Wie kann ich als QMB erfolgreich präsentieren?

Präsentationen, die von technischer Unterstützung, wie Notebook oder Beamer, nur so strotzen, sind heutzutage Alltag in vielen Unternehmen. In Konferenzräumen werden regelrechte Slide-Shows, die aufwendig mit der Unterstützung einer Präsentationssoftware erstellt wurden, abgehalten. Es wird geschätzt, dass täglich ca. 35 Millionen Präsentationen mit PowerPoint erstellt werden. Leider bleibt bei diesen Präsentationen häufig der qualitative Aspekt der Wissenskommunikation unbeachtet.

So bleiben kommunikative Grundprinzipien und Präsentationstechniken oftmals ungenutzt, eine Interaktion mit den Zuhörern findet nicht statt und auch Kriterien der visuellen und sprachlichen Gestaltung der Inhalte  werden nicht berücksichtigt. Für die Bedeutung und korrekte Deutung der Inhalte einer Präsentation spielt das Gesprochene eine wesentliche Rolle. Damit Sie bei Präsentationen Inhalte effektiv übermitteln und gleichzeitig einen positiven Eindruck beim Publikum hinterlassen, erhalten Sie im folgenden Text wertvolle Tipps.

Vom präsentieren müssen zum präsentieren wollen

Für jeden QMB ist das Halten von Präsentationen eine wichtige Aufgabe. Dabei ist eine Präsentation vor allem für den Präsentierenden eine von Anspannung geprägte Situation. Die Zuhörer hingegen lassen sich oftmals berieseln und schalten bereits nach kurzer Zeit ab. Jeder, der schon einmal vor einem Publikum, ebenso wenn es sich nur um eine kleine Gruppe von Personen handelt, präsentiert hat, kennt die typischen Ängste – eventuelle Fehler können in der Präsentation übersehen worden sein, man wird mit unerwarteten Fragen konfrontiert oder hat Angst, den Faden zu verlieren. Im weiteren Verlauf des Textes erfahren Sie, wie Sie als QMB erfolgreich präsentieren und bereits bei der Erstellung einer Präsentation diesen Ängsten entgegenwirken.

Die Vorbereitung macht den Erfolg einer Präsentation aus

Eine gute Vorbereitung ist der einfachste Weg, um die Nervosität vor einer Präsentation zu verringern. Daher ist es wichtig, dass Sie sich als Qualitätsmanagementbeauftragter QMB ausreichend Zeit für die Vorbereitungen nehmen. Damit Sie als QMB erfolgreich präsentieren und damit Ihnen die Vorbereitung gelingt, sollten Sie sich schließlich folgende Analysefragen stellen:

Adressatenanalyse

• Wie informiert ist die Zielgruppe über das Thema?
• Welche Einstellung hat die Zielgruppe?
• Was sind die Erwartungen der Zielgruppe ?

Zielanalyse
Soll ich bei meiner Präsentation informieren oder überzeugen?

Umfeldanalyse

• Welche Medien stehen zur Verfügung?
• Wie unterstütze ich die Präsentation?
• Wie viel Zeit steht mir für Vortrag und Diskussion zur Verfügung?

Video: Aufgaben des Qualitätsmanagementbeauftragten ISO 9001

Als QMB erfolgreich präsentieren – Die Präsentationsarithmetik 1+1+1=3

Jede Präsentation folgt der Arithmetik Eröffnung, Hauptteil, Schluss. Ein Drittel der Redezeit sollen dabei für die Eröffnung und den Schluss genutzt werden. Folgende Kriterien sollte ein QMB bei der Gestaltung der drei Präsentationsteile beachten:

Eröffnung

• Publikum anreden sowie sich vorstellen
• Mit einem Pitch Thema sowie Ziel nennen
• Überblick über die Themen geben

Hauptteil:

• Begriffe sowie Definitionen vorstellen
• Ideen bzw. Argumente präsentieren (Primacy effect)
• Umsetzung an die Adressaten ausrichten

Schluss:

• Resümee (recency effect)
• Empfehlungen sowie Aussicht auf Zukunft
• Für Aufmerksamkeit danken

Zuhörer/innen entwickeln ihre Einstellung zum Vortrag bereits in den ersten Sekunden! Versuchen Sie daher, Ihr Publikum von Anfang an für sich zu gewinnen. Wecken Sie deren Aufmerksamkeit sowie Interesse etwa durch Bezugnahme auf aktuelle Ereignisse, eine rhetorische Frage oder eine provokante Aussage.

Vermeiden Sie PowerPoint-Karaoke – Diese Präsentationstechniken sollten Sie nutzen

Für den Erfolg einer Präsentation ist es wichtig, dass Sie den Text nicht wortwörtlich ablesen oder auswendig herunterbeten. Vermeiden Sie die Dopplung der Informationen, indem Sie das Sichtbare nicht vorlesen, schließlich können die Zuhörer selbst lesen. Informationen sowie Erläuterungen, die den Inhalt der Folien ergänzen bringen dem Publikum wesentlich mehr und verbessern das Verständnis für die Präsentationsinhalte. Folien sollten in Ihrem Vortrag dabei nur als „Roter Faden“ dienen, an dem Sie Ihre Präsentation ausrichten. Ebenfalls ist der Blickkontakt zum Publikum bei einer Präsentation wichtig. Sprechen Sie frei, können Sie diesen viel einfacher halten!

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Ihre QMB Ausbildung

Präsenzschulung: Absolvieren Sie die Ausbildung QMB Qualitätsmanagementbeauftragter ISO 9001 und lernen Sie die Aufgaben und Kompetenzen eines QMBs kennen. Nach der Ausbildung sind Sie in der Lage, Ihr QM System dauerhaft zu betreuen und erfolgreich weiterzuentwickeln

E-Learning Kurs: Alternativ können Sie diese Schulung auch online als E-Learning Kurs durchführen. Werfen Sie auch einen Blick in den kostenlosen Demokurs!

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Visual Management –  Präsentationstechniken zur visuellen Veranschaulichung der Inhalte

Mit der Einbindung von Bildern erreicht ein QMB , dass der Zweck der Präsentation veranschaulicht wird.  So helfen Visualisierungen, wie z.B. auch Grafiken, den Inhalt aufzulockern und die Aussagen auf den Punkt zu bringen. Damit Ihnen die visuelle Untermalung Ihrer Präsentation erfolgreich gelingt, bedarf es einer guten, ausführlichen Vorbereitung. Der Vorteil dieses Mehraufwands ist, dass die Zuhörer das Gesagte besser verstehen und Sie als Präsentierender glaubwürdiger, sicherer und als gut vorbereitet sowie als interessant wahrnehmen.

Nutzen Sie einen Medien-Mix und bewahren Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer

Auch wenn der Inhalt Ihrer Präsentation noch so gut ist, sollten Sie bei Ihrer Präsentation auf unterschiedliche Medien zurückgreifen. Denn nach der hundertsten Folie ist verliert selbst der aufmerksamste Zuhörer die Lust. Um z.B. Zwischenfragen zu erläutern, sollten Sie deshalb auf ein weitere Präsentationstechniken oder ein traditionelles Medium, wie dem klassischen Flip Chart oder die Wandtafel zurückgreifen. Andere Medien, die Sie nutzen können sind z.B. Beamer, Plakate, Pinnwände, etc. Sammeln Sie im Rahmen der Stoffsammlung Stichworte auf Karteikarten, die Sie im Vortrag nutzen können. Diese sind leicht zu sortieren (Nummerierung) und unauffällig zu handhaben. Als technikaffiner Vortragender können Sie die „zwei Bildschirm-Methode“ nutzen, indem Sie mit dem Beamer (primärer Monitor) die Präsentationsansicht darstellen und am Notebook (sekundärer Monitor) simultan die Notizenansicht darstellen.

Video: Die High Level Structure ISO 9001

 

Video: Was ist der PDCA Zyklus

 

Als QMB erfolgreich präsentieren – Methoden der visuellen Unterstützung

Wie Ihnen bereits im Laufe dieses Textes vermittelt wurde, sollten Sie auf das Visual Management, also Präsentationstechniken zur Veranschaulichung der Inhalte, setzen. Durch die visuelle Unterstützung lockern Sie Ihre Präsentation auf und bringen Ihre Aussagen auf den Punkt. Im Folgenden stellen wir Ihnen verschiedene Methoden der visuellen Unterstützung näher vor.

Das Textbild

Textbilder stellen das Konzentrat einer Präsentation dar und sind dabei genau wie dieses nicht ohne „Tonspur“ konsumierbar. Die Aufgabe des Vortragenden ist es, die Stichworte mit Inhalt zu füllen.

Der Vorteil hierbei
Die Zuhörer erhalten die Kernaussagen sowie Argumentation im Überblick und Zusammenhang. Der Präsentierende hat einen „Roten Faden“.

Die Tabelle

Immer dann, wenn Sie verschiedene Informationen über verschiedene Sachverhalte miteinander darstellen möchten, bietet sich eine (Text-)Tabelle (so genannte Matrix) an.

Ihr Vorteil
So wird ein Vergleich erst möglich und das ganze Thema wird übersichtlich und schnell verständlich.

Das Diagramm

Das Faktendiagramm:
Damit geben Sie konkrete Zahlen im entsprechenden Maßstab wieder. Meist nur als Ausschnitt aus einer Gesamtmenge.
Bsp.: Umsatzentwicklung, Kostenzusammensetzung, …

Das Symboldiagramm:
Damit machen Sie ohne exakte Werte Zusammenhänge klar.

Der Vorteil
Dies schafft Verständnis, ohne dass sofort um einzelne Zahlen gefeilscht wird – deshalb verzichtet man bei einem Symboldiagramm meist auf die Skalierung der Achsen.