Ein Audit ist eine systematische Prüfung von Informationen, Prozessen oder Systemen, um die Einhaltung von Standards, Vorschriften oder Zielen sicherzustellen. So ist das Audit eine zentrale Forderung der meisten Managementsystemnormen. Deshalb lassen sich die Inhalte dieser Seite, welche sich an der ISO 9001 orientiert, auch auf andere Managementsysteme und Normen, wie die DIN EN ISO 14001 oder die IATF 16949 übertragen.
Die Norm ISO 9001 fordert die Durchführung interner Audits. Bei diesen wird geprüft, ob das Qualitätsmanagementsystem die Anforderungen der Norm erfüllt. Auch bei der Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystem spielen Audits eine wichtige Rolle. Neben Managementsystemen können aber auch Produkte oder Prozesse auditiert werden. Wir informieren Sie auf dieser Seite ausführlicher zum Audit und zeigen, wie dieses abläuft und welche Auditarten und -formen unterschieden werden können.
Wie lautet die Audit Definition?
Der Begriff Audit leitet sich dabei vom lateinischen Wort audire für zuhören/hören ab. Es handelt sich dabei um eine unabhängige Bewertung bzw. Prüfung von Systemen, Informationen, Organisationen oder Prozessen. MIt dem Audit können Probleme, Schwachstellen oder Fehler entdeckt undDie Durchführung erfolgt durch einen qualifizierten und unabhängigen Auditor, der die Ergebnisse im Auditbericht festhält und
und hat im Zusammenhang mit Managementsystemen nach ISO 9001 eine wichtige Aufgabe. Dabei wird das Audit Bei einem Audit ISO 9001 wird verglichen, ob ein bestimmter Ist- Zustand auch wirklich dem geplanten Ziel entspricht. So z.B. ob alle Ist-Zustände eines ISO 9001 Qualitätsmanagement Systems auch tatsächlich den Zielwerten (Normvorgaben) entsprechen, was wesentlich ist wenn man als Unternehmen nicht Gefahr laufen möchte eine Zertifizierung zu verlieren bzw. diese überhaupt erst zu erreichen.
Welche Audit Formen gibt es?
Wie eingangs bereits erwähnt, können mit Audits Managementsysteme, Prozesse, Produkten oder die Einhaltung von Vorschriften / Anforderungen überprüft werden. Daraus lassen sich unterschiedliche Auditformen ableiten. Jede dieser Auditformen hat einen spezifischen Fokus und dient dazu, unterschiedliche Aspekte eines Unternehmens oder einer Organisation zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie den relevanten Standards und Zielen entsprechen.
Systemaudit
Ein Systemaudit konzentriert sich auf die Überprüfung eines gesamten Managementsystems in einem Unternehmen, wie beispielsweise ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001. Es bewertet, ob das System effektiv funktioniert und den festgelegten Standards und Zielen entspricht.
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Prozessaudit
Bei einem Prozessaudit liegt der Schwerpunkt auf der Überprüfung eines spezifischen Geschäftsprozesses. Es zielt darauf ab, die Effizienz und Wirksamkeit dieses Prozesses zu bewerten, Fehlerquellen zu identifizieren und anschließend Verbesserungen vorzuschlagen. Ein Beispiel ist ein Audit des Bestellprozesses in einem Unternehmen.
>> Hier erhalten Sie weitere Informationen zum Prozessaudit.
Produktaudit
Ein Produktaudit konzentriert sich auf die Qualität eines bestimmten Produkts oder einer Dienstleistung. Es prüft, ob das Produkt oder die Dienstleistung den Qualitätsstandards und -anforderungen entspricht. Produkte können physische Waren oder auch Softwareprodukte sein.
>> Hier erhalten Sie weitere Informationen zum Produktaudit.
Compliance-Audit
Bei einem Compliance-Audit geht es darum, sicherzustellen, dass ein Unternehmen oder eine Organisation die geltenden Gesetze, Vorschriften und branchenspezifischen Standards einhält. Dieses Audit identifiziert mögliche Nichtkonformitäten und unterstützt die Einhaltung rechtlicher Anforderungen.
