Der KVP (Kontinuierliche Verbesserungsprozess) ist eine bewährte Methode zur Verbesserung der Produkt-, Prozess- und Servicequalität, die in vielen Branchen und Unternehmen weltweit Anwendung findet. Das Prinzip des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses geht auf japanische Managementphilosophien und -praktiken zurück. Die bekannteste Methode, die das Konzept des KVP oder kontinuierlichen Verbesserungsprozesses verkörpert, ist das Kaizen Prinzip.
In Unternehmen und im Qualitätsmanagement wird der KVP Prozess oft als strukturierte Methode zur kontinuierlichen Verbesserung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen angewendet. KVP kann unterschiedliche Tools und Techniken umfassen, um Verbesserungen zu identifizieren, zu planen und umzusetzen. Die wohl bekannteste Methode der kontinuierlichen Verbesserung ist der PDCA-Zyklus.
Wie lautet die KVP Definition?
Das Akronym KVP steht für „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ – auch bekannt als Continuous Improvement Process (CIP). Es handelt sich dabei um einen unternehmerischen Ansatz, der darauf abzielt, ständige Verbesserungen in den Abläufen, Produkten oder Dienstleistungen eines Unternehmens zu erreichen. KVP basiert auf der Idee, dass selbst kleine, schrittweise Verbesserungen im Laufe der Zeit zu erheblichen Veränderungen führen können. Das Ziel besteht darin, die Effizienz zu steigern, Kosten zu reduzieren und die Qualität zu erhöhen.
Was sind Ihre Vorteile des KVP Prozess in Ihrem Unternehmen?
Die individuellen Gründe eines Unternehmens zur Einführung von KVP mögen vielfältig sein. Einen Punkt haben jedoch alle Unternehmen und Branchen gemeinsam: sie möchten am Markt bestehen bleiben und ihre Kunden stets zufrieden wissen. Da aber sowohl die Nachfrage auf dem Markt als auch die Anforderungen der Kunden im kontinuierlichen Wandel sind, muss sich ein Unternehmen laufend weiterentwickeln und sich durch den kontinuierlichen Verbesserungsprozess an die jeweiligen Verhältnisse anpassen. Ohne eine solche Anpassung an die sich ständig wandelnden Markt-, Kunden-, sowie teils auch Gesetzanforderungen verliert das Unternehmen nach und nach an Konkurrenzfähigkeit – was für das eine oder andere Unternehmen schon bald das Aus bedeuten könnte. Natürlich gibt es darüber hinaus noch weitere Vorteile. Zu diesen gehören z.B.:
Steigerung der Effizienz: KVP zielt darauf ab, Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Durch die Identifizierung und Beseitigung von Verschwendung und ineffizienten Abläufen können Unternehmen ihre Produktionsprozesse rationalisieren und die Produktivität steigern.
Kostenreduktion: Effizienzsteigerungen führen oft zu einer Senkung der Betriebskosten. Unternehmen können Ressourcen besser nutzen und unnötige Ausgaben reduzieren.
Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: KVP beinhaltet oft die Einbindung von Mitarbeitern in den Verbesserungsprozess. Dies führt dazu, dass sich die Mitarbeiter gehört und wertgeschätzt fühlen. Zufriedene Mitarbeiter sind in der Regel produktiver und engagierter.
Risikominderung: Die Identifizierung und Behebung von Problemen in einem frühen Stadium reduziert das Risiko von größeren Qualitätsproblemen, Reklamationen und Produktfehlern. Dies schützt das Unternehmensimage und spart langfristig Kosten.
Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die KVP konsequent anwenden, können sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Sie sind in der Lage, schneller und effizienter auf Kundenbedürfnisse zu reagieren und haben oft innovativere Produkte und Dienstleistungen.
Langfristiger Erfolg: KVP fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, die langfristigen Erfolg und Nachhaltigkeit unterstützt. Unternehmen können sich besser an veränderte Marktbedingungen anpassen und bleiben wettbewerbsfähig.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit: KVP beinhaltet oft das Sammeln und Analysieren von Daten, um Verbesserungen zu bewerten. Dies schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Prozessen und Entscheidungen des Unternehmens.
Wie funktioniert der Kontinuierliche Verbesserungsprozess?
Wenn man es ganz simpel ausdrücken möchte: die Mitarbeiter eines Unternehmens beschreiben zur Einführung des KVP Prozess alle aufkommenden Probleme bei den täglichen Arbeitsabläufen und suchen nach Lösungen. Um das Ganze jedoch mit System anzugehen, bedarf es einer entsprechenden Organisation:
Intuitiver Ansatz:
Mitarbeiter halten alle Probleme sowie Fehler in der alltäglichen Praxis fest.
