QMB Aufgaben – Qualitätsmanagementbeauftragter ISO 9001

Der Qualitätsbeauftragte, auch kurz QMB oder Qualitätsmanagementbeauftragter ist die zentrale Person und Funktion innerhalb eines QM-Systems nach DIN EN ISO 9001. Bis zur aktuellen Version ISO 9001:2015 war die Rolle eines Qualitätsmanagementbeauftragten explizit von der Norm gefordert. Seit Inkrafttreten der Revision ist dies jedoch nicht mehr der Fall. Stattdessen werden nun noch höhere Anforderungen an die Rolle und Verantwortung der obersten Leitung als Förderer des Qualitätsmanagements gestellt. Damit die Leitungsebene diese Verantwortlichkeit nicht auf eine Person abschiebt, stellt die Rolle des Beauftragten der Leitung keine ausdrückliche Normforderung mehr da. Die Qualitätsbeauftragter Aufgaben bleiben jedoch bestehen und müssen auch weiterhin erfüllt werden.

So kann die oberste Leitung  trotz der stärkeren Gewichtung ihrer Rolle Aufgaben an eine oder auch mehrere kompetente Personen delegieren. Da diese Aufgaben auch spezielle fachliche Kompetenz erfordern, ist es sehr unwahrscheinlich, dass die Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten komplett aus den Unternehmen verschwindet. Wahrscheinlicher ist es, dass sich dem QMB nun neue Möglichkeiten eröffnen. Denn ein Qualitätsbeauftragter, von dessen Rolle die oberste Leitung überzeugt ist, profitiert von einer viel höheren Akzeptanz als ein QMB, der nur aufgrund einer Normforderung im Unternehmen tätig ist. Wir zeigen Ihnen auf dieser Seite alles zum Thema Qualitätsbeauftragter und QMB. Sie erfahren alles wichtige zu möglichen Aufgaben des QMB, die Bedeutung sowie Stellung im Unternehmen und welche Qualitätsmanagement-Methoden und -Werkzeuge der Qualitätsbeauftragte im Arbeitsalltag einsetzt.

Welche Aufgaben und Kompetenzen hat ein QMB?

Der QMB – oder auch eine oder mehrere andere Personen, der bzw. denen die Verantwortung für Aufgaben im QM-System übertragen wurden – trägt Sorge dafür, dass die von der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 formulierten Forderungen in Bezug auf das Qualitätsmanagementsystem umgesetzt werden. Außerdem können die Verantwortungsbereiche des Qualitätsbeauftragten darin liegen sicherzustellen, dass die Prozesse zur Einführung, Realisierung und Aufrechterhaltung des Qualitätsmanagementsystems gemäß der DIN EN ISO 9001 durchgeführt werden können. Zudem kann der Qualitätsmanagementbeauftragte der obersten Leitung über die Leistung des QM-Systems und die Notwendigkeit für Verbesserungen berichten.

Die ISO 9004 rät zudem zur weiteren Leistungsverbesserung mit Kunden und anderen interessierten Parteien über Fragen des Qualitätsmanagementsystems zu kommunizieren. Als wichtige Aufgabe des QM-Beauftragten zählt außerdem die Kundenanforderungen in das Bewusstsein des gesamten Unternehmens einzubringen.

Hinzu kommen noch Aufgaben wie die Planung und Sicherung der Qualitätszirkelarbeit und die Koordination des betrieblichen Vorschlagswesens. In den folgenden Abschnitten erhalten Sie eine Aufzählung  zu den verschiedenen Qualitätsbeauftragter Aufgaben.

Was für weitere Aufgaben hat der Qualitätsmanagementbeauftragte innerhalb des Qualitätsmanagementsystems?

Zusätzlich zu den bereits aufgeführten Aufgaben, kann der Qualitätsmanagementbeauftragte noch andere weitere Tätigkeiten übernehmen. Diese können beispielsweise sein:

• Prüfung u. Freigabe von internen bzw. externen qualitätsrelevanten Dokumenten und Information der Führungskräfte über qualitätsbezogene Daten und Koordination von Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung.
• Sicherstellung der QM-Nachweisdokumentation (Aufzeichnungen).
• Mitwirkung an der Bewertung von Prüfergebnissen u. Kundenbefragungen.
• Koordination des jährlichen Auditprogramms, inkl. Auditorenauswahl.
• Planung und Auswertung der internen Audits mit Auditbewertung sowie Sicherstellung des fachlichen Austausches mit anderen Institutionen im Bereich Qualitätsmanagement.
• Überwachung von system- sowie produktbezogenen Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen.
• Unterstützung des Einkaufs bei der Qualifizierung sowie Überwachung von Lieferanten.

Nicht zu vergessen ist, dass der QMB – Qualitätsmanagement-Beauftragter neben seinen fachlichen Aufgabenbereichen auch soziale Kompetenzen benötigt –  er fungiert Vermittler, Moderator, Motivator und ist die Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und Management! Auch bei der ISO 9001 Zertifizierung und im Zertifizierungsaudit ist die Person des QMBs entscheidend, da er auch hier als zentraler Ansprechpartner agiert. Gerade in der Schnittstellenfunktion muss der QMB aktiv werden, um die Mitarbeiter in Bezug auf das QM-System zur Mitarbeit zu motivieren. Dabei erstrecken sich seine Moderationsaufgaben auf die folgenden Ebenen:

• Kontakt suchen und halten (Fachabteilungen, Vorgesetzte, Kollegen, etc.)
• Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen zu einer Sachlösung eines Problems oder Themas zu führen
• Dem Sachthema entsprechend geeignete Problemlösungsmethoden auszuwählen und einzusetzen
• Die Einzel- und Gruppenarbeit zu moderieren

Video: Was sind die Aufgaben des QMB?

Video: Welche Aufgaben hat ein QMB bei einer Zertifizierung & Rezertifizierung?

Welche Kompetenzen benötigt ein QMB?

In Bezug auf die Qualifikation des QMB muss dieser sich prinzipiell in den nachfolgenden Bereichen auskennen bzw. die notwendigen Fähigkeiten besitzen:

• Konformitätsbewertung im gesetzlich geregelten und im gesetzlich nicht geregelten Bereich
• Qualität mit Recht, rechtliche Kenntnisse auch zur Haftungsvermeidung
• Qualitätsmanagement und monetärer Nutzen – Qualitätskosten
• Qualitätsorientierung
• Umsetzung von QM-Projekten im PDCA Zyklus
• Akzeptanz durch Führungs- und Sozialkompetenz

Für die Position des QMB / Qualitätsbeauftragter ist eine Person aus der obersten Leitung mit den entsprechenden Kompetenzen zu benennen. Diese Kompetenzen können im Rahmen einer QMB Ausbildung erworben werden. Der Stelleninhaber muss zudem ein aktives und passives Informationsrecht inne haben. Alle zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Informationen sind ihm zugänglich zu machen.

Welches Gehalt verdient ein QMB?

Für Ihr Gehalt als QMB ist natürlich  hier Ihre  Aufgabenstellung im Unternehmen, die Größe Ihres Unternehmens und die Branche maßgeblich für die Höhe mit entscheidend. Da Sie ja im Regelfall deutlich umfangreichere Aufgaben zusätzlich übernehmen, können Sie von einem bis zu ca. 30% höheren Gehalt zu ähnlichen Positionen ausgehen., Ein Gehalt zwischen 3.000 bis 6.500 Euro ist üblich. Je strategischer Ihre Aufgaben und mit einer einhergehenden weiteren Qualifizierung zu Ihrer Methodenkompetenz – zum Beispiel  einem Zertifikat als Qualitätsmanager – kann Ihr Gehalt auch noch höher ausfallen.

Eine wichtige Methode zur Root Cause oder Fehlerermittlung als QM-Beauftragter

Vermeiden Sie als QMB das wiederholte Auftreten gleicher Fehler. Und täglich grüßt das Murmeltier! Dieser Vergleich pointiert die Situation in vielen Organisationen. Jeden Tag erleben die Mitarbeiter die selben oder ähnliche Fehler aufs Neue. Und warum? Die Fehler werden nicht konsequent abgestellt. Fehler entstehen z.B., weil die Dokumentation fehlt oder lückenhaft ist, die Spezifikation nicht gründlich durchdacht wurde oder die Freigabetests nur an der Oberfläche gekratzt haben. Dies sind für viele Organisationen keine unbekannten Situationen. Was jedoch häufig verborgen und damit unbekannt bleibt, sind die Grundursachen bzw. Root Causes. Wie Sie diesen auf die Spur kommen können und welche Methoden Sie als QMB – Qualitätsmanagementbeauftragter nutzen sollten, lesen Sie im Folgenden.

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Fehler werden „Oben“ gemacht …

…und dort müssen Sie sie auch verhüten. Fehler übergeordneter Funktions-Ebenen einer Organisation (= Entscheidungsträger) lösen über „kurz oder lang“ Störungen auf der Ausführungsebene aus, denn

• die Entscheidungen und Maßnahmen des Top Management definieren den  gestalterischen Rahmen.
• das operative Management gestaltet danach die Arbeitsbedingungen, plant, steuert und kontrolliert.
• die Menschen und Systeme funktionieren unter diesen Arbeitsbedingungen. Fehler werden also kausal direkt oder indirekt von diesen Arbeitsbedingungen (-> vom Operativen Management -> vom Top Management) provoziert.

Provokant ausgedrückt, unterlaufen dem Arbeiter also Fehler meist deshalb, weil die von den höheren Ebenen geschaffenen Vorbedingungen dies provozieren.

Drei Ebenen der Ursachenanalyse für den QMB

Aufbauend auf dieser Erkenntnis, sollten Sie bei Ihrer Reaktion auf unerwünschte Ereignisse (Unfälle, fehlerhafte Leistungen, …) die folgenden drei Ebenen der Ursachenanalyse unterscheiden:

1. Analyse der direkten Ursachen = Logik dieser Ursachen
Ermittlung des Hergangs durch Darstellung der Ereignisketten, mit dem Ziel der Abstellung der direkten Ursache.

2. Aufdeckung von Fehlern auf Basis normativer Modelle
Welche Abweichung von der Normalität war ursächlich für den/die Fehler:

• Unwissenheit der Akteure
• organisatorische Faktoren
• Unvollständigkeit des Modells

3. Ermittlung der Root Cause(es) durch Generalisierung
Analyse und Identifikation von permanent wirkenden Gemeinsamkeiten

• Ineffektive Organisationsstruktur
• Mängel in der Qualitätskultur

Von Ebene eins zu Ebene drei wird die Wirkung der Maßnahmen, die Sie treffen, umfassender und nachhaltiger sein. Zur Realisierung eines Null-Fehler-Managements ist somit die Ebene drei die dominierende. Die Fähigkeit, zwischen chronischen (systemimmanenten), z.B. menschlichen Ursachen und sporadischen (direkt zuschreibbaren), z.B. technischen Ursachen zu unterscheiden, ist die Voraussetzung für die Wahl geeigneter Korrekturmaßnahmen. Ohne diese Fähigkeit wird die Unterscheidung zwischen wirklichen Prozessverbesserungen und willkürlichen Prozessanpassungen kaum gelingen.

Video: Planung des Auditprogramms – Ihre jährliche Aufgabe als QMB

Video: Lieferantenaudits überwachen – Ihre Aufgabe als QMB

Die lernende Organisation im Qualitätsmanagement lernt aus vergangenen Fehlern

Organisationen sind, bedingt durch deren Mitarbeiter, „komplexe und dynamische Systeme“. Sie funktionieren unter dem Einfluss unüberschaubar vieler unterschiedlicher, variabler und deshalb häufig unerkannter Faktoren. So kann sich z.B. die momentane Stimmung der Belegschaft schnell ändern und Bereiche können sich gegenseitig beeinflussen. Wie erkennen Sie, wo Sie eingreifen müssen? Die ISO 9001 gibt Ihnen als Qualitätsmanagementbeauftragter – QMB Ideen für zwei mögliche Vorgehensmodelle:

1. Den Re-aktiven Ansatz
2. Den Pro-aktiven Ansatz 

1. Re-aktives Vorgehen

Die Organisation muss dabei Korrekturmaßnahmen zur Beseitigung der Ursachen von Fehlern ergreifen, um deren erneutes Auftreten zu verhindern. Zudem müssen Korrekturmaßnahmen den Auswirkungen der aufgetretenen Fehler angemessen sein. Ein dokumentiertes Verfahren muss eingeführt werden, um Anforderungen festzulegen zur:

• Fehlerbewertung (einschließlich Kundenbeschwerden),
• Ermittlung der Ursachen von Fehlern,
• Beurteilung des Handlungsbedarfs, um das erneute Auftreten von Fehlern zu verhindern,
• Ermittlung sowie Verwirklichung der erforderlichen Maßnahmen,
• Dokumentierte Information der Ergebnisse der ergriffenen Maßnahmen und
• Bewertung der Wirksamkeit der ergriffenen Korrekturmaßnahmen.

2. Pro-aktives Vorgehen

Die Organisation bzw. der QMB muss dabei Maßnahmen zur Beseitigung der Ursachen von möglichen Fehlern festlegen, um deren Auftreten zu verhindern. Vorbeugungsmaßnahmen müssen den Auswirkungen der möglichen Probleme angemessen sein. Ein dokumentiertes Verfahren muss eingeführt werden, um Anforderungen festzulegen zur:

• Ermittlung potenzieller Fehler und ihrer Ursachen,
• Beurteilung des Handlungsbedarfs, um das Auftreten von Fehlern zu verhindern,
• Ermittlung sowie Verwirklichung der erforderlichen Maßnahmen,
• Dokumentierte Information der Ergebnisse der ergriffenen Maßnahmen
• Bewertung der Wirksamkeit der ergriffenen Vorbeugungsmaßnahmen.

Diesen beiden Ansätzen liegt eine vollkommen andere Vorgehensweise bei der Findung der Root Cause zu Grunde: Die Vorwärts- oder die Rückwärtssuche

Welches ist für Sie der bessere Weg zur Root Cause – vorwärts oder rückwärts?

Unter dem Begriff Root Cause-Ermittlung werden verschiedene Techniken zusammengefasst, die dazu dienen, ein System auf Probleme oder Gefahren hin zu analysieren. Dabei kann eine grundsätzliche Einteilung in Vorwärts- und Rückwärtssuche vorgenommen werden. Bei der Rückwärtssuche geht man von gefährlichen Zuständen aus und versucht herauszufinden, wodurch es dazu kommen konnte: Man blickt bei dieser Methode also zeitlich gesehen nach hinten.
Hier würde die Frage in etwa lauten, „Was ist die mögliche Ursache für Zustand A?“.

Vorwärtssuche bedeutet, dass man von einem initialen Ereignis ausgeht und versucht, die Folgen herauszufinden:  Diese zeitlich nach vorn gerichtete Tätigkeit wird auch als induktive Suche bezeichnet. Der durch das initiale Ereignis erreichte Zustand kann wiederum eine Wirkung hervorrufen, d.h. ein Ereignis auslösen und möglicherweise indirekt zu einem gefährlichen Zustand führen. Die Frage, die man sich bei diesem Vorgang stellt lautet, „Was passiert, wenn das Ereignis A eintritt?“.

Welches Konzept dem QMB nun den besseren Weg zur Root Cause leitet, hängt vom Anwendungsfall ab: Lautet die Aufgabe Korrekturmaßnahmen zu finden, um das erneute Auftreten von Fehlern zu verhindern, dann ist die Rückwärtssuche der Ansatz der Wahl. Soll dagegen herausgefunden werden, was im Falle von bestimmten Ereignissen präventiv getan werden könnte, um da das erstmalige Auftreten von Fehlern zu verhindern, dann ist die Vorwärtssuche der Erfolg versprechende Ansatz.

Die FTA (Fault Tree Analysis ) Fehlerbaumanalyse zur Rückwärtssuche

Die Fehlerbaumanalyse geht von einem bestimmten situativ besonders unangenehmen Zustand aus („top event“). Der nächste Schritt ist die systematische Identifizierung aller möglichen Ausfallkombinationen (Ursachen) sowie die dahinterliegenden Basisereignisse, die zu diesem vorgegebenen „top event“ führen können. Die Beziehungen zwischen den denkbaren Ereignissen werden dabei durch logische AND/OR Symbole dargestellt. So kann man z.B. durch ein AND-Symbol darstellen, dass ein Ereignis dann eintritt, wenn zwei oder mehrere andere Ursachen gleichzeitig stattfinden (Analog für OR).

Außerdem unterscheidet man durch verschiedene Symbole zwischen elementaren Ereignissen (Kreis) und Fehlerereignissen, die durch andere Ereignisse hervorgerufen werden (Rechteck) sowie Ereignissen, deren Ursachen bislang noch ungeklärt sind (Raute). Der Vorgang der Ursachenfindung und Dokumentation mittels Boolescher Algebra wird solange fortgesetzt, bis man bei grundlegenden Ereignissen angekommen ist, deren Ursachen man nicht weiter betrachten möchte.

Die ETA (Event Tree Analysis) Ereignisablaufanalyse zur Vorwärtssuche

Man geht von einem Ereignis aus, welches das System beeinflussen kann und untersucht die möglichen Folgen. Typischerweise werden die Alternativen für das erfolgreiche Verhalten der Schutzkomponente (erster Zweig) sowie die Bedingungen für dessen Scheitern betrachtet (weiterer Zweig).

Dadurch wird es möglich, verschiedene Pfade zu durchlaufen und eine Problemsequenz zu identifizieren. Jeder Abzweig ist mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit verbunden, die eingeschätzt werden kann. Ist die Ausfall- bzw. Fehlerwahrscheinlichkeit einer Komponente sehr gering (kleiner 0,1), dann ist die Wahrscheinlichkeit für eine Fehlerfreiheit annähernd „1“.

Durch die Multiplikation der jeweiligen Wahrscheinlichkeiten der Zweige kann man die Wahrscheinlichkeit für einen bestimmten Pfad berechnen. Die Fehlerwahrscheinlichkeit erhält man dann durch Kombination aller Pfadwahrscheinlichkeiten der Pfade, die zu einem Fehler führen.

Erstellen Sie vor FTA / ETA ein Zuverlässigkeitsblockdiagramm und verschaffen Sie sich den Überblick

Mit einem Zuverlässigkeits – Blockdiagramm können Sie Licht ins Dunkel der Situation bringen, bevor Sie mit der ETA bzw. FTA starten. Zuverlässigkeits – Blockdiagramme gibt uns z.B. folgende, für die weiteren Analysen notwendigen Informationen:

• Drei Geräte, d.h. der Arbeitsplatzrechner, der Router und der Server werden durch die USV gespeist.
• Benutzer des Arbeitsplatzrechners können den Server unter folgenden Bedingungen erreichen. Das 230 V-Netz oder die USV, der Server sowie der Router R2 sind in Betrieb.