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Auditarten – Unterschied zwischen dem internen und dem externen Audit ISO 9001
Die Auditarten unterscheiden sich hauptsächlich hinsichtlich ihrer Durchführung (extern oder intern) und ihrem Zweck (Bewertung von Lieferanten, Zertifizierung, interne Kontrolle). Daraus lassen sich die nachfolgenden Auditarten ableiten.
First Party Audit – internes Audit
Interne Audits – auch First Party Audits genannt – werden von internen Mitarbeitern durchgeführt, um interne Prozesse und Kontrollen zu überwachen. 1st Party Auditoren sind oftmals Teil des eigenen Unternehmens und beschäftigen sich mit dem Audit des eigenen Qualitätsmanagementsystems z.B. nach ISO 9001.
Second Party Audit – externes Audit
Beim Second Party Audit handelt es sich um ein externes Audit, welches von einem Lieferanten bzw. Kunden des geprüften Unternehmens durchgeführt wird. Daher ist auch der Begriff Lieferantenaudit geläufig. Ziel dieses Audits ist die Überprüfung, ob der jeweilige Lieferant auch wirklich die Qualitätsvorgaben einhält. Besonders wichtig ist ein solches Lieferantenaudit in Branchen mit hoher Abhängigkeit von der Qualität der zugelieferten Produkte (z.B. in der Automobilindustrie).
Third Party Audit – externes Audit
Auch bei einem Third Party Audit handelt es sich um ein externes Audit. Dieses wird jedoch von einer unabhängigen externen Stelle, die keine direkte Geschäftsbeziehung zum auditierten Unternehmen hat, durchgeführt. Im Rahmen eines 3rd Party Audits prüfen z.B. Zertifizierungsstellen, ob das Qualitätsmanagementsystem die ISO 9001 Anforderungen erfüllt. Ziel ist eine objektive Bestätigung der Einhaltung von Standards und die Erteilung der Zertifizierung.
Wer muss sich mit dem Thema Audit ISO 9001 beschäftigen, wer ist Auditor?
Mit dem Thema Audit müssen sich all jene Unternehmen beschäftigen, welche ein ISO 9001 Qualitätsmanagement System betreiben oder im Unternehmen einführen möchten. Um dieses QM Audit ISO 9001 kommt niemand herum. Diese werden im Unternehmen von speziell geschultem Personal – den Auditoren – durchgeführt. Hierbei ist es ratsam einzelne Mitarbeiter gezielt in diesem Bereich zu schulen bzw. zum internen Auditor ISO 9001 weiterzubilden. Dieser interne Auditor kennt sich nicht nur mit dem Ablauf eines Audits nach ISO 9001 aus, mit welche wir uns auch auf den folgenden Seiten beschäftigen. Ein interner Auditor im ISO 9001 Qualitätsmanagement hat also andere Themenschwerpunkte und anderes Themenwissen wie ein interner Auditor nach IATF 16949 oder ISO 14001.
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Diese Schritte sollten Sie bei der Umsetzung Ihrer QM Audits nach ISO 9001 berücksichtigen
Die Freigabe des Auditprogramms durch den Auftraggeber – bei internen ist dies die Oberste Leitung – stellt den Startpunkt dar.
Ableitung der Auditziele
Mithilfe der Qualitätsziele werden für jedes individuelle Audit eigene Auditziele festgelegt. Denn erst nach Definition des Auditziels, erhält das Qualitätsmanagement QM Audit an sich einen tieferen Sinn. So können Sie z.B. das Qualitätsziel „Verringerung der Durchlaufzeiten“ auf die einzelnen Audits aufteilen. Für die Auditierung des Prozesses bzw. für das Prozessaudit „Fertigung, Montage und Versand“ würde das abgeleitete Auditziel nun heißen: „Identifikation und Verringerung der Liege- & Wartezeiten, Vereinfachung und Verkürzung der Wege“.
Planung und Vorbereitung vom QM Audit
Wurden die relevanten Prozesse sowie die dazugehörigen Auditzeile identifiziert, so erfolgt im nächsten Schritt die Zusammenstellung eines qualifizierten Auditoren-Teams. Erfolgt eine Einteilung in Lead- sowie Co-Auditor, so sollte der Lead-Auditor Profi in der Durchführung von Audits sein. Der Co-Auditor hingegen, sollte tiefgründiges Expertenwissen in den zu auditierenden Prozessen mitbringen.
Im Auditplan sollten zumindest Informationen über die Prozesse, die Prozessverantwortlichen , die Auditoren, der Dauer, dem Ort und den Bezügen zu relevanten Normanforderungen vermerkt sein. Anschließend müssen die Auditoren zusammen mit den Prozessverantwortlichen die relevanten Dokumente (Auditkriterien) als Grundlage für das QM Audit ISO 9001 identifizieren:
- Q-Politik, Q-Ziele, QMH
- Prozessbeschreibungen
- Arbeits- und Prüfanweisungen
- Checklisten
- Kennzahlen …
Zur Erstellung einer strategieorientierten Checkliste ist diese Dokumentation aus Sicht der Auditziele zu lesen und zu kommentieren. Die Checkliste für Prozessaudits besteht aus drei Teilen:
1. Teil: Fragen zum Prozess-Umfeld (Basisfragen, relativ gleich)
2. Teil: Strategiespezifische Fragen (individuell erarbeitet, je Audit sowie Auditziel)
3. Teil: Fragen zur Ermittlung der Normkonformität, z.B. ISO 9001 (statisch, immer gleich)
Dabei können Sie diese Checkliste, je nach Unternehmenskultur, mit den Prozessverantwortlichen abstimmen.
Wie können Sie ein QM Audit wirkungsvoll und normkonform durchführen?
Das Audit ISO 9001 an sich beginnt mit einem Eröffnungsgespräch. Anschließend wird das Bild, welches sich aus der Sichtung der Dokumente erschließen lies, mit den Beteiligten vor Ort anhand konkreter Beispiele geprüft. Dabei gilt die Regel, dass dem „strategischen“ Auditeinstieg (z.B. durch ergründen der Ziele) der Hauptteil mit der dreigeteilten Fragensystematik folgt. Zum Abschluss wird ein strategischer Ausstieg vorgenommen. Dies kann z.B. durch die Frage „Was soll/wird in einem Jahr anders sein?“ geschehen. Um den Erfolg des Audits sicherzustellen, müssen Sie auf die Kommunikation während des Audits achten. So können Sie dabei mithilfe offener Fragen besonders umfangreiche Informationen sammeln. Im Gegensatz dazu sind geschlossenen Fragen nur dann zweckmäßig, wenn eine Entscheidung (z.B. bezüglich erforderlicher Verbesserungsmaßnahmen) getroffen werden soll.
Auditbewertung, Bericht erstellen und Nutzenermittlung
Zum Abschluss gilt es Feststellungen zu treffen, wobei die Bewertung der Fragen stets offen und den Auditierten bekannt sein sollte:
- Positive Beobachtungen (= Stärke),
- Schwerwiegende bzw. kritische Abweichung (= Schwachpunkt),
- Geringfügige Abweichung (= Trainingspunkt),
- Verbesserungsmöglichkeiten (= Chance).
Auditoren sollten dabei konsequent Stärken würdigen und Verbesserungsmöglichkeiten festlegen, denn nur wenn sie Verbesserungspotenziale auch wirklich identifizieren, bringen diese dem Unternehmen langfristigen Nutzen!
Wirksamkeitsprüfung der Auditfolgemaßnahmen
Im Anschluss müssen Sie die Umsetzung von Auditfolgemaßnahmen überwachen und mittels ZDF (Zahlen, Daten, Fakten) auf deren Veränderungseffekt in Hinsicht der Unterstützung der Zielerreichung bewerten.
Video: Planung des Auditprogramms
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Was sind Zielaspekte im Audit ISO 9001?
Auditieren Sie im Sinne der Unternehmensstrategie, indem Sie Ihre Unternehmensziele berücksichtigen! Interne Audits werden in vielen Unternehmen als „Pflicht“ zum Nachweis der Anforderungserfüllung der entsprechenden Regelwerke angesehen. Aus diesem Grund entwickeln sich viele interne Audits zu einer zwingenden Veranstaltung, mit der eventuelle Zweifel überwunden werden können. Allerdings bieten sie viel mehr. So können sie unter anderem Anreize für die Anwendung des Managementsystem bieten. Damit dies erreicht werden kann, ist es erforderlich, dass interne Audits sich auf die Ziele der Organisation ausgerichtet werden. Das Auditprogramm stellt dafür das ideale Werkzeug zur Umsetzung dar. Im folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre internen Audits neu aufsetzen und so eventuell den wirtschaftlichen Nutzen erhöhen können.
Was bedeutet strategisch im QM zu auditieren?
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Basierend auf vergangene Auditergebnisse und Managementbewertungen setzt ein fiktives Unternehmen Organisation Schwerpunkte in der Auditplanung. Der QMB verkürzt den Umfang der Prozessauditierung „Wartung“ anschließend zum Vorteil des Prozesses „Personalentwicklung“. Vermehrte Reklamationen, die auf mangelhafte Qualifikation beruhen, sind der Grund für die Reduzierung des Auditumfangs. Klingt eigentlich logisch, doch leider ist es immer noch so, dass interne Audits gegen den Sägezahneffekt nur als „Generalprobe“ der externen Audits empfunden und genutzt werden.
Da das Unternehmen das Verbesserungspotenzial als Beitrag zum Erfolg der Organisation nicht vollends ausschöpft, ist dies ein klassisches Beispiel für Verschwendung. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass interne Audits sich direkt an den Unternehmenszielen orientieren. Dafür müssen Sie aus den Zielvorgaben für das Unternehmen sowie für die einzelnen Prozesse die Ziele ableiten. Die abgeleiteten Auditziele dienen anschließend dazu, die „Auditroute“ individuell durch die Prozesskette/den Prozess festzulegen.
Welche wichtigen Prozesse müssen im Audit ausgeprägter auditiert werden?
Die Norm liefert Ihnen wichtige Hinweise zur Umsetzung Interner Audits. Jedoch sind diese Hinweise sehr allgemein und unvollständig gehalten, weshalb Sie sich darüber hinaus auch an die Vorgaben der ISO 19011 orientieren sollten. Die ISO 19011 kann als Leitfaden für die Umsetzung von Audits, der Ihnen ausführliches Detailwissen zur Auditplanung und -durchführung, vermittelt.
Grundsätzlich gilt:
Alle Audits sind mit Aufwand verbunden. Von daher sollten Sie sich genau überlegen, welches Qualitätsmanagement Audit für Ihr Unternehmen auch wirklich sinnvoll ist. Nach den Normvorgaben sollten Sie Prozesse, welche eine größere Bedeutung aufweisen, auch regelmäßiger und umfangreicher bei Audits prüfen. Die organisierte Verwirklichung kann mithilfe eines Auditprogramms sichergestellt werden.
Umsetzung eines Qualitätsmanagement Audits
Die ISO- Norm DIN ISO 19011 sowie die ISO 8402 definieren ein Qualitätsaudit nach folgendem Leitsatz:
… „eine systematische und unabhängige Untersuchung, um festzustellen, ob die qualitätsbezogenen Tätigkeiten und die damit zusammenhängenden Ergebnisse den geplanten Vorgaben entsprechen und diese Vorgaben effizient verwirklicht werden und geeignet sind, die Ziele zu erreichen“.
Qualitätsaudits können dabei auf das gesamte QM System oder Teile davon, auf Verfahren (Prozesse) oder Produkte angewendet werden.
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