Was ist ein externes Audit ISO 9001?

Hier beschäftigen wir uns ausführlicher mit dem Thema Externes Audit nach ISO 9001. Bei Audits zum Managementsystem wird zwischen internen und externen Audits unterschieden. Während das interne Audit von der Organisation selbst für interne Zwecke durchgeführt wird, erfolgt die Durchführung externer Audits – wie der Name bereits zeigt – von außenstehenden Auditoren. Beispiele externer Audits sind z.B. Lieferantenaudits, bei denen die Auditoren von einem Kunden kommen, oder auch Zertifizierungsaudits.

Die Ankündigung eines externen Audits wird in der Organisation häufig so begeistert vernommen, wie die Terminvereinbarung zu einer Zahnwurzelbehandlung. Vielleicht liegt dies auch an dem Verhalten des ein oder anderen Auditors, der seine unangenehmen „bohrenden“ Fragen stellt?! Vielleicht aber auch daran, dass die Organisation dies häufig nicht freiwillig, sondern nur auf Druck ihrer Kunden über sich ergehen lässt. Wie dem auch sei, ein von allen Seiten professionell vorbereitetes und durchgeführtes externes Audit, ist für den Kunden als auch die Zertifizierungsstelle von Vorteil.

Warum ist die Wahl der Zertifizierungsstelle für das externe Audit ISO 9001 wichtig?

Selbstverständlich sind Sie bei der Auswahl der Zertifizierungsstelle grundsätzlich frei in Ihrer Entscheidung. Es gibt jedoch übergeordnet ein Kriterium, das es zu beachten gilt: Die Zertifizierung sollte durch eine unabhängige und vorzugsweise akkreditierte Zertifizierungsstelle erfolgen, damit das ausgestellte Zertifikat die notwendige Akzeptanz der relevanten Interessengruppen erfährt.

Eine Akkreditierung kann vereinfacht als die „Prüfung der Prüfer“ bezeichnet werden. Die akkreditierte Zertifizierungsstelle muss nachweisen, dass Sie für jeden Tätigkeitsbereich die vorgegebenen Regeln befolgt und über kompetentes Personal verfügt. Über die Akkreditierung hinaus finden Sie nachfolgend weitere Kriterien, die Ihnen die Auswahl erleichtern.

• Verfügt die Zertifizierungsstelle über den für Ihr Unternehmen erforderlichen Scope und kann sie das nachweisen?
  Achtung: Nicht jede Zertifizierungsstelle ist für jede Branche akkreditiert.
• Wie ist die Marktakzeptanz sowie der Bekanntheitsgrad der Zertifizierungsstelle? – Zertifizierungsstellen stellen üblicherweise eine Referenzliste bereit.
• Ist die Zertifizierungsstelle international vertreten?
• An welchen Standorten ist die Zertifizierungsstelle vertreten? Geografische Nähe zum Kunden!
• Wie hoch sind die gesamten zu erwartenden Kosten?
• Welche Serviceleistungen bietet die Zertifizierungsstelle außer den Zertifizierungsverfahren? (z.B. Informationsservice, Hotline für Anfragen, im Auditprozess zu verwendende Vorlagen, usw.)

Nicht jeder Auditor passt für jede Organisation

Spätestens nach der Vertragsschließung mit der Zertifizierungsstelle steht die Auswahl des Auditors an. Der Auditor ist letztendlich diejenige Person, mit der der Kunde den intensivsten Kontakt pflegen wird. Häufigstes Problem ist in diesem Fall, dass die „Chemie“ zwischen Auditor und auditierten Personen nicht stimmt. Ein sachorientierter sowie harmonischer Auditablauf ist damit in den meisten Fällen nicht realisierbar. Die beste Möglichkeit um dies zu vermeiden, ist dabei ein Kennenlernen vor dem Audit ISO 9001 ggf. als Vorabbesuch des Auditors. Dies sollten Sie bereits im Zuge der Vertragsschließung berücksichtigen, da ggf. Kosten anfallen könnten! Weiterhin wichtig im Rahmen der Auditorenauswahl sind die folgenden Aspekte:

• Stellt die Zertifizierungsstelle ein schriftliches Profil des Auditors zur Verfügung, welches dann intern verteilt werden darf?
• Welche Qualifikationen kann der Auditor vorweisen?
• Inwieweit liegen Erfahrungen des Auditors in Ihrer Branche vor?

Wie überall, besteht die Möglichkeit eine Referenz zu konsultieren, indem Sie eine Organisation kontaktieren, die von dem für Sie vorgesehenen Auditor auditiert wurde.

Video: Welche Auditarten und Auditformen gibt es?

Video: Welche Aufgaben hat ein Auditor?

Wie kann ich ein externes Audit vorbereiten?

Die beste Vorbereitung ist ein lebendes QM System. Als problematisch erweist sich immer wieder, wenn das Managementsystem und dessen Vorgabedokumente erst unmittelbar vor dem Zertifizierungsaudit freigegeben wurde. Wenn dann dem Auditor, mangels Kenntnis, die für eine Bewertung der Unterlagen nötigen Dokumente nicht vorgelegt werden, ist das Ergebnis vorprogrammiert. Weitere Vorbereitungen umfassen zum Beispiel:

• Information sowie Schulung aller Mitarbeiter und Führungskräfte. Ggf. Bereitstellung der Auditfragelisten.
• Durchführung eines vollständigen internen Managementsystemaudits.
• Bewertung des Managementsystems.
• Vorbereitung der für das externe ISO 9001 Audit erforderlichen Infrastruktur.
• Bereithalten der Dokumentation sowie Testen der technischen Einrichtungen.
• Vorab Absprache des zeitlichen sowie logistischen Auditablaufs mit den Auditoren unter Einbindung der auditierten Bereiche (Reiseplanung, Transport, Zeitpuffer, operative Vertretung der zu auditierenden Personen).
• Organisation einer zeitsparenden Pausengestaltung.

Achtung: Bei eventuellen Überziehungszeiten durch die Pausen muss die geplante Auditzeit um diese verlängert werden.

So schaffen Sie im externen Audit eine konstruktive Auditsituation

Eine wichtige Erkenntnis (nicht nur) im Audit lautet: „Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck“! Da das Thema Chemie zwischen Auditor und auditierten Personen sehr wichtig ist, sollten Sie zum Einstieg in das externe Audit ISO 9001 eine (lockere) Vorstellungsrunde zum allgemeinen Kennenlernen organisieren. Damit das externe Audit ISO 9001 erfolgreich ablaufen kann, ist dabei die Einhaltung einiger Verhaltensregeln ist zwingend notwendig. Beispiele wichtiger Kriterien die durch den auditierten Bereich zu berücksichtigen sind:

• Offene Beantwortung der Auditfragen, d.h. „keine diplomatischen Antworten“.
• Der Auditor darf sich frei bewegen und dabei mit den Mitarbeitern vor Ort sprechen.
• Keine Vertuschung, irreführenden oder unrichtigen Angaben zur Normerfüllung.
• Pünktliche Verfügbarkeit der im Auditplan vorgesehenen Personen.

Sollte man fest angestellte oder freiberufliche Auditoren wählen?

Oft macht sich niemand darüber Gedanken, ob die Auditoren bei der Zertifizierungsstelle fest angestellt oder Honorarkräfte sind. Der Vorteil, dass Freiberufler in der täglichen Berufspraxis stehen, geht häufig damit einher, dass die Auditoren mit Unternehmen Ihres Wettbewerbs zu tun haben. In einem Zertifizierungsverfahren bekommen Auditoren natürlich tiefe Einblicke in Ihr Unternehmen. Auch wenn diese zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, ist Know-how-Transfer ein sensibles Thema. Sie sollten dies gegebenenfalls mit der Zertifizierungsstelle im Vorfeld besprechen! Es versteht sich von selbst, dass Versuche einer Einflussnahme durch Geschenke o.ä. an den Auditor zum Scheitern verurteilt sind und zur Kündigung des Vertrags durch den Zertifizierer führen können. Jedoch auch vom Auditor sind Verhaltenskriterien einzufordern. Diese Ansprüche an die Auditoren finden Sie umfänglich in der DIN EN ISO 19011 beschrieben. Im Abschnitt 6 Vorgaben zur Auditdurchführung, wie z.B.:

• 6.4.6 Objektives Sammeln sowie Verifizieren von Informationen.
• 6.4.7 Erarbeiten von Auditfeststellungen auf Basis objektiver Nachweise.
• 6.4.8 Erarbeiten von reproduzierbaren Auditschlussfolgerungen.

Der Abschnitt 7 der DIN EN ISO 19011 enthält schließlich Anforderungen an das persönliche Verhalten der Auditoren.

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Auditarten – wie werden internes und externes Audit unterschieden?

Mithilfe von Audits können Firmen prüfen, ob bereits implementierte Unternehmensprozesse oder Managementsysteme noch so funktionieren, wie sie ursprünglich mal geplant waren. Aus den Auditergebnissen können Auditoren anschließend eventuelle Korrekturmaßnahmen ableiten, sodass das Unternehmen seine Abläufe und Systeme stetig verbessern kann.  Hat ein Unternehmen zum Beispiel ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 implementiert, kann es mittels interner Audits prüfen, ob das QMS die Normanforderungen der ISO 9001 erfüllt und ob eventuelle Verbesserungspotenziale existieren. Ein internes Audit wird demnach für unternehmensinterne Zwecke, wie der Fehlerbeseitigung genutzt.

Wunsch und Ziel des Unternehmens kann es jedoch auch sein, die Qualitätsfähigkeit auch nach außen hin zu dokumentieren und eine allgemeine Anerkennung seines ISO 9001 Qualitätsmanagementsystems zu erlangen. Eine solche Anerkennung für das Unternehmen in Form einer Bescheinigung über die volle Funktionstüchtigkeit seines Qualitätsmanagementsystems wird als Zertifikat bezeichnet, der Vorgang selbst als Zertifizierung. Das externe Audit ISO 9001 ist dabei notwendig, um für das QM-System das ISO 9001-Zertifikat zu erhalten.

Während ein Internes Audit vom Unternehmen selbst bzw. einer dem Unternehmen angehörigen Person durchgeführt wird, wird das externe Audit ISO 9001 durch eine externe Person durchgeführt. Bei einem externen Audit ist der Auditor unabhängig vom Unternehmen, das untersucht wird. Um z.B. ein ISO 9001 Qualitätsmanagement zu zertifizieren, wird das Zertifizierungsaudit durch einen externen Zertifizierungsauditor vorgenommen. Bei externen Audits kann dabei zwischen verschiedenen Formen unterschieden werden. Abhängig davon, welche sowie wie viele Parteien bei einem externes Audit beteiligt sind, kann differenziert werden zwischen dem:

Externes Audit – Lieferantenaudit – 2nd Party Audit

• Involvierte Parteien: Kunde sowie Lieferant
• Durchführung durch den Kunden bzw. einen beauftragten Auditor
• Prüft, ob Lieferanten fähig sind, die Kundenanforderungen zu erfüllen

Externes Audit – Zertifizierungsaudit – 3rd Party Audit

• Durchführung erfolgt stets durch eine dritte, unabhängige Partei
• Prüft die Normkonformität eines Managementsystems
• ggf. erfolgt eine anschließende Zertifizierung

Fazit zum externen Audit nach ISO 9001

Ein ISO Zertifikat bestätigt also einem Unternehmen, seine Qualität nach den Regeln des allgemeinen Qualitätsmanagements auf der Basis anerkannter genormter Systeme wie z.B. der DIN EN ISO 9000 ff. zu sichern.