Prozessmanager – Aufgaben und Rolle im Prozessmanagement

Als Prozessmanager ist Ihre Aufgabe vor allem die Überwachung, Steuerung und Optimierung der Prozesse im Unternehmen. Vor allem in Betrieben die sie sich nach der prozessorientierten Unternehmensorganisation richten und somit die Kundenzufriedenheit sowie die Produktivität erhöhen möchten, kommen Prozessmanager zum Einsatz. Da bei der Prozessorientierung nicht die Abteilungen sondern die einzelnen komplette Produktionsschritte im Fokus stehen, koordinieren Sie hier die Aufgaben sowie Aktivitäten auf allen Prozessebenen. Da innerhalb von Organisationen zahlreiche Prozesse auch zeitgleich ablaufen, ist es wichtig, diese aufeinander abzustimmen, Schnittstellen zu koordinieren und so für optimale Übergänge zwischen den einzelnen Prozessschritten zu sorgen. Damit tragen Sie zur Wirtschaftlichkeit und Weiterentwicklung Ihres Unternehmens bei.

Als Prozessmanager sind Sie mit den unterschiedlichen Geschäftsprozessen vertraut und maßgeblich an deren Entwicklung und Verbesserung beteiligt. Dabei haben Sie eine ganze Reihe an Aufgaben, die wir Ihnen hier aufzeigen.

Video: Die Prozesslandkarte – Prozesse identifizieren

 

Video: Aufbau einer Prozessbeschreibung

 

Ihre Prozessmanager Aufgaben

Die Aufgaben des Prozessmanagers sind sehr umfangreich und erfordern ein hohes Maß an Engagement. Folgende Aufgaben kommen auf Sie als Prozessexperte zu:

• Prozesse identifizieren mit Hilfe der Prozesslandkarte
• Festlegung von Prozesszielen, Prozessstrategie und relevanten Messfaktoren
• Planung und Gestaltung der Geschäftsprozesse
• Operative Kompetenz- und Ressourcenplanung der Prozesse
• Koordination, Steuerung sowie Umsetzung dieser Prozesse
• Dokumentation, Analyse und Optimierung neuer und bestehender Abläufe
• Fehleranalyse und Fehlerbehebung
• Mitarbeiter einbeziehen sowie deren Kommunikation und Schulung
• Koordination unterschiedlicher Abteilungen
• Berichterstattung an die Geschäftsleitung
• Verbesserung von Effizienz, Funktionalität, Rentabilität und Kundenzufriedenheit

Prozesse identifizieren und Prozessziele festlegen

Eine der wichtigsten Prozessmanager Aufgaben ist es, Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens ausfindig zu machen, zu beschreiben und diese so zu definieren, dass sie reibungslos reibungslos ablaufen können. Entscheiden Sie, bei welchen Prozessen Handlungsbedarf besteht oder welche Prozesse geprüft bzw. verbessert werden sollen. Die Erstellung einer Prozesslandkarte kann Ihnen hierbei helfen. Sie zeigt auf, welche Prozesse es im Unternehmen gibt, wie diese logisch zusammenhängen und welche Schnittstellen besondere Beachtung erfordern. Haben Sie einen Prozess gefunden, können Sie diesen mit Hilfe von Erfolgsfaktoren analysieren. Dazu sollten Sie

• … die aktuelle Position des Prozesses mit einem zeitnahen Blick in die Vergangenheit bestimmen. Kennzahlen wie Umsatz, Gewinn, Cash Flow, ROI oder Rentabilitäten können Ihnen hierbei helfen.
• … regelmäßig einen Blick in die Zukunft werden, um mögliche Kursänderungen festlegen zu können. Indikatoren wie die Qualität der Unternehmensprozesse, die Kundenbeziehung, die Lieferanten, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Mitarbeiterqualifikation sind hierbei hilfreich.

Die Ergebnisse aus der Analyse werden von Ihnen als Prozessplaner bewertet: Wo gibt es Fehler oder Mängel? Wo gibt es Einsparpotenzial? Sind evtl. Prozessschritte überflüssig? Können Arbeitsschritte automatisiert werden? Diese Faktoren verraten Ihnen also wichtige Details über den Ist-Zustand eines Prozesses. Die Dokumentation des Ist-Zustands liefert die Basis für die Prozessverbesserung und die Planung von Prozesszielen.

Auch die Entwicklung, Einführung und Steuerung neuer Prozesse liegen in Ihrer Verantwortung, denn nicht für jede Aufgabe gibt es schon einen definierten Prozess.

Optimierungsmaßnahmen erarbeiten, einführen und umsetzen

Zu Ihren Aufgaben als Prozessmanager gehört es weiterhin, Optimierungsmaßnahmen für Prozesse zu erarbeiten und einen Maßnahmenplan zu erstellen. Darin sind die Methoden aufgelistet, mit denen der Prozess neu gestaltet oder auch weiterentwickelt werden kann und die Ziele erreicht werden können. Sie sind auch dafür zuständig, dass die neuen Prozesse korrekt umgesetzt werden.

Darüber hinaus stellt der Prozessexperte die Aktualität der Prozessdokumentation sicher und überwacht die Einhaltung des Standardprozesses. Er sorgt für die Definition einer einheitlichen Anwendungsweise, und dass die Methoden und Abläufe im Unternehmen stattfinden und auditiert werden. Er greift zudem ein, wenn der Prozess aus dem Ruder zu laufen droht. 

Prozesse nachverfolgen

Sind neue Prozesse eingeführt endet die Arbeit des Prozessmanagers jedoch noch nicht. In regelmäßigen Analysen stellen Sie die Prozessfähigkeit immer wieder auf den Prüfstand und leiten ggf. Maßnahmen zur Optimierung ab. So sollen die Effizienz, Effektivität sowie Konformität von Prozessen konstant verbessert und Schwachstellen eliminiert werden.

Sie stellen also sicher, dass die Prozessziele auch langfristig erreicht werden. Um dies zu erreichen können Sie auch internes und externes Prozess Benchmarking betreiben.

Geschäftsleitung und Mitarbeitende einbeziehen

Als Prozessplaner stehen Sie jedoch nicht allein auf weiter Flur. Es ist unbedingt nötig, Mitarbeitende bzw. Teams aus Ihrem Unternehmen zur Prozesssteuerung mit einzubeziehen, die Sie bei Ihren Prozessmanager Aufgaben unterstützen – sowohl bei der Analyse als auch bei der Einführung neuer Abläufe. Diese kennen Ihre bestehenden Prozesse am besten und wissen, wo Optimierungsbedarf besteht. Sie sind jedoch für die Moderation der gebildeten Teams zur Prozessoptimierung verantwortlich.

Wurden neue Abläufe erarbeitet geht es an die Durchführung und Koordination der Prozessverbesserungen. Auch hier müssen Sie natürlich die Prozessmitarbeitenden einbinden. Dazu gehört die Information über die neuen Prozesse sowie die Einweisung in die neuen Rollen oder auch Schulung aller Beteiligten. Ggf. müssen Sie die Mitarbeitenden auch motivieren, die neuen Anforderungen umzusetzen.

Eine regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsleitung in Form von persönlichen Gesprächen oder aber auch Prozessberichten gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben als Prozessexperte.

Welche Kompetenzen braucht ein Prozessmanager?

Damit Prozesse effektiv gesteuert und gestaltet werden können und Sie Ihren anspruchsvollen Prozessplaner Aufgaben nachkommen können, brauchen Sie neben fundierten fachlichen Kompetenzen auch einige soziale Fähigkeiten.

Fachliche Kompetenzen (Hard Skills) für Ihre Prozessmanager Aufgaben

• Fachwissen und Know-how der jeweiligen Branche und spezifischen Prozesse
• Fundierte Kenntnisse im Prozessmanagement
• Wirtschaftliche Kenntnisse
• Erfahrung in der Planung, Koordination, Analyse sowie Optimierung von Prozessen
• Erfahrung im Bereich der Mitarbeiterführung
• Gute Computer-Skills
• Gute Englischkenntnisse

Soziale Fähigkeiten (Soft Skills) für Ihre Prozessmanager Aufgaben

• Logisches, analytisches und vernetztes Denken
• Lösungsorientiertes sowie zielstrebiges Arbeiten
• Gutes Beurteilungsvermögen
• Gute Kommunikationsfähigkeiten
• Organisationstalent
• Führungskompetenzen
• Stressresistenz / Durchhaltevermögen / Kritikfähigkeit
• Durchsetzungsstärke / Autorität