Was ist ein Auditprogramm und wie wird es erstellt?

Laut der ISO 19011 versteht man unter einem Auditprogramm einen Satz von einem oder mehrerer Audits, die über einen bestimmten Zeitrahmen geplant sind und dabei ein bestimmtes Ziel verfolgen. Jedes Qualitätsmanagement Audit muss dabei sorgfältig vorbereitet werden. Die einzelnen Auditarten unterscheiden sich zwar in der Art und Weise der Durchführung, allen gemeinsam sind jedoch einige wichtige Schritte in der Planungsphase. Diese sind die Erstellung, die Genehmigung und die Umsetzung der Auditprogramme. Oftmals wird das Auditprogramm dabei häufig als Auditjahresplan verwechselt, welcher regelt, wer wann welche Abteilung auditiert. Dabei ist ein solches Programm viel mehr als eine reine Planung. Auf dieser Seite erfahren Sie schließlich, was bei den einzelnen Schritten der Audit Planungsphase geschieht und wie sich ein Auditprogramm von einem Auditjahresplan unterscheidet.

Was sind die Anforderungen der ISO 9001 an ein Auditprogramm?

Die Qualitätsmanagement Norm fordert von Unternehmen, dass diese ein oder mehrere Auditprogramme aufbauen und verwirklichen. Die Auditprogramme müssen die Häufigkeit von Audits, Methoden, Verantwortlichkeiten sowie die Anforderungen an Planung und Berichterstattung enthalten. Zudem müssen Sie die Bedeutung der betroffenen Prozesse, Änderungen und Ergebnisse vorheriger Audits berücksichtigen. Um den Vorgaben zur richtigen Umsetzung auf die Schliche zu kommen, bietet sich dabei eine „Normenanalyse“ in drei Schritten an:

1. Derartige Begrifflichkeiten des Qualitätsmanagements werden bekannterweise in der DIN EN ISO 9000 erläutert. Nach dieser Norm ist ein Audit ein „Satz von einem oder mehreren Audits, die für einen spezifischen Zeitraum geplant werden und auf einen spezifischen Zweck gerichtet sind.“ In der zugehörigen Anmerkung wird nochmals klargestellt, dass ein Auditprogramm alle Tätigkeiten, die für das Planen, Organisieren und Durchführen der Audits erforderlich sind, enthält.
   
2. Eine Antwort, welche Tätigkeiten hier mindestens enthalten sein müssen, findet sich in der DIN EN ISO 9001 : Im Zusammenhang mit dem Auditprogramm ist nachzuweisen, dass folgende Aspekte berücksichtigt werden:
   • Der Status und die Bedeutung der zu auditierenden Prozesse und Bereiche sowie die Ergebnisse früherer Audits.
   • Festlegung der Auditkriterien, des Auditumfangs, die Audithäufigkeit sowie der Auditmethoden.
   • Die Durchführung der Audits muss Objektivität und Unparteilichkeit des Auditprozesses sicherstellen. Die Auswahl der Auditoren muss sicherstellen, dass diese ihre eigene Tätigkeit nicht auditieren.
     
3. Da diese „Muss-Vorgaben“ der DIN EN ISO 9001 einen etwas rudimentären Charakter besitzen und keine operativen Hinweise zur Umsetzung enthalten, bietet sich ein Blick in das Regelwerk für die „beste Praxis des Auditierens“, die DIN EN ISO 19011, an. Hier finden wir umfangreiche, ergänzende Hinweise zu den Vorgaben der DIN EN ISO 9001.

Wie erstellt man ein Auditprogramm für ein Qualitätsmanagement Audit nach ISO 9001?

Video: Ablauf Audit – so funktioniert ein Audit

 

Video: Aufgaben eines Auditors

 

Das Auditprogramm ist nicht gleich ein Auditjahresplan

„Auditprogramm – das unbekannte Wesen“. Dieser Satz beschreibt den Begriff sehr treffend, da auf die Frage in der Organisation nach dem Umgang mit diesem Werkzeug häufig ein: „Was meinen Sie eigentlich ganz genau damit?“ entgegen kommt. Konkretisieren Sie die Fragestellung mit dem Begriff „Auditjahresplan“, dann erfolgt sofort ein vermeintlicher Aha-Effekt: „Das ist also nur die Auflistung der Audittermine über das Jahr gesehen“! Dies ist jedoch das größte Missverständnis, da ein Auditprogramm vielmehr ist, als eine Terminierung von Audits. Lesen Sie im Folgenden, was ein professionelles Auditprogramm vom Auditjahresplan unterscheidet.

Erhöhen Sie mit dem Auditprogramm Ihren Geschäftserfolg

Interne Audits stellen ein wichtiges Instrument zur Steuerung und Überwachung von Managementsystemen dar. Da Managementsysteme kein Selbstzweck sind, müssen diese einen Beitrag zum Unternehmenserfolg bzw. den Zielsetzungen der Organisation leisten. Dies ist jedoch nur dann gegeben, wenn das Auditwesen als ein Steuerungsinstrument in das Unternehmen fest integriert ist. Berücksichtigen Sie in Ihren Auditprogrammen deshalb unbedingt die folgenden Aspekte:

• Synchronisieren Sie die Zielsetzungen sowie den Umfang der Audits mit den übergeordneten Qualitätszielsetzungen und sorgen Sie für messbare Ziele.
• Beauftragen Sie einen Manager, der über ein allgemeines Verständnis der Auditprinzipien sowie über die Anwendung von Auditmethoden verfügt.
• Integrieren Sie in Ihr Pflicht-Verfahren „Internes Audit“ gemäß der DIN EN ISO 9001 Vorgaben des Managements Ihres Auditprogramms.
• Ermitteln Sie die erforderlichen Ressourcen und sorgen Sie für deren Verfügbarkeit: Personalressourcen, Zeitressourcen, finanzielle Ressourcen für die Entwicklung, Schulung, Durchführung sowie Verbesserung der Audittätigkeiten.
• Führen Sie im Rahmen der Umsetzung der Audits geeignete Aufzeichnungen zur Überwachung, zum Nachweis der Umsetzung sowie zur Verbesserung vom Auditprogramm.

In den Anhängen der ISO 19011 steckt Wissen

Was vielen Normen vorgeworfen werden kann ist, dass diese zu abstrakt und theoretisch verfasst sind, dies ist im Fall der DIN EN ISO 19011 nicht gerechtfertigt. Enthält doch der Anhang A eine umfassende Anleitung mit anschaulichen Beispielen für disziplinspezifisches Wissen und Fertigkeiten (unterschiedlicher Branchen!) zur Auswahl von Auditoren. Im Anhang B finden Sie eine zusätzliche Anleitung für Ihre Auditoren zum Planen und Durchführen von Audits. Diese umfassen die Anwendung von Auditmethoden von der Auditplanung bis zur Auditberichterstattung und den Umgang mit Auditfeststellungen.