprozesse zu betrachten. Deshalb sollte im Zuge der Auditierung von Kernprozessen immer überprüft werden, welche Unterstützungsleitungen der Kernprozess benötigt. Ein Montageprozess benötigt für den reibungslosen Ablauf zum Beispiel:

• Funktionierende Einrichtungen,
• Wartung sowie Instandhaltung,
• Zugriff auf nötige Anweisungen,
• Dokumentenlenkung, EDV,
• Funktionierende Prüfmittel,
• Qualitätssicherung, usw;

Video: Auditarten und Auditformen

 

Video: Ablauf Audit – so funktioniert ein Audit

 

Output/Input als Schnittstelle für den objektiven Auditnachweis:

In unterschiedlichsten Konstellationen können im Unternehmen Outputs an der einen Stelle zu Inputs an einer anderen Stelle werden. Halbfertigerzeugnisse im Herstellungsprozess, Dokumente, die weitergeleitet werden, Equipment, Medien und vieles mehr. Für den Output gilt es zu ermitteln, ob dessen Qualitätsniveau ausreichend ist, sodass er als Input geeignet ist;

Interner Prozess/Lieferantenprozess:

Diese Schnittstelle hat die ISO 9001 ganz besonders im Fokus. Die Norm legt für diese extern bereitgestellten Prozesse (ausgegliederten Prozesse) dezidierte Anforderungen fest, um das Zusammenwirken des externen Anbieters mit der Organisation abzusichern. Im Audit sind dabei bei der Betrachtung dieser Schnittstelle die Vorgaben des Unterabschnitts 8.4.3 zu berücksichtigen;

Fertigungsstufe/Fertigungsstufe:

Auch innerhalb eines Teilprozesses oder einer Abteilung sind in bestimmten Fällen Schnittstellen gegeben. Fertigungsstufen grenzen den Status der Veredelung eines Produktes ab. Die Fertigungstiefe umfasst dabei die Gesamtzahl aller Fertigungsstufen. Wie beim Output ist hier analog zu bewerten, ob das Qualitätsniveau am Ende einer Stufe ausreichend für die darauf folgende Stufe ist;

Schicht/Schicht:

Die Qualität der Schichtübergabe hat eine große Auswirkung auf den Arbeitsprozess. Unleserliche Schmierzettel, auf denen kurz die Informationen für das Personal der folgenden Schicht notiert sind, haben dabei schon große Probleme verursacht. Für das Audit ist die Vollständigkeit der Informationsweitergabe in Bezug auf Befunde, Probleme, besondere Absprachen, Gefahrensituationen sowie technische Defekte relevant. „Büroaudits“ dokumentieren nur Wunschvorstellungen. Ein häufig praktiziertes Vorgehen im Audit ist die Befragung eines Verantwortlichen im Besprechungsraum „entlang der Prozessbeschreibung“. Die Führungskraft erklärt dabei dem Auditor alle Schritte des Verfahrens. Diskutiert werden bei dieser Art des Auditierens jedoch nur die theoretischen Abläufe. Dies lässt jedoch keine belastbare Aussage zu, ob das Verfahren in der Praxis auch tatsächlich so stattfindet, auch wenn der Auditierte guten Gewissens daran glaubt, dass die Organisation das Verfahren in der dargestellten Weise durchführt. Die folgenden Möglichkeiten sind jedoch nicht von der Hand zu weisen:

• Die Mitarbeiter praktizieren zum Teil andere Vorgehensweisen;
• Die Mitarbeiter geben ihm gegenüber eine andere Version wieder, um sich positiv darzustellen.

Deshalb müssen Auditoren die Audits zum größten Teil an den Stellen durchführen, wo die Arbeit getan wird, um die realen Vorgänge zu betrachten und deren Sinnhaftigkeit bewerten zu können. Ein weiteres Problem bei Büroaudits ist die Gefahr, dass nicht ausreichend Nachweise gesammelt werden können. Die gesammelten Nachweise sind häufig nicht repräsentativ, wenn zum Beispiel die zu auditierende Führungskraft zum Audit mit dem Hinweis erscheint: „Ich habe schon mal einen passenden Ordner mit Nachweisen herausgesucht“.

Was ist bei der Festlegung des Auditpfads zu beachten?

Bei der Festlegung des Auditpfades ist eine grundsätzlich Frage interessant: Auditieren wir „vorwärts“ und folgen dem natürlichen Weg eines Produktes oder eines Dienstleistungsprozesses oder auditieren wir „rückwärts“ und bewerten dabei  den Entstehungsprozess anhand der im Prozess entstandenen Aufzeichnungen.

Vorwärts-Audit:
Die Durchführung der Prozessschritte ist Gegenstand des Audits. Neben der Effektivität der Tätigkeiten kann auch deren Effizienz bewertet werden. Der Zeitbedarf des Audits hängt jedoch von der Prozessgeschwindigkeit ab. Lang andauernde Tätigkeiten können auf diese Weise nicht vollständig auditiert werden;

Rückwärts-Audit:
Diese Methodik erlaubt nur die Bewertung der Effektivität, da den Aufzeichnungen meist nicht im Detail entnommen werden kann, wie die Ergebnisse entstanden sind. Verbesserungspotenziale bleiben eher verborgen. Der Auditaufwand ist jedoch typischerweise geringer, da sich die Konformitätsbewertung auf die Einhaltung der Spezifikation beschränkt.

Die DIN EN ISO 9001 gibt uns hier eine gute Orientierung, da wir den risikobasierten Ansatz zu Grunde legen können. Dort, wo die Risiken für die Qualität (Kundenreklamationen, Kosten, usw.) am höchsten sind, werden die Teilprozesse im Vorwärts-Audit betrachtet. Die weniger kritischen Aspekte bewerten wir anhand der vorliegenden Aufzeichnungen.

Der „Auditpfad“ ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Audit

Die Recherche in der DIN EN ISO 9000 nach dem Begriff Auditpfad bzw. „Audit Trail“ ist leider erfolglos. Ein alternativ konsultiertes Wirtschaftslexikon bietet uns jedoch eine aussagefähige Definition: „Ein Audit Trail (=Auditpfad; vom engl. Trail: Pfad, Spur) ist ein systematischer Ansatz zur Sammlung von Nachweisen, basierend auf Stichproben, um zu ermitteln, ob in Wechselwirkung stehende Prozesse die erwarteten Ergebnisse erbringen. Obwohl dieses Vorgehen von kompetenten Auditoren weitgehend angewendet wird, ist die Orientierung an dem Auditpfad keineswegs überall gängige Praxis. Auditoren müssen sich unbedingt im Vorfeld des Audits mit dem jeweiligen Ablauf des Prozesses beschäftigen, den sie auditieren wollen. Das Audit selbst muss dann jedoch vor Ort erfolgen, um dem Geschehen im Prozess „live“ beiwohnen zu können.

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Welches Werkzeug hilft bei der Sammlung von Auditnachweisen?

Für die Sammlung Ihrer Auditnachweise sollten Sie auf Auditchecklisten zurückgreifen. Abschließend ist noch die Frage zu beantworten, wie die Auditoren die Orientierung auf dem festgelegten „Auditpfad“ behalten und den Überblick bewahren können. Das probate Werkzeug in der „Auditorentoolbox“ ist dabei die Auditcheckliste. Diese Art von Dokumenten ist typischerweise wie folgt gegliedert:

• Benennung der zu auditierenden Umfänge;
• Ggf. vorformulierte Auditfragen;
• Auditstichprobenpläne;
• Bereiche zur Dokumentation von Auditaufzeichnungen;
• Bereiche zur Bewertung der Auditfeststellungen;

Sie können Auditchecklisten in zwei unterschiedlichen Ausprägungen anwenden: Auditierung vom vorhandenen Qualitätsmanagementsystem zu den Anforderungen der DIN EN ISO 9001 oder Nutzung der Checkliste, um von den Anforderungen zum Qualitätsmanagementsystem zu auditieren. Die Auditierung vom Qualitätsmanagementsystem zu den Anforderungen bedeutet, dass die Struktur der Checkliste der Struktur der Prozesse folgt und die Normpunkte zugeordnet werden. Dies hat den großen Vorteil, dass Sie nicht nur die Normkonformität, sondern auch die Leistung der Prozesse betrachten können. Die Nutzung von Checklisten darf jedoch nicht die Flexibilität im Auditprozess eingrenzen und zu starrem Vorgehen führen. Eine ausgefüllte Checkliste ist dann ebenfalls ein objektiver Auditnachweis.