Der Trend, dass immer mehr Prozesse ausgelagert werden, hält auch weiterhin an. Besonders offensichtlich wird das in der Automobilindustrie, wobei die Automobilhersteller ihren Wertschöpfungsanteil in den vergangenen 30 Jahren von fast 50 auf unter 20 Prozent reduziert haben. War der Grund für das Auslagern von Prozessen in den 90er Jahren noch eine Verringerung der Kosten, so ist es heute eher ein Innovations- und Wachstumsorientierung. Durch ein funktionierendes und gut koordiniertes Outsourcing erhalten Unternehmen die Möglichkeit, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.
Gleichzeitig werden so bei den Angestellten Freiräume geschafft, die das kreative Denken fördern. Auch wenn das Auslagern von Prozessen auf den ersten Blick nur Vorteile zu haben scheint, so gibt es auch eine Kehrseite, die nicht zu vernachlässigen ist. Die Organisation und Koordination externer Anbieter ist mit einem Aufwand verbunden, welcher häufig unterschätzt wird. Zudem wächst die Komplexität der Gesamtprozesse immer weiter an, was zum Teil gravierende Folgen hat. Die ISO 9001 in ihrer aktuellen Fassung trägt diesem Problem Rechnung und stellt erhöhte Anforderungen an die Steuerung von extern bereitgestellten Produkten und Dienstleistungen.
Welche Vorteile bieten ausgelagerte Prozesse?
Bei der Frage, ob man etwas selber machen oder besser einen externen Lieferanten beauftragten soll, entscheiden sich zahlreiche Unternehmen für das Outsourcing. Extern beauftragte Firmen übernehmen dabei oft Teile der Fertigung, die Konstruktion neuer Produkte, das Marketing oder die Wartung von Maschinen. Grund hierfür ist, dass Unternehmen sich oftmals auf ihre Kernkompetenzen fokussieren und externe Dienstleister die Aufgaben effizienter, kostengünstiger und qualitativ hochwertiger ausführen.
Andererseits besteht bei der externen Bereitstellung von Produkten und Prozessen die Gefahr, dass eigene Fähigkeiten des Unternehmens so verloren gehen. Ein erhöhter Abstimmungsbedarf macht es außerdem auch schwieriger, flexibel auf Schwankungen der Nachfrage zu reagieren. Das größte Risikopotenzial birgt jedoch eine drohende Abhängig von den externen Dienstleistern sowie ein eventueller Kontrollverlust bei den ausgelagerten Prozessen. Um diesen Risiken entgegenzuwirken sowie nachteilige Auswirkungen zu vermeiden, stellt die aktuelle Fassung der ISO 9001 erhöhte Anforderungen an die Steuerung von extern bereitgestellten Produkten und Dienstleistungen.
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Welche Anforderungen an die Steuerung von extern bereitgestellten Produkten gilt es zu beachten?
Die Anforderungen an die Steuerung externer Produkte sowie Dienstleistungen sind im Unterabschnitt 8.4 der ISO 9001 zu finden. Dabei spricht die Qualitätsmanagement Norm nicht von der Lieferantenbewertung, sondern von der „Beurteilung, Auswahl, Leistungsüberwachung und Neubeurteilung externer Anbieter“. Unternehmen müssen dabei Kriterien bestimmen und anwenden, mit denen sie die Fähigkeit externer Anbieter, Produkte und Dienstleistungen in Übereinstimmung mit den Anforderungen bereitzustellen, überprüfen können. Die ISO 9001 lässt somit ausreichend Interpretationsspielraum, damit der Aufwand für Unternehmen vertretbar bleibt. Über die Lieferantenbewertung sowie -überwachung müssen dokumentierte Informationen aufbewahrt werden.
Umgang mit dem Eigentum externer Anbieter
Stellt Ihnen Ihr Lieferant interne Dokumente zur Verfügung, so müssen Sie weitere ISO 9001 Anforderungen erfüllen. Diese sind im Unterabschnitt 8.5.3 „Eigentum der Kunden oder der externen Anbieters zu finden. Einerseits muss die Organisation sorgfältig mit dem Eigentum externer Anbieter umgehen, diese kennzeichnen, schützen, verifizieren und sichern. Sollte es zum Verlust oder zur Beschädigung des Eigentums externer Anbieter kommen, sind diese darüber zu informieren sowie dokumentierte Informationen darüber aufzubewahren, was sich ereignet hat.
Video: Was ist Qualität
Risikobasiertes Denken bei extern bereitgestellten Prozessen und Produkten
Die Anforderungen an das risikobasierte Denken aus Abschnitt 6 „Planung“ bzw. 6.1 „Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen“ sind auch für das Lieferantenmanagement relevant. Dabei teilt uns die ISO 9001 mit, dass sich die Steuerungsmaßnahmen – je nach den beschafften Produkten, Dienstleistungen oder Prozessen – erheblich unterscheiden können. Auch hier lässt die QM Norm ausreichend Handlungsspielraum für eine angemessene Verhaltensweise und stellt aber gleichzeitig sicher, dass kritische Beschaffungsprozesse angemessen gehandhabt werden. Eine Einschätzung des Risikopotenzials kann dabei z.B. durch eine Gruppierung der externen Anbieter in einer Risikomatrix erfolgen:
Wagnislieferant…
… hohes Einkaufsrisiko (Qualität), hoher Gewinneinfluss
Potenziallieferant…
… niedriges Einkaufsrisiko (Qualität), hoher Gewinneinfluss
Flaschenhalslieferant…
… hohes Einkaufsrisiko (Qualität), niedriger Gewinneinfluss
Standardlieferant…
… niedriges Einkaufsrisiko (Qualität), niedriger Gewinneinfluss
Entsprechend der Lieferantengruppierung ist die Intensität der Steuerung externer Anbieter auch unterschiedlich ausgeprägt – während bei Wagnislieferanten eine ausgeprägte Steuerung notwendig ist, ist der Aufwand bei Standardlieferanten geringer.
Die ISO 9001 stellt die Beschaffungspraxis dar
Anders als die Vorgängerversion, trägt die aktuelle Fassung der ISO 9001 den unterschiedlichen Beschaffungspraktiken sowie rechtlichen Unterschieden Rechnung. Die verschiedenen Beschaffungskonstellationen, die in der Praxis möglich sind, sowie die grundlegenden Vertragsformen möchten wir Ihnen nachfolgend erläutern:
Kaufvertrag
Zum vertraglich vereinbarten Zeitpunkt liefert der Lieferant den Vertragsgegenstand an den Kunden aus. Der Vertragsgegenstand ist dabei frei von Fehler, die die Nutzbarkeit sowie den Wert des Gegenstandes mindern oder aufheben.
Werkvertrag
Der Lieferant verpflichtet sich, ein Werk innerhalb der vereinbarten Zeit so herzustellen, dass es die zugesicherten Eigenschaften aufweist und fehlerfrei ist.
Werkliefervertrag
Anders als der reine Werkvertrag stellt der Lieferant beim Werklieferungsvertrag das Werk nicht nur her, sondern nutzt für die Herstellung bzw. Erzeugung eigene Stoffe.
Dienstvertrag
Der Lieferant verpflichtet sich persönlich für eine bestimmte Zeit zu einer Leistung von Diensten, schuldet dem Vertragspartner jedoch keinen bestimmten Erfolg.
Arbeitnehmerüberlassungsvertrag
Ein Lieferant stellt in seiner Funktion als Arbeitgeber einen bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer zeitweilig einem anderen Unternehmer zur Verfügung, ohne das Arbeitsverhältnis zu lösen.
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Wie können Steuerungsmaßnahmen zur externen Bereitstellung differenziert werden?
In der nachfolgenden Tabellen finden Sie den in der QM Norm dargestellten Fällen mit Steuerungsbedarf de Vertragsarten sowie gebräuchliche QM Steuerungsmethoden gegenübergestellt.
| Fälle lt. ISO 9001 mit Steuerungsbedarf | Mögliche rechtliche Steuerungsmaßnahmen bzw. -Methoden im QM ISO 9001 |
|---|---|
| a) Produkte und Dienstleistungen von externen Anbietern sind für die Integration in die organisationseigenen Produkte und Dienstleistungen vorgesehen. |
|
| b) Produkte und Dienstleistungen werden Kunden direkt durch externe Anbieter im Auftrag der Organisation bereitgestellt. |
|
| c) Ein Prozess oder ein Teilprozess wird infolge einer Entscheidung der Organisation Von einem externen Anbieter bereitgestellt (Ausgliedern von Prozessen). |
Achtung: Die extern bereitgestellten Prozesse müssen unter der Steuerung des eigenen QM-Systems verbleiben! |
Die folgenden Punkte sollten Sie bei jeder Steuerungsaktivität unbedingt berücksichtigen:
- Die Auswirkungen, die extern bereitgestellte Produkte und Dienstleistungen auf die Fähigkeit zur Erfüllung von Kunden- sowie zutreffenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen haben
- Die Wirksamkeit der Maßnahmen zur Lieferantensteuerung
Hinsichtlich der Auslagerung von Prozessen müssen diese immer unter der Steuerung des eigenen Qualitätsmanagementsystems verbleiben, so wie es im Fall c) dargestellt ist. Um zu gewährleisten, dass die Qualität extern bereitgestellter Prozesse stimmt, müssen Organisationen Maßnahmen definieren, mit denen die ausgelagerten Prozesse, Produkte und Dienstleistungen verifiziert werden.
Welche Qualität müssen Informationen für externe Anbieter haben?
In ihrer aktuellen Fassung stellt die QM Norm ISO 9001 Anforderungen an die Qualität von Informationen, welche die externen Anbieter erhalten. So soll sichergestellt werden, dass externe Dienstleister mit ausreichend und den richtigen Informationen versorgt werden. So fordert die ISO 9001 bspw. dass Beschaffungsvereinbarungen, wie z. B. Bestellungen (falls zutreffend) folgende Aspekte beinhalten müssen:
- Genaue Beschreibung dessen, was bereitzustellen ist
- Anforderungen an Genehmigungen sowie Freigaben
- Anforderungen an die Qualifikation sowie Kompetenz von Personen
- Maßnahmen der Kooperation zwischen Lieferanten sowie Kunden
- Vereinbarungen zur Leistungsüberwachung des Dienstleisters
- Tätigkeiten der Validierung oder Verifizierung, die der Kunde beim Lieferanten durchführen möchte
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