Ein Prozess im Unternehmen ist eine logisch verbundene Folge von Aktivitäten mit einem Ergebnis, welches ein bestimmtes Ziel hat. Zuverlässige Prozesse sind essenziell für das Bestehen und die Weiterentwicklung eines Unternehmens. Nur dann, wenn diese reibungslos und effizient funktionieren, kann ein Unternehmen dauerhaft erfolgreich sein. Prozesse (Begriff aus dem lateinischen: „procedere“, fortschreiten, bzw. „processus“, der Verlauf oder Fortgang) werden auch als Vorgang, Ablauf oder Arbeitsschritt bezeichnet. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass mehrere Beteiligte wie Menschen, Maschinen und Materialien barrierefrei und unter beherrschten Bedingungen zusammenarbeiten, um ein Ergebnis zu erzielen. Es gibt einen bestimmten Input, der zu einem vorab festgelegten Output führt. Mit einer geplanten und wiederkehrenden Abfolge von miteinander verbunden Aktivitäten bzw. Arbeitsschritten, die immer in der gleichen Reihenfolge durchgeführt werden, sorgen Unternehmensprozesse somit für das reibungslose Zusammenspiel aller Beteiligten. Das Ziel: Kundenbedürfnisse optimal erfüllen. Für den Kunden bringen diese Vorgänge einen messbaren Nutzen und leisten außerdem einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmenszeile.
Jeder Prozess ist also ein Teil des Gesamtablaufs (Ablaufgestaltung = Prozessgestaltung) von der Idee über Entwicklung, Planung, Testung, Qualifikation, der eigentlichen Leistungserbringung, dem Kundendienst bis zur Entsorgung. Das Ergebnis des Gesamtablaufs ist abhängig von der Qualität jedes einzelnen Teilablaufs. Somit beeinflusst jeder Arbeitsschritt das Gesamtergebnis.
Die vereinfachte Prozessdarstellung
Wie genau ein Prozess abläuft, lässt sich auch ganz einfach darstellen. Möchte man z.B. Spaghetti mit Tomatensoße zum Abendessen zubereiten, dann muss man zuerst die rohen Zutaten einkaufen oder zusammensuchen, die man für das Gericht braucht = Eingabe. Anschließend werden die Zutaten zubereitet bzw. gekocht = Aktivität. Zum Schluss hat man dann das fertige Gericht = Ergebnis des kompletten Prozesses.
Eine Aktivität (das Kochen) verwandelt also die Eingabe (rohe Zutaten) in das Ergebnis (fertiges Gericht).
Eigenschaften eines Prozesses
Ein Prozess besteht aus wesentlichen Eigenschaften, die immer gleich sind. Anhand der folgenden Kennzeichen lässt sich klar bestimmen, ob es sich um einen Prozess handelt.
Jeder Prozess
- … hat einen Anfang (eine definierte Eingabe = Input) und ein Ende (eine definierte Ausgabe = Output).
- … hat einen oder mehrere Auslöser.
- … hat einen (oder mehrere) Eigentümer (Prozessmanager).
- … braucht detaillierte Vorgaben (z.B. Prozessbeschreibung).
- … hat einen (oder mehrere) interne und/oder externe Kunden.
- … hat klare Prozessziele, die in eindeutigen Prozesskennzahlen gemessen werden
- … wird regelmäßig überwacht und gemessen.
- …. hat Verbesserungspotential.
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Welche Prozessarten gibt es im Unternehmen?
Auf Basis der oben genannten Definition eines Prozesses (Eingabe, Aktivität, Ergebnis) kann man Unternehmen auch als einen einzigen Prozess beschreiben. Dies ist für Unternehmen jedoch zu grob, sodass dort verschiedene Prozesse unterschieden und auch in verschiedene Prozessarten untergliedert werden. Dies ist wichtig für ein funktionierendes Prozessmanagement, sowie um das Prozessverständnis zu vertiefen. Die Prozessarten kommen z.B. bei der Erstellung einer Prozesslandkarte zum Einsatz:
Management- oder Führungsprozesse
Kernprozesse
Unterstützungsprozesse
Bei der Unterteilung in die einzelnen Prozesse sollte man aber auf Überschaubarkeit achte, denn zu viele kleine Arbeitsschritte können schnell unübersichtlich werden. Es braucht also eine angemessene Anzahl von Prozessen, die zwar detailliert genug sind ohne dabei aber zu sehr ins Detail zu gehen.
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Was sind Geschäftsprozesse im Unternehmen?
Geschäftsprozesse zählen zu den Wertschöpfungsaktivitäten, welche wiederum zu den operativen Prozessen in einem Unternehmen gehören. Dabei handelt es sich um eine Anzahl verschiedener Einzeltätigkeiten, die miteinander verknüpft sind. Diese werden gemeinsam ausgeführt, um eine bestimmte Leistung (z.B. ein Produkt oder eine Dienstleistung) oder ein betriebliches Ziel zu erreichen. Im Allgemeinen wird mit dem Begriff die Leistungserbringung für den Kunden mit dem Ziel der Kundenzufriedenheit beschrieben.
Diese Prozesse sind also auf die Unternehmensstrategie und -ziele ausgerichtet und ganzheitlich in den Unternehmenskontext eingeordnet. Auch deswegen werden sie durch das Prozessmanagement organisiert und auch regelmäßig auf ihre Effizienz überprüft. Dabei zeigt sich, dass sie immer wieder verbessert werden können mit dem Ziel, dass jeder Prozess im Unternehmen optimal abläuft. Ein Geschäftsprozess hat dann ein optimales Ergebnis, wenn der eingesetzte Input einen geringeren Wert als der spätere Output hat. Durch diese Umwandlung soll es also zu einer Wertsteigerung (Wertschöpfung) kommen.
Die Formen von Geschäftsprozessen
Geschäftsprozesse können ganz unterschiedliche Formen annehmen. Das können z.B. folgende sein:
- Ein in sich geschlossener, einzelner Prozess.
- Ein Teilprozess als Bestandteil eines anderen Geschäftsprozesses.
- Eine Zusammenfassung mehrerer Prozesse.
- Ein Input für einen nachfolgenden Geschäftsprozess.
- Ein Prozess oder Prozesse, die über die Grenzen des Betriebs hinausgehen und somit externe Bestandteile haben.
Die Vorteile von Geschäftsprozessen
Geschäftsprozesse sind also essenziell für Unternehmen. Doch was genau sind die Vorteiler dieser Prozesse?
- Gesundes Wachstum des Unternehmens durch Stabilität und Flexibilität
- Erhöhung der Wirtschaftlichkeit durch Steigerung der Effizienz und Effektivität der Abläufe
- Schaffung einer Basis für Automatisierung und Digitalisierung
- Steigende Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit durch Standardisierung und Verbesserung der Qualität
- Verringerung von Fehlern und Missverständnissen
- Schaffung von Transparenz durch Dokumentation
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