Beobachtender Ansatz:
Projekt Teams prüfen dabei regelmäßig sämtliche Abteilungen auf Verschwendungen, mögliche Überlastungen oder Unausgeglichenheit.
Analytischer Ansatz:
Die „mitlaufende“ systematische Analyse der Arbeitsabläufe nach Daten, Zahlen und Fakten lässt mögliche Ansatzpunkte erkennen.
Video: Was ist KVP?
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Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess im Qualitätsmanagement
Der KVP Prozess spielt eine zentrale Rolle im Qualitätsmanagement. Durch ständige Verbesserungen können Unternehmen die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich steigern und Kundenanforderungen besser erfüllen. Im Qualitätsmanagement werden die Prinzipien des KVP genutzt, um:
- Qualitätsstandards festzulegen und kontinuierlich zu verbessern.
- Probleme in der Produktionskette zu identifizieren und zu beheben.
- Die Effizienz von Qualitätskontrollen zu steigern.
- Mitarbeiter zu schulen und zu motivieren, Qualitätsziele zu erreichen.
KVP ist ein leistungsstarkes Werkzeug im Werkzeugkasten eines Unternehmens, um Wettbewerbsvorteile zu erlangen und sich in einer sich ständig verändernden Geschäftswelt zu behaupten. Durch die konsequente Anwendung des KVP können Unternehmen ihre Abläufe optimieren, ihre Produkte und Dienstleistungen verbessern und somit die Kundenzufriedenheit steigern.
Insgesamt ist der Kontinuierliche Verbesserungsprozess eine bewährte Methode, um die Qualität und Effizienz in Unternehmen zu steigern und langfristigen Erfolg zu sichern. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie KVP in Ihrem Unternehmen implementiert werden kann, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
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Wie verläuft der KVP Prozess nach dem PDCA-Zyklus?
Die Umsetzung und Realisierung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses nach der Einführung folgt dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act): Die Probleme und Fehler bei Unternehmensprozessen werden dabei beschrieben und im Projekt- bzw. Qualitätszirkel Team erarbeiten die Beteiligten die Problemlösungsmaßnahmen. Diese erarbeiteten Konzepte werden realisiert und das Ergebnis noch einmal einer Prüfung (bspw. durch Mess- und Informationssysteme ) unterzogen. Falls der gewünschte Erfolg nicht erzielt wurde, beginnt der PDCA-Zyklus von neuem. Zwar ist die Einführung von KVP im Unternehmen eine äußerst aufwendige Angelegenheit – es wird viel Zeit und Personal benötigt, Motivation und Schulungsmaßnahmen sind erforderlich – jedoch sind die Ergebnisse nicht zu verachten. Im Rahmen einer Studie der Unternehmensberatung Agamus wurden mehr als 100 deutsche Unternehmen zu den Auswirkungen befragt – mit folgenden Ergebnissen bei objektiv messbaren Kriterien:
- Kosteneinsparung durch weniger Verschwendung (98%)
- Schnellere Durchlaufzeiten führen zur erhöhten Termintreue (94%)
- Geringere Bestände von Fertigwaren/Rohteilen (80%)
- Senkung der Nacharbeitsquote (71%)
Zusätzlich wurden Angaben zur erhöhten Mitarbeitermotivation, der allgemeinen Verbesserung der Zusammenarbeit und zur Steigerung des Problem- und Kostenbewusstseins im Unternehmen nach der Einführung KVP gemacht. Durch die Mitwirkung der Mitarbeiter bei der Planung und Realisierung von Maßnahmen Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, verstärke sich ebenfalls die Identifikation des Einzelnen mit dem Unternehmen.
Man sieht also – die zu Anfang erwähnte Befragung der Betriebsräte mit den eher demotivierenden Aussagen kann nun ganz deutlich widerlegt werden. Ein Unternehmen, das sich für die Einführung KVP Prozess entscheidet, profitiert nicht nur wirtschaftlich, sondern verbessert auch nachhaltig das Betriebsklima, da sich jeder Mitarbeiter in den Prozess integriert fühlt und bei der Problem- und Fehlerbehebung aktiv mitwirken kann!
So gelingt die KVP Einführung
Die Einführung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses in Ihrem Unternehmen kann ohne die entsprechende Schulung der Mitarbeiter ganz schnell schief gehen. Denn willkürlich erfundene Interpretationen, wie „Kennzahlen-Verbote-Palaver“ oder „Kein-Vernünftiger-Plan“ fördern nicht gerade die Motivation der Mitarbeiter. Das ist jedoch vergleichsweise harmlos, wenn Sie sich die Äußerungen einiger Betriebsräte ansehen. Da herrscht oft die Meinung, dass zu den Auswirkungen des KVP Prozesses an erster Stelle der Personalabbau und an zweiter die Arbeitsverdichtung zählen. Solche negativen Aussagen können dabei niederschmetternd für den Wunsch der Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses im Unternehmen sein. Es geht jedoch auch anders. Wie Ihr Unternehmen mit samt allen Mitarbeitern vom KVP Prozess profitiert und wie Sie diesen erfolgreich in Ihrer Organisation einführen, wird nun im Folgenden erläutert.
Was sind die Phasen der Einführung des Kontinuierlichen Verbesserungsprozess?
Erfahren Sie im Folgenden, wie die KVP Einführung im Unternehmen abläuft. Die drei Phasen „Startphase, Integrationsphase und Stabilisierungsphase“ werden hier näher erklärt.
Die Startphase
Die Einführung des KVP sollte mit einem Kickoff Meeting beginnen. Die oberste Leitung hat die Aufgabe, alle Führungskräfte, den Betriebsrat und die Mitarbeiter in die Grundsätze des Verbesserungsprozesses einzuführen. Die nächsten Schritte sehen dann wie folgt aus:
- Es müssen Moderatoren sowie Koordinatoren für den KVP Prozess ernannt werden
- Die Motivatoren und Koordinatoren müssen entsprechend geschult werden; Einführung in die Grundlagen, Problemlösungsmethoden und -Werkzeuge, Moderation
Die Integrationsphase
„Überlege jeden Tag, wo du etwas noch besser machen kannst.“ Dies ist der Grundgedanke des KVP – Verbesserungen im Betrieb vorantreiben. Dazu zählt beispielsweise die Überprüfung der Unternehmenskultur. Die Führungskräfte sollten prüfen, inwieweit sie dazu bereit sind, die Mit-Arbeiter tatsächlich zu Mit-Denkern bzw. Beteiligten zu machen. Aufgaben müssen an Mitarbeiter weitergegeben werden und es muss akzeptiert werden, dass der jeweilige Beauftragte es womöglich anders erledigt, als man es selbst getan hätte. In dieser Integrationsphase der KVP Prozess Einführung ist ein Training „on-the-job“ von Vorteil. Weitere Maßnahmen sind:
- Beobachtung der täglichen Prozessabläufe (Suche nach Verschwendungen, Überlastungen etc.) oder analytische Maßnahmen, wie bspw. 5S-Methoden
- Grundschulung weiterer KVP-Moderatoren
- Weiterbildungen für Moderatoren sowie Koordinatoren (Vertiefung der Schulungsinhalte)
Die Stabilisierungsphase
Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess lässt sich wie folgt beschreiben: Nicht die kurzfristigen Erfolge sind entscheidend, sondern die langfristige Qualität. Wenn die einzige Überlegung ist „Was müssen wir tun, damit unser Unternehmen wirtschaftlich erfolgreicher wird?“, entstehen wenig effektive Konzepte. Ein Kunde erwartet Qualität und das jeden Tag auf’s Neue. Es muss also weniger der Profitgedanke, sondern tatsächlich ein Qualitätsgedanke entstehen, damit sich der KVP Prozess nachhaltig entwickeln kann. Folgende Erfolgsfaktoren sollten dazu genutzt werden:
- Kontinuierliche Verbesserung der Ablauforganisation
- Alle Maßnahmen für den KVP Prozess sowie die erzielten Resultate sollten bspw. an Infotafeln oder durch Aushänge der gesamten Organisation mitgeteilt werden
- Erfahrungsaustausch durch bereichs- sowie standortübergreifende KVP Stammtische
- KVP Moderatoren sollten regelmäßig an Fortbildungen teilnehmen
Was macht ein KVP Moderator oder KVP Coach?
Wer sich dauerhaften Erfolg und kontinuierliche Weiterentwicklung des KVP Prozesses in seinem Unternehmen wünscht, sollte viel Wert auf die Ausbildung des KVP Moderators / KVP Coachs legen. Ihm obliegt die Aufgabe, das Projekt-Team erfolgreich durch die einzelnen Phasen des PDCA-Zyklus zu leiten und den Mitgliedern zur erfolgreichen Meisterung der Aufgabenstellungen zu verhelfen. Diese Leitung und Hilfestellung findet in regelmäßigen Sitzungen während dem gesamten KVP-Projekt statt. Dabei treffen drei Ebenen aufeinander:
- Fachwissen, Berufsausbildung und Erfahrung sowie gesunder Menschenverstand des KVP Projekt Teams
- Strukturiertes und methodisches Vorgehen des KVP Moderators
- Professionelle sowie erfolgreiche Kommunikation aller Projektbeteiligten
Klingt alles leichter als es ist – vor allem beim dritten Punkt tritt gerne die eine oder andere Schwierigkeit auf. Denn die erfolgreiche Kommunikation im Team hängt mit einigen Faktoren zusammen. Zum einen stellt sich die Frage, ob sich die Teammitglieder bereits länger kennen oder sie sich zum ersten Mal treffen. Aber auch „sich kennen“ heißt nicht gleich „sich mögen“, weshalb sich Mitglieder des Teams durchaus mal richtig in die Haare kriegen können! Außerdem macht es die Leute verrückt, wenn die Gerüchteküche wieder mal am brodeln ist. Das alles in den Griff zu bekommen, kann dem KVP Moderator schon einige Nerven kosten. Er muss ein gutes Gefühl für die Stimmungen und Eigenarten der Mitglieder im Projekt Team entwickeln und immer auf der Hut vor Konfliktsituationen sein. Beruhigen, notfalls schlichten und immer wieder zum eigentlichen Thema zurückführen – so kommt man der erfolgreichen Kommunikation im Team näher.
Was macht den „perfekten“ KVP Moderator bzw. Coach aus?
Mit der letzten Grundhaltung – Ich bin okay / Du bist okay – sollte der KVP Moderator in jede Teambesprechung gehen. Insbesondere in die erste! Durch die signalisierte Akzeptanz steigt die Leistungsbereitschaft im KVP Projekt Team erheblich und die erfolgreiche Kommunikation im Team wird deutlich einfacher. Das positive Menschenbild nach dem Motto „Ich gut – Du gut“ führt in der Regel zu folgendem Kreislauf:
Wenn ich der Meinung bin, dass das Teammitglied…
… äußerst lernfähig und engagiert ist und in der Lage ist, eigenverantwortlich zu handeln,
dann gebe ich …
… ein positives Feedback, anspruchsvolle Aufgaben und viele zusätzliche Informationen und dann wird das Mitglied …
… ein hohes Selbstwertgefühl entwickeln, sich unterstützt fühlen, das Vertrauen genießen und sich mit dem Projekt identifizieren
und anschließend glänzen durch …
… ein gutes Arbeitsverhalten, Eigeninitiative und Verantwortungsbereitschaft!
Bei einer solchen Entwicklung darf sich der Moderator gerne auf die Schulter klopfen, denn er hat die besten Voraussetzungen für den Erfolg des KVP Projektes geschaffen!
Was ist für erfolgreiche Kommunikation im Team erforderlich?
Die Quelle für einen Streit oder Konflikt im Verbesserungsprojekt Team ist meistens schlicht und ergreifend eine unterschiedliche Sichtweise und Wahrnehmung der Aufgabenstellung. Um das KVP Team von der richtigen – und zwar stets der eigenen – Sichtweise zu überzeugen, wird häufig zu überhitzt diskutiert und die eigentliche Sachlage wird dabei schnell aus den Augen verloren. Jedoch gehört die eine oder andere Diskussion selbstverständlich einfach dazu – ist sogar notwendig! – denn das zeugt von einer tiefergehenden Identifizierung und Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung. Zur besseren Steuerung von Teamsitzungen und der erfolgreichen Kommunikation im Team sollte der KVP Moderator stets an die vier Grundhaltungen der Transaktionsanalyse zurückdenken:
Ich bin nicht okay / Du bist okay:
Diese Einstellung strahlt Hilfsbedürftigkeit aus – keine Autorität. Wenn der KVP Moderator einen solchen Eindruck vermittelt, wird er wohl kaum vom KVP Team ernst genommen.
Ich bin nicht okay / Du bist nicht okay:
Sagt so viel aus wie: Ich habe keine Ahnung und ihr genauso wenig! Wenn man so resigniert an die Aufgabenstellung herangeht, kann man sich die KVP Projekt Sitzungen sparen.
Ich bin okay / Du bist nicht okay:
Eine Haltung von oben herab signalisiert dem KVP Team, dass sie unfähig sind und im Grunde nichts zu sagen haben. So kommen Sie als Moderator nicht weiter – am Ende machen Sie nämlich alles selbst.
Ich bin okay / Du bist okay:
Der KVP Moderator akzeptiert sich sowie die Team Mitglieder. Jeder hat die Chance seine Meinung zu äußern, ohne dabei auf grundsätzliche Ablehnung zu stoßen. Diese Haltung sichert Erfolg!